8.12 Технология создания и вставки рисунков
Создать рисунок в документе Word можно следующими способами:
выбрать пиктограмму Рисунок группы Иллюстрации вкладки ВСТАВКА и из раскрывающегося списка выбрать соответствующий тип рисунка;
на вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкнуть по пиктограмме Фигуры, а затем выберите Новое полотно. При работе с полотном появляется новая вкладка ФОРМАТ команды, групп которой позволяют создавать рисунки, схемы, блок-схемы алгоритмов и т.п. (рис. 8.33)
Рис. 8.33.Вкладка ФОРМАТ.
Рисованный объект может иметь многослойную структуру, тогда отдельные элементы рисунка нужно размещать определенным образом друг относительно друга. Для этого служат пиктограммы группы Упорядочить, которые позволяют выполнить следующие операции: На передний план, На задним план, Поместить перед текстом, Поместить за текстом.
Определенные операции редактирования рисунков (копирование, перемещение, удаление и др.) могут выполняться над группой элементов рисованных объектов. Для этого используются пиктограмму Группировать группы Упорядочить.
Выделенные рисованные объекты и их части можно вращать по горизонтали и вертикали. Для этого используется пиктограмма Повернуть группы Упорядочить.
При нажатии левой клавиши мыши на стрелочку в правой части группы Стили рисунков появляется диалоговое окно Формат рисунка, с помощью команд которого можно создавать и изменять характеристики выделенного рисунка (рис. 8. 34).
Рис. 8.34. Диалоговое окно Формат рисунка.
В группе Упорядочить при выборе пиктограммы Выравнивание можно выбрать команду Параметры сетки, которое выводится окно настройки шага смещения по горизонтали и вертикали при перемещении рисованных объектов после их выделения. Положение выделенных объектов можно скоординировать относительно друг друга или печатной страницы с помощью команд пиктограммы Выравнивание.
Формат выделенного рисунка может быть изменен с помощью одноименной команды контекстного меню.
Вставку предварительно помещенного в буфер обмена рисунка с использованием технологии OLE можно выполнить командой Специальная вставка. С указанием в открывшемся подменю вида объекта и режима вставки.
Рисунок может вставляться в ранее подготовленную рамку текста, а также в надпись, или свободно размещать в тексте.
8.13 Технология создания форм и слияния документов
Формы предназначены для сокращения трудозатрат на оформление документов массового применения за счет предварительного создания шаблонов. Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой при вводе данных) частей документов.
После создания формы следует установить ее защиту, с целью запрета изменения постоянной части (разрешается ввод информации только в переменные поля). Можно установить пароль для снятия защиты.
Зоны полей шаблона формы на экране монитора подсвечиваются. При печати шаблона формы они не видны.
Иногда требуется создать составной документ, содержащий основной текст, без изменений или с небольшими изменениями предназначенный некоторому числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, индивидуальный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.
Информационная технология слияния основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника - базы данных переменной информации, удобна при подготовке к печати или рассылке с помощью электронной почты или факса массива однотипных документов.
Слиянию подлежат:
основной документ (бланк, форма, письмо, инструкция), в текст которого включены особые поля подстановки или слияния;
источник данных, т.е. файл, содержащий персонифицированную для каждого клиента информацию. Источником может быть база данных (список) реляционного типа под управлением различных программных средств.
Команды, входящие в состав группы Начать слияние вкладки РАССЫЛКИ, обеспечивают массовую пересылку писем, наклеек, конвертов и прочего множеству корреспондентов электронной почтой (рис. 8.35).
Рис. 8.35. Вкладка РАССЫЛКИ
Пиктограмма Начать слияние данной группы отображает перечень документов с которыми можно осуществлять работу:
письма;
сообщение электронное сообщение
наклейка (этикетка) определенного формата для печати на принтере;
конверт заданного размера и расположения реквизитов адресов отправителя и получателя;
каталог для печати на одном листе множества строк источника;
обычный документ Word;
пошаговый мастер слияния (рис. 8. 36).
Рис.8.36. Выбор пошагового мастера слияния
Если выбрать пошаговый мастер слияния откроется первая панель Мастера слияния :
1). Выбор типа документа
Выбирается внешний вид документа:
письма;
электронное сообщение;
конверты;
наклейки;
каталог.
2). Выбор документа
За основу для создания документа можно взять:
текущий документ;
шаблон;
существующий документ.
Основной документ для слияния может быть создан в новом окне или использовать уже существующий документ Word или шаблон. Новый источник данных создается только в формате текстового документа Word.
3). Выбор получателей.
Имена и адреса получателей можно получить:
использование списка;
контакты Outlook;
создание списка.
Если в качестве источника данных используется существующий файл, указывается имя файла, формат данных, способ преобразования файла. Если в качестве источника данных используется контакты Outlook, то указывается имена и адреса из папки контактов. Можно также создать список и ввести в него имена и адреса получателей непосредственно в окне слияния документов.
В диалоговом окне Получатели слияния можно выбрать, сортировать и редактировать информацию, находящуюся в файле-источнике. Здесь можно изменить адрес клиента, название компании или удалить данные о клиенте.
4). Создание письма.
Для расстановки по документу специальных маркеров, указывающих расположение индивидуальных данных каждого получателя, в окне создание письма предоставлен список ссылок на поля слияния, которые можно вставить в документ:
блок адресов, позволяет выбрать формат имени и адреса получателя;
строку приветствия, позволяющую выбрать тип приветствия и формат имени;
почтовую марку, позволяет выбрать место расположения почтовой марки;
другие элементы, позволяют добавить в документ дополнительные поля.
5). Просмотр писем.
В этом окне осуществляется предварительный просмотр слияния. По умолчанию выводится первый документ с данными первого получателя. Щелкая по кнопкам >> и << в области задач можно перемещаться между документами слияния (рис. 8.37).
Рис. 8.37. Область перемещения между документами слияния группа Просмотр результатов.
Для контроля процесса слияния следует нажать пиктограмму Автопоиск ошибок группы Просмотр результатов (рис.8.37) и указать способ проверки (рис. 8.38):
создать только отчет об ошибках;
создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения;
создать составной документ и отчет об ошибках.
Рис. 8.38. Диалоговое окно Поиск ошибок.
6). Завершение слияния.
Последним шагом в выполнении процесса слияния является печать, отсылка или сохранение документа с вставленными данными.
Если вывод составных документов осуществляется по электронной почте или через факс, выполняется дополнительная настройка. Отправка документа слияния может осуществляться как в виде отдельного документа Word, вложенного в сообщение электронной почты, так и в виде текстового почтового сообщения.