9.4 Формульные выражения, их назначение, способы записи и правила ввода

Формула – это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов.

Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы. Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции.

По умолчанию вычисления по формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы, всегда является число. К арифметическим операторам относятся: +, -, *, /, %,^.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. К операторам сравнения относятся: =, >, <, >=, <=, <>.

Текстовый оператор & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся:

: - оператор диапазона, который ссылается на все ячейки между границами диапазона включительно;

, - оператор объединения, который ссылается на объединение ячеек диапазона. Например, СУММ(В5:В15,С15:С25) к сумме всех ячеек диапазона В5:В15 добавляет сумму всех яччек диапазона С15:С25;

“ “ – оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4:С6 В4:D4) ячейки В4 и С4 являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма этих ячеек.

Приоритет выполнения операций:

• операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »;

• знаковый минус ‘-‘

• вычисление процента %;

• арифметические ^, *, /, +, -;

• текстовый оператор &;

• операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Если неизвестно точно, в каком порядке Excel будет выполнять операторы в формуле, стоит использовать скобки, даже тогда, когда на самом деле в них нет никакой необходимости. Кроме того, при последующих изменениях скобки облегчат чтение и анализ формул.

После ввода формулы в ячейку рабочего листа на экране в окне рабочего листа в ячейку выводится результат вычисления.

Вывести формулы в ячейки можно с помощью пиктограммы Показать формулы группы Зависимости формул вкладки ФОРМУЛЫ (рис.9.5).

Рис. 9.5. Режим отображения результатов вычисления и формул в рабочем листе.

9.5 Использование ссылок в формулах

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге. При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек.

С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Например, если в клетке С1 записано =А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1 запишится =В1+С1.

Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании и при перемещении формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки. Например, в ячейке С1 записано: =$A$1+$B$1. Тогда при копировании в С2 там получится = $A$1+$B$1.

Смешанные ссылки - это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, $D7.

Примеры ссылок: А:А – ссылка на все ячейки столбца А;

1:3 – ссылка на все ячейки строк 1, 2, 3;

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

имя раб.листа! ссылка на ячейку, например, Лист2!А1:А10.

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например, ‘лицевой счет’!А1:А10.

Excel позволяет ссылаться на диапазон ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например, Лист1:Лист5!$A$1:$D$3.

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]имя раб.листа! ссылка на ячейку, например: [книга2]Лист3!Е5:Е15.

Excel позволяет использовать в формулах, создаваемых в рабочих листах, заголовки вместо ссылок. В этом случае для идентификации ячеек, находящихся в строках и столбцах таблицы, используются соответствующие заголовки. Когда вместо ссылок формула содержит текст, Excel поступает следующим образом:

• если формула содержит заголовок столбца или строки, Excel считает, что пользователь хочет использовать диапазон ячеек, расположенных ниже заголовка столбца таблицы или справа от заголовка строки;

• если формула содержит заголовок столбца (или строки), отличного от того, в котором она находится, Excel считает, что пользователю нужна ячейка, расположенная на пересечении столбца (или строки) с таким заголовком и строки (или столбца), где расположена эта формула.

Формулы, содержащие заголовки, можно копировать и вставлять. При этом Excel автоматически настраивает их на нужные столбцы и строки. При изменении заголовков столбцов и строк таблицы Excel автоматически изменяет и заголовки, использовавшиеся в формулах.

Следует всегда оставлять пустую строку снизу и пустой столбец справа от таблицы, содержащей формулы, в которых используются заголовки. В противном случае результаты могут быть непредсказуемыми, особенно если имеется несколько уровней итоговых формул.

Формулы, содержащие заголовки, можно применять только в том же листе, где находится таблица.

Диапазону ячеек и ячейке можно присвоить имя, причем иногда присвоение имени ячейкам или диапазонам ячеек в формулах облегчает работу по расшифровке ссылок в них.

Использование имен ячеек или диапазонов ячеек позволяет уменьшить вероятность появления ошибок в формулах.

Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону:

• нужно выделить ячейку или диапазон ячеек и выбрать пиктограмму Присвоить имя группы Определенные имена вкладки ФОРМУЛЫ выбрать команду Присвоить имя при этом появиться окно Создание имени (рис. 9.6);

• ввести имя ячейке или диапазону ячеек, причем, если в имени содержится пробел, то нужно использовать вместо пробела подчеркивание, и нажать кнопку ОК.

Рис.9.6. Диалоговое окно Создание имени.