4.5. Оприходование материальных ценностей

На основании авансового отчета и приходного складского ордера в бухгалтерском учете отражается приход материальных ценностей от подотчетного лица записями в дебет счетов материальных ценностей и кредит счета расчетов с подотчетными лицами на стоимость МПЗ. Вместе с тем, документом "Счет-фактура полученный" отражается сумма уплаченного НДС проводкой в дебет счета 19 и кредит счета расчетов с подотчетными лицами (рис.15-6(а), операция 2).

Реализация в компьютерной бухгалтерии

Обратим внимание на то, что операции получения подотчетной суммы и окончательный расчет с подотчетным лицом относятся к кассовым операциям. Для этой цели в типовой конфигурации предусмотрены средства автоматизации ввода подобных операций при помощи встроенных документов "Приходный кассовый ордер" и "Расходный кассовый ордер". Эти документы автоматически регистрируются в журнале "Кассовая книга". Одновременно ими формируются необходимые бухгалтерские проводки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В рабочем плане счетов типовой конфигурации на данном счете предусмотрено два субсчета, соответственно для расчетов в рублях и в валюте.

№	Наименование	Вал	Кол	Заб	Акт	Субконто 1	Субконто 2
71	Расчеты с подотчетными лицами				АП	Сотрудники
71.1	Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)				АП	Сотрудники
71.11	Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)	+			АП	Сотрудники

Учет на счете в целом и на его субсчетах ведется в разрезе субконто "Сотрудники", которому соответствует одноименный справочник. В этом справочнике хранится информация о сотрудниках предприятия.

Факт прихода материальных ценностей от подотчетного лица может быть оформлен двояко.

При первом варианте при сдаче подотчетным лицом материальных ценностей на склад факт прихода материалов оформляется в компьютерном учете при помощи уже знакомого нам документа "Поступление материалов". Этот документ формирует проводки в дебет счета 10 и кредит счета 60. Тем самым, с одной стороны, отражается факт поступления материальных ценностей на склад предприятия, а с другой стороны, фиксируется факт возникновения кредиторской задолженности перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей. Кроме того, если в документе выбран реквизит "Дата и номер счета-фактуры", то он формирует еще и проводки по НДС в дебет счета 19 и кредит счета 60, причем полученный счет-фактура станет объектом аналитического учета на счете 19. Если выбран реквизит "Счет-фактура поставщиком не предъявлен", то НДС относится в дебет счета 19 по "пустому субконто".

При утверждении отчета подотчетного лица используется документ "Авансовый отчет", который формирует проводки в дебет счета 60 и кредит счета 71, которыми, с одной стороны, гасится задолженность перед поставщиками (продавцами) материальных ценностей, а с другой стороны, производится зачет суммы аванса, выданного подотчетному лицу.

Рассмотренный вариант реализует схему учета операций поступления материалов от подотчетных лиц, показанную на рис. 15-6-6).

Второй вариант реализует схему учета операций поступления материалов от подотчетных лиц, показанную на рис. 15-6-а). При втором варианте при поступлении материальных ценностей на склад, использование документа "Авансовый отчет" ограничено. Дело в том, что документ "Авансовый отчет" формирует проводки в дебет любого выбранного счета и кредит счета 71. Таким образом, выбрав в качестве корреспондирующего счет 10, можно отразить факт оприходования материалов.

Однако если в стоимость материалов включен НДС, то должна быть сформирована дополнительная проводка по НДС в дебет счета 19.3. Однако в текущей типовой конфигурации не предусмотрено, что документ может формировать проводки по НДС. Тем самым, авансовый отчет может быть корректно использован во втором варианте учета только в тех случаях, когда НДС не включен в стоимость материалов и не требуется проводки по НДС.