8.1 Ms office word. Основные сведения, назначение. Структура документа

Microsoft Word для Windows – это многофункциональный программный комплекс обработки текстов.

Программа предназначена для выполнения работ по созданию документов, включающих разнообразные элементы (рисунки, графики, формулы, обычные или электронные таблицы, фрагменты БД и т.д.), имеющих иерархическую организацию (главы, части, параграфы и т.п.) с обеспечением работы на уровне отдельных компонентов, документа в целом, объединяющих информацию нескольких файлов в виде главного документа.

Word позволяет автоматизировать работу пользователя для выполнения отдельных стандартных действий путем использования макрокоманд или программирования на языке Visual Basic for Application.

Word является компонентой Microsoft Office и может работать как изолировано, так и в составе пакета.

Word реализует основные концепции Windows – стандарт для динамической компоновки и встраивания в документы объектов, создаваемых приложениями Windows и компонентами Microsoft Office.

Центральным понятием текстового процессора является понятия документа - объекта, создаваемого и корректируемого этим процессором. Основными структурными элементами документа, подлежащими автономному форматированию, являются: символ, абзац, страница, раздел.

Символ определяется в первую очередь видом шрифта, размером и начертанием.

Абзац - это поле документа, набор в котором ведется без нажатия клавиши Enter. В текстовом процессоре Word текст – это последовательность абзацев, разделяющееся специальным символом «конец абзаца», который вводится при нажатии клавиши Enter. Переход на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически при полном заполнении текущей строки.

Страница характеризуется размером бумажного листа и параметрами размещения текста: полями, отступами от колонтитулов, способами вертикального выравнивания, ориентации текста. Набор текста в Word осуществляется в режиме автоматизированной верстки страниц. Размер строки зависит от параметров абзаца и формата символов. Размер страницы определяется параметрами страницы.

Раздел - это область документа, которая характеризуется определенным форматом печатной страницы; видом и содержанием колонтитулов; способом нумерации страниц; видом сносок в тексте и т.д. Количество разделов в документе не ограничено.

Для создания и редактирования документов используются элементы дружественного интерфейса: различные окна, меню, панели инструментов, система помощи и др.

8.2. Основные элементы интерфейса. Технология их реорганизации

При работе с Microsoft Word используются окна нескольких типов:

• окно Word;

• окно документа;

• диалоговое окно.

Microsoft Word поддерживает многооконность - одновременную работу с несколькими документами, открытыми в разных окнах. В окне Word могут быть размещены одно или несколько окон документов. Окно MS Office Word 2007 показано на рис. 8.1.

Рис. 8.1. Рабочее окно текстового процессора MS WORD.

Каждое окно документа имеет заголовок, содержащий имя документа (по умолчанию стандартное имя Документ). В строке заголовка также размещаются кнопки управления окном: свертывания окна, разворачивания окна и закрытия окна.

При вводе и редактировании текста работа осуществляется с документом в рабочем поле.

Горизонтальная линейка форматирования (рис. 8.2) над рабочим полем позволяет быстро изменять отступы абзацев, страничные поля, ширину колонок и табличных столбцов, а также устанавливать с помощью мыши позиции табуляции. Линейка устанавливается и убирается с помощью группы Показать или скрыть вкладки ВИД.

Рис. 8.2.Горизонтальная линейка формирования.

В окне Word имеются горизонтальная и вертикальная линейки прокрутки, которые используются для перемещения в документе по горизонтали и вертикали с помощью мыши. Вертикальная полоса прокрутки содержит делитель окна документа, перемещение которого позволяет разбить окно на части. Аналогичный результат можно получить с помощью группы Окно вкладки ВИД. Восстановление единого окна производится путем перемещения мышью индикатора деления окна на исходное место.

В нижней части окна располагается строка состояния (рис. 8.3), для вывода полезной информации (номера текущей страницы, общее число страниц, число слов и языка документа), установки просмотра документа и масштаба отображения текста.

Рис. 8.3. Строка состояния.

Отдельные команды вызывают дополнительные подменю в виде диалоговых окон, в которых выбираются опции для выполнения команд. Диалоговые окна содержат вкладки - специальные группировки опций. Выбор вкладки осуществляется с помощью мыши.

В текстовом процессоре Word имеется лента, заменившая собой главное меню и панели инструментов. Лента представляет собой набор вкладок, при нажатии на которые соответственно меняется набор пиктограмм на экране (рис. 8.4). В ленту входят три составляющих:

• вкладки;

• группы;

• пиктограммы.

Рис. 8.4. Лента.

Вкладка является своего рода переключателем между группами команд, расположенными на ленте, и связана с видом выполняемого действия (например, набором текста или компоновкой страницы). Группа – область, в которые собраны команды, объединенные общей идеей. Пиктограммы – непосредственно команда для выполнения тех или иных операций в документе.

Кнопка Microsoft Office. В левом верхнем углу окна MS WORD находится кнопка Microsoft Office, которая предназначена для операций над файлами (открытие, сохранение и пр).

Панель быстрого доступа. Находится в верхнем левом углу окна и служит для размещения наиболее часто используемых команд, которые можно редактировать и приспосабливать под конкретные нужды пользователя. Чтобы добавить новую команду на панель быстрого доступа, нужно щелкнуть по ее иконке правой кнопкой мыши и выбрать пункт Добавить на панель быстрого доступа. Для настройки всего списка используется команда Настройка панели быстрого доступа. Если команд набралось много Панель быстрого доступа можно переместить под Ленту.

Справка. Круглая пиктограмма со знаком вопрос в правом верхнем углу окна позволяет получить помощь на русском языке, для более расширенной справки необходимо подключение к Интернет.

Все команды для работы с документами расположены на вкладках ленты. В программе MS WORD имеется восемь основных вкладок:

Главная. Это основная вкладка, на которой содержится команды по работе с буфером обмена, настройки шрифтов и абзацев, стили и редактирование (ищет и заменяет фрагменты текста).

Вставка. Собраны команды для вставки различных объектов, при помощи которых осуществляется разбиение документа по страницам, вставка таблиц, иллюстраций, ссылок и закладок, колонтитулов, специальных текстовых объектов, не являющихся буквами.

Разметка страниц. Находятся команды, задающие свойства, связанные как с расположением страниц, так и с самим размером страниц – темы, параметры страницы с точки зрения расположения текста, оформление фона страницы, метрические свойства абзаца, тип взаимодействия объектов с текстом страницы.

Ссылки. Собраны команды для работы с оглавлением, сносками, ссылками и списками литературы, названиями, предметными указателями и таблицами ссылок.

Рассылки. Набор инструментария для рассылки писем, создания конвертов и адресных книг.

Рецензирование. Команды для проверки готового документа – проверка орфографии, отслеживание исправлений, сравнивание и т д.

Вид. Позволяет просматривать и регулировать вид документа на экране.

Надстройки. Отображается только в том случае, когда в системе установлены программы сторонних производителей, способные работать в MS WORD.