Результат работы

Демонстрация почтовых наклеек заданного вида в режиме предварительного просмотра.

10. Создание экранной формы

Цель работы – облегчение ввода и корректировки данных

В таблицах.

Общие сведения

Если отчет позволяет выводить данные в удобной и понятной форме, то экранная форма предназначена в первую очередь для ввода и корректировки данных.

"Классическая" экранная форма представляет собой экран, на котором отображается одна запись таблицы или запроса. Она соответствует, например, учетной карточке или листку учета кадров, имеющимся в отделе кадров для каждого сотрудника или карточке в библиотечном каталоге, имеющейся для каждой книги. Можно даже смоделировать вид паспорта или студенческого билета. Тогда занесение и проверка сведений о сотрудниках или студентах облегчится: данные на экране и в документе будут располагаться аналогично и ввод данных будет похож на заполнение документа.

Достоинством СУБД Access является то, что экранные формы можно распечатать, получив набор карточек. Это позволяет работать с привычной формой представления информации.

Следует отметить, что в Access можно построить отчет, похожий на набор карточек, в котором данные расположены аналогично карточкам (автоотчет в столбец). Можно создать и экранную форму, похожую на отчет (ленточная автоформа). Но такие представления достаточно экзотичны и используются редко.

Экранная форма строится из тех же объектов, что и отчет. Разница заключается в том, что данные доступны для изменения. Можно также вводить новые записи.

Основной режим работы формы – экранный, когда на экран выводятся данные по записям.

Для навигации (движения по записям) форма имеет стандартный набор объектов: кнопки Первая запись, Последняя запись, Следующая запись, Предыдущая запись, Новая запись, Поле ввода нужного номера записи.

Внимание. Поскольку порядок записей в таблице произволен, для облегчения навигации следует либо включить сортировку исходной таблицы (она задается расширенным фильтром), либо задать сортировку данных как свойство формы, либо строить форму для запроса, который сортирует данные. Сортировка должна однозначно задавать порядок записей (например, для созданной таблицы сортировка только по районам недостаточна, так как порядок фамилий внутри района непредсказуем).

В Конструкторе форм, так же как и в Конструкторе отчетов, можно вводить несколько неожиданные на первый взгляд области: Заголовок формы, Примечание формы, Колонтитулы.

Заголовок и примечание формы отображаются на экране для каждой формы. Удобно, например, видеть в примечании формы общую сумму окладов, когда происходит их изменение для некоторых работников. Необходимо помнить, что обновление данных в итоговых полях происходит не сразу, а только при переходе от одной записи к другой. Одновременно выполняется и занесение изменений в исходную таблицу.

Колонтитулы не отображаются на экране, а служат только для печати.

По умолчанию печать форм происходит подряд. Может оказаться, что форма разделяется: ее начало печатается внизу одной страницы, а конец – наверху следующей. Чтобы этого не произошло, следует правильно указать место разрыва страницы в свойствах области данных формы или установить значение Да для свойства Не разрывать.

Задание

Разработать форму для просмотра, коррекции и ввода сведений о новых сотрудниках. Форма должна включать фото. При распечатке на каждую запись должно отводиться по отдельному листу.

Порядок выполнения работы

Создание черновика формы

На листе Формы базы данных создается форма для таблицы КАДРЫ. Выбирается Мастер создания автоформ в столбец. Эта часть работы аналогична созданию автоотчета.

Работа в режиме Конструктора

Просмотрев полученную форму, Вы увидите много недостатков. Поля расположены неудачно, их размеры не соответствуют размеру данных, область данных занимает слишком много места.

Чтобы исправить вид формы, следует открыть ее в режиме Конструктора.

Работа с формой аналогична работе с отчетом. Используются те же типы полей. Однако, поскольку поля используются не только для вывода, но и для ввода, следует учитывать некоторые особенности.