Свойства отчета

В режиме Конструктора доступны свойства каждой области (заголовка отчета, верхнего колонтитула и проч.), а также всего отчета.

Свойства любой области отчета можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши по данной области (там, где нет никаких объектов) и выбрав в контекстном меню опцию Свойства. Свойством области данных является, например, запрет разрывания полей вывода, если они попадают на конец страницы.

Свойства всего отчета становятся доступны аналогично, при щелчке правой кнопкой мыши по серому квадрату в левом верхнем углу окна Конструктора отчетов (в том месте, где начинаются горизонтальная и вертикальная линейки). Важными свойствами всего отчета является задание режима печати верхнего колонтитула (обычно это шапка таблицы) на каждой странице, фонового рисунка для всего отчета (красиво выглядит отчет на фоне карты полушарий).

Здесь же можно поменять источник данных для отчета (например, тот же отчет может быть использован для распечатки сотрудников другого отдела из другой таблицы), что облегчает использование созданного отчета для вывода данных из различных таблиц.

Результат работы

Результат выполнения данной работы – полученный отчет – следует представить в виде распечатки. Он служит для проверки качества выполнения данной работы, а также позволяет судить о качестве созданной и откорректированной БД.

Распечатка должна быть озаглавлена:

"Расчетно-графическая работа №1

Выполнена студентами гр._____

______________________________

_____________________________"

(Далее следует собственно заголовок отчета и его содержание).

9. Разработка почтовых наклеек

Цель работы – представление данных из БД

на почтовых наклейках.

Общие сведения

Почтовой наклейкой называется карточка заданной формы, обычно небольшого размера. Каждая такая наклейка содержит сведения из одной записи БД. Примерами документов, оформленных в виде почтовых наклеек, могут служить:

• адреса, наклеиваемые на конверты,

• визитные карточки;

• извещения каждому сотруднику;

• этикетки для товаров;

• приглашения и т.п..

Разработка почтовых наклеек производится аналогично созданию отчета. Отличие почтовых наклеек от отчета заключается в том, что они размещаются по нескольку штук на одном листе, причем чаще всего по нескольку в ряд.

Задание

Разработать форму извещения сотрудниками о величине их оклада в следующей форме (Рис. 4):

Извещение (Текущая дата) . Уважаемый господин (ФИО) ! Руководство нашей фирмы сообщает, что Вам установлен оклад в размере _______(Сумма)_______ руб. Генеральный директор _________________

Рис. 4. Форма извещения

Для лиц женского пола следует писать “Уважаемая госпожа”.

Порядок выполнения работы

Создайте черновик отчета, выбрав на листе Отчеты à Создать à Почтовые наклейки. Далее руководствуйтесь указаниями Мастера.

Чтобы наклейки приобрели нужный вид, откройте получившийся отчет в режиме Конструктора.

Работа с полями не отличается от работы в обычном отчете.

Для вывода текущей даты следует создать поле вывода, удалить при необходимости подпись к этому полю (выделить ее и нажать Delete) и в свойстве Данные для поля ввести формулу

=Date() .

Различные окончания можно сформировать в поле вывода с помощью функции IIf, которая проверяет пол, и склейки строк (для склейки фрагментов строки применяется оператор &).

Функция IIf ("ииф") имеет формат

IIf(условие;выражение1;выражение2)

Круглые скобки указывают, что это функция.

Условие это выражение, значением которого является Истина или Ложь. Примеры условий даны в работе 4, посвященной фильтрации данных. Условия могут быть простыми или сложными (объединяемыми логическими операторами Or и And). Возможно и применение одноместного оператора Not, который изменяет значение следующего за ним логического выражения с Истины на Ложь и наоборот.

Если условие истинно, то будет вычисляться выражение1 и результатом применения функции будет это вычисленное значение. В противном случае будет вычислено выражение2.

Для правильного вычисления сложного логического выражения ставятся круглые скобки.

Внимание. В качестве выражения1 или выражения2 можно использовать и саму функцию IIf, что позволяет задавать достаточно гибкий алгоритм вычислений (вложенность функций).

В данном примере выражение 1 и выражение2 – текстовые константы, а в условии проверяется пол.

Для вывода оклада рекомендуется задать наиболее понятный формат (свойство Формат данных этого поля).

Внимание. Поскольку формат представления чисел и текстов важен для отчета, а описание всех тонкостей заняло бы слишком много места, выделите свойство Формат данных и нажмите клавишу F1. Появится подсказка для выделенного свойства. Изучите раздел Форматирование самостоятельно.