Заполнение данными

Требуется заполнить таблицу данными о нескольких людях (порядка десяти). Автобиографию достаточно сделать одну, вставив в поле АвтоБиогр файл, созданный в любом текстовом редакторе. Для заполнения поля Фото можно открыть БД Борей, прилагаемую как образец, и скопировать оттуда фотографии. Заполнение полей объектами OLE удобнее всего производить с помощью буфера обмена.

Внимание. Не увлекайтесь множеством богатых событиями биографий и крупных высококачественных фото. Файл БД может стать большим и не поместиться на дискету.

Открыв таблицу, можно вносить в нее данные. Приемы работы в основном интуитивны и аналогичны работе с другими приложениями, но имеются некоторые особенности.

• Для того, чтобы внести в некоторый элемент данных (клетку) значение из элемента данных, расположенного выше (например, если новый сотрудник имеет тот же оклад, что и ранее введенный), следует нажать клавиши Ctrl и "’"(апостроф).

В поле Пол должны находится только два значения. Если это будет не так, выполнение последующих работ будет затруднено. Потребуются корректировки. Соглашение о кодировании пола заключается в том, что он обозначается заглавными русскими буквами М и Ж. Чтобы не искать их каждый раз на клавиатуре, рекомендуется воспользоваться списком возможных значений для поля. Такой список Вы встречали много раз. Пример списка – перечень возможных типов полей. Для создания списка значений поля Пол следует установить свойства этого поля согласно Рис. 1.

Ð ис. 1. Задание значений для подстановки

• Для элемента данных или прямоугольного блока элементов можно пользоваться буфером обмена, копируя, вырезая и вставляя данные на новое место. При этом контроль типов данных возлагается на пользователя. Вы сами должны заботиться о том, чтобы текст не записывался в числовые поля. Если это случится, будет выдано сообщение об ошибке.

Внимание. Можно скопировать либо таблицу целиком, либо только ее выделенную часть. Можно копировать закрытую или открытую таблицу. Результат может оказаться различным, так как в некоторых режимах в копировании участвуют заголовки полей. Потренируйтесь в копировании и выберите свой метод. Для оценки происходящего полезно скопировать элемент данных, блок данных, открытую и закрытую таблицу из Access, а вставить ее в Excel.

• В соответствии с определением таблицы БД, разработчики реализовали принцип произвольности расположения строк. Таким образом, при повторном открытии таблицы Вы можете не найти введенных ранее записей на прежних местах.

Внимание. После окончания работы удалите из БД таблицы, возникшие как результат обработки ошибок.

Корректировка и дополнение БД

Эти действия можно производить, открыв таблицу.

Результат работы

Заданная структура таблицы КАДРЫ и данные в этой таблице.

3. Объединение таблиц баз данных

Цель работы – моделирование процесса создания общей бд предприятия на основе бд подразделений.

Общие сведения

При создании больших БД несколькими операторами или объединении нескольких локальных БД в одну возникает задача слияния файлов данных. Здесь появляются проблемы совмещения структур таблиц и сохранения содержащейся в них информации. Предлагаемый учебный пример дает некоторое представление об особенностях этой задачи. Данная работа важна и для дальнейшего изучения СУБД: если таблица имеет мало записей, то вся информация в ней видна сразу и использование механизмов фильтрации и сортировки не дает столь явного эффекта.

Перенос данных с машины на машину может выполняться либо с помощью дискеты (обычно для этой цели выделяется дискета на каждую группу), либо с помощью локальной сети.

Сам процесс переноса данных может производиться различными способами.

• Можно скопировать в свой каталог все БД, созданные другими студентами (бригадами). Это делается с помощью Проводника, с выходом в сетевое окружение. Это наиболее надежный способ.

• Можно скопировать таблицы из других БД в свою, а затем работать с ними в рамках одной БД.

• Можно открыть БД и таблицы, откуда производится копирование, прямо на другой машине и копировать оттуда данные.

Так или иначе, для переноса данных используется буфер обмена. Производится копирование данных из одной открытой таблицы в другую. Здесь важно, чтобы типы и порядок следования полей совпадали в двух таблицах.

Внимание. Наиболее частыми причинами проблем при копировании являются:

• Запрет доступа к файлу базы данных. Это происходит, когда база данных открыта другим пользователем. Так обеспечивается поочередное внесение изменений в данные. Полностью откорректировав свою часть общей базы данных, создайте на своем компьютере копию файла БД и назовите ее KADRY_FOR_ALL. Не открывайте этот файл. Пусть с ним работают только другие пользователи.

• Несовпадение типов и размера полей. Проверьте и при необходимости исправьте типы и размеры полей в двух базах и порядок их следования в соответствии с Табл. 1.

• Включение в копируемую информацию заголовков полей. В этом случае они вставляются как дополнительная запись. Ошибка происходит, когда элемент данных, содержащий имя поля, вставляется в числовое поле. Убедитесь, что заголовки полей не копируются. Перед копированием откройте таблицу- источник и вручную выделите все записи. В крайнем случае производите копирование по отдельным записям или элементам.

• Выделенный фрагмент вставляется не на то место. Например, содержимое числового поля вставляется в текстовое поле. Убедитесь в совпадении типов данных вставляемого фрагмента и места, куда он вставляется.

Задание

Получить данные из таблиц БД, созданных другими студентами, и объединить их в одной таблице своей БД.

Порядок выполнения работы

Планирование процесса переноса данных

Поскольку работа может быть выполнена различными способами, ниже приводятся инструкции по выполнению отдельных ее этапов. Планирование процесса выполнения работы – часть задания.

Перезапись файлов

Перезапись файлов производится в Проводнике. Доступ к файлам других машин осуществляется аналогично доступу к своим файлам. Выберите значок Сетевое окружение, нужный компьютер. Для общего доступа открыты жесткие диски каждого компьютера. Следует помнить, что информация на другом компьютере доступна только для чтения. При совместном использовании файлов несколькими пользователями возможны проблемы, поэтому перед копированием лучше договориться с владельцем информации.

Перезапись таблиц

Производится через буфер обмена аналогично перезаписи любого другого фрагмента данных. Для копирования выбираются закрытые таблицы.

Перезапись данных внутри одной таблицы или из одной таблицы в другую

Также осуществляется через буфер обмена. Если записи копируются целиком, то для их вставки лучше выбирать Меню à Правка à Добавить из буфера.

Удаление объектов (записей, значений полей, таблиц и т.д.)

Производится выделением ненужного объекта и нажатием кнопки Delete на клавиатуре.

Отмена ошибочных действий

Производится при нажатии инструментальной кнопки Отменить.

Кнопка Отменить работает НЕ ВСЕГДА !

Сжатие БД

После работы с таблицами, их копирования, перемещения и удаления размер Вашей БД моет стать значительным. Для того, чтобы уменьшить его, выберите в меню ® Сервис ® Служебные программы ® Сжать базу данных. Через несколько секунд размер БД будет уменьшен¹.

Результат работы

Таблица данных, содержащая порядка 100 различных записей. Отсутствие промежуточных копий БД и таблиц. Сжатая БД.

Необходимо объяснить, какие меры были приняты к тому, чтобы не произошел перенос данных из одной записи в другую, то есть как гарантировалось сохранение соответствия табельного номера фамилии, окладу и прочим атрибутам.

4. Исследование режима фильтрации данных