8.6 Технология создания, открытия и сохранения документов

После загрузки текстового процессора появляется окно с именем Документ1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно выполнить команду Создать кнопки OFFICE или нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. При этом использование команды Создать позволяет создать разнообразные виды документов по готовым шаблонам, предлагаемым в диалоговом окне Создание документа (рис.8.15). В Word имеется несколько десятков стандартных шаблонов (файлы с расширением .dotx) для создания самых разнообразных текстовых документов. Некоторые шаблоны могут быть легко модернизированы или сконструированы заново с помощью Мастера шаблонов.

Рис. 8.15. Диалоговое окно команды Создание документов.

Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Конец одного и начало другого абзаца задаются нажатием клавиши Enter. Переход на новую строку не прерывая абзаца можно осуществить нажатием комбинации клавиш Shift+Enter.

Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т.е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно.

Документ можно открыть:

• непосредственно из кнопки OFFICE, если файл этого документа находится в списке документов, с которыми работал Word (рис. 8.16);

• командой Открыть кнопки OFFICE с последующем выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром;

• при помощи комбинации клавиш Ctrl+О;

• с помощью кнопки Открыть, расположенной на Панели быстрого доступа.

Рис. 8.16. Кнопка OFFICE – последние документы.

По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением .docx. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и ?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти.

Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов:

• сохранение файла с заданием его имени и места сохранения, а также копии документа в разных форматах - команда Сохранить как кнопки OFFICE (рис. 8.17);

• сохранение файла с прежней спецификацией - команда Сохранить кнопки OFFICE;

• автосохранение.

Рис. 8.17. Кнопка OFFICE – команда Сохранить как.

В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением .docx. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются в диалоговом окне Параметры Word раздела Сохранение (рис. 8.18).

Рис. 8.18. Диалоговое окно Параметры Word раздела Сохранение.

8.7 Шаблоны и их назначение. Стилевое оформление документов

Шаблон - это специальный файл, содержащий параметры форматирования документа и все средства, необходимые для выполнения соответствующего автоформатирования. Шаблон содержит различные элементы определения форматов основных элементов документа, которые доступны во всех документах, созданных на основе данного шаблона. Сделанные изменения в шаблонах автоматически переносятся на документы, созданные на их основе.

Word имеет большой перечень готовых шаблонов стандартных документов типа: служебные записки, отчеты, деловые письма, резюме и т.д.

Просмотреть содержимое и внешний вид документа на базе определенного шаблона можно в диалоговом окне Создание документа (кнопка OFFICE команда Создать) выбрать и просмотреть шаблон для нового документа (рис. 8.19).

Рис. 8.19. Диалоговое окно Создание документа

Стиль - это описание оформления элементов документа, которое хранится под определенным именем. С помощью стилей осуществляется автоматическое оформление текста, что значительно экономит время на оформление и обеспечивает уровень стандарта.

Различают три вида стилей:

• стили абзаца хранят информацию, имеющую отношение к абзацам текста: межстрочные интервалы, положение первой строки, выравнивание и т.д.;

• стили символа хранят наборы информации об отдельных символах: шрифты, начертания, цвета и т.д;

• стили списков и таблиц для быстрого форматирования целого списка, включая маркеры, отступы и т д, либо целой таблицы.

Применять стили можно только для выделенного текста.

Просмотр, изменение и создание новых стилей, а также их применение к выделенному тексту осуществляется в диалоговом окне Стили группы Стили вкладки ГЛАВНАЯ нажатием кнопки Создать стиль (рис. 8.20). Вызвать диалоговое окно Стили можно щелчком на маленькой стрелочке, находящейся в правой области нижней части группы Стили.

Рис. 8.20. Диалоговое окно Стили- пиктограмма Создать стиль.

После выполнения этой команды на экран выводится диалоговое окно Создание стиля (рис. 8.21). Кнопка Создать стиль обеспечивает создание нового стиля абзаца или символа. Для нового стиля задается формат всех его элементов (кнопка Формат).

Рис. 8.21. Диалоговое окно команды Создание стиля.

Все стили обычно делятся на три категории:

• все имеющиеся в шаблоне документа;

• используемые в этом документе;

• специальные стили, созданные пользователем.

Выбрать категорию стиля можно на вкладке ГЛАВНАЯ группы Стиль, для этого нужно выделить текст и нажать кнопку, с выбранным стилем в группе Экспресс - стили.

Стиль может входить в шаблон документа и таким образом становиться доступным всем документам, созданным на базе этого шаблона. Настраивать стили, применяемые в документе можно в диалоговом окне Управление стилями- пиктограммы Управление стилями группы Стиль вкладки ГЛАВНАЯ (рис. 8.22) В существующий стиль с помощью кнопки Изменить можно внести необходимые изменения. Кнопка Удалить удаляет выбранный стиль.

Рис. 8.22. Диалоговое окно команды Управление стилями.