Розділ 2 аналіз організаційно-розпорядчих документів на прикладі банку «приватбанк»

2.1. Організація діловодної служби в банку

Організаційні документи реалізують норми адміністративного і цивільного права, є правовою основою діяльності установи і строго обов'язкові для виконання. Ці документи проходять обов'язково процедуру затвердження безпосередньо керівником з проставленням грифа затвердження або розпорядчим документом (постановою, рішенням, наказом чи розпорядженням) або засіданням колегіального органу та діють до затвердження нових. У разі реорганізації діяльності установи розробляються нові організаційні документи. 

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана. [25]

При централізованій формі організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі або у секретаря.

Децентралізована форма припускає зосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізована форму організації діловодства, при якій діловодних операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д.

При змішаній формі операції виконуються централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) та децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).

Щодо банку «ПриватБанк», то тут використовується централізова форма організації діловодства, адже всі документи тут зосереджені у канцелярії. Ця форма організації є найбільш раціональною для банків, оскільки вона дозволяє:

• знизити вартість діловодних операцій;

• поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;

• забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;

• використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;

• забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.

В сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можна тільки в порівняно невеликих установах. Тому в банку «ПриватБанк» централізовані лише окремі функції діловодства, такі, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством.

Відповідальність за правильність ведення діловодства в організації несе керівник. Ведення діловодства здійснюється відповідно до вимог державних стандартів,примірної інструкції (затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р.) та інструкцій з діловодства установ (організацій).

Схеми руху всіх документів в банку «ПриватБанк» розробляються керівником канцелярії для різних категорій документів: що надходять в організацію, що відправляються з організації і внутрішніх документів (накази з основної діяльності, по особового складу, протоколи, акти, письмові та усні звернення громадян і т.д.).

Всі документи, що надходять в організацію незалежно від способу надходження (пошта, телеграф, фельдзв'язок, спецзв'язок, факс, і т.д.) передаються конкретній посадовій особі служби діловодства.