КДП Самостійна

Становлення та розвиток керування документаційними процесами за кордоном   Якщо у вітчизняній  науці і практичній діяльності установ  вживання поняття "керування документаційними процесами" ще не набуло широкого поширення, то за кордоном воно має тривалу історію становлення та сутнісного розмежування змісту з подібними до нього означеннями. В американській, британській традиціях поняття "керування документацією" – це records management, франкомовній – gestion des documents, російській - керування документацієй, українській - керування / управління документацією. Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття «керування документаційними процесами» звучить так - це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства. Історично термін "керування документаційними процесами" зароджується в Сполучених Штатах Америки. Керування документаційними процесами розглядали як складову загального управління установою. Витоки технологій керування документацією можна відстежити у США, починаючи з 1880-х рр., проте перші колективні розробки тематичної проблематики датуються початком XX ст. Значну роль у  вирішенні проблеми керування документаційними процесами відіграла Комісія з дослідження невиробничих втрат у промисловості (т.зв. Комісія Гувера), створення якої було продиктовано необхідністю упорядкування інформаційних ресурсів у вигляді документів, скорочення ємності роботи з ними в держав них, муніципальних установах. Із 1930-х років  розпочинається новий етап розвитку керування документаційними процесами. Це було зумовлено зростанням обсягів документних потоків. Для раціонального їх структурування й упорядкування потребувалося спеціальне відомство. Від початку цією проблемою опікувався Національний архів США у структурі якого було організовано відділ керування документаційними процесами. 1934 р. відділ розробив принципи і методи роботи з документа ми для всіх федеральних відомств. Теоретичні напрацювання Комісії Гувера та інших інституцій було покладено в основу Закону про керування федеральними документами (1950), який, у свою чергу, став правовою базою для розроблення Закону про Національний архів США (1984)4 і Закону про скорочення обсягів роботи з документами (1980, 1989). Закон США про керування федеральними документами 1950 р. установлював відповідальність за організацію роботи з урядовими документами, поклавши її на Національний архів США та установи, що створюють документи. Згідно з вимогами Закону були відкриті центри документації для тимчасового зберігання службових документів, які втратили оперативне значення. Закон зобов'язував урядові установи розробляти та впроваджувати чітку програму реалізації керування документаційними процесами. Розуміння необхідності упорядкування сфери КДП привело до прийняття законів і в інших країнах. Укажемо на типовість проблем керування документаційними процесами, інформацією в країнах світу, що позначилося на змісті тематичних нормативних документів. Найбільша кількість законів у цій сфері прийнята в країнах із високим рівнем розвитку економіки (США, Велика Британія, Франція, Німеччина, Норвегія, Швеція, Данія, Австралія та ін.). Ці акти встановлюють правові норми створення та функціонування різних видів документації, зокрема банківської, фінансової, комерційної, зовнішньоторговельної і т.д., у традиційному й електронному вигляді. Правові норми, що стосуються організації загального діловодства, як правило, є складовою різних законів (кодексів) або державних (урядових) програм чи систем, а також національних стандартів. Так, у Німеччині норми загального діловодства викладено в Законі про загальні правила роботи федеральних міністерств, Великій Британії - Земельному кодексі, Урядовій програмі з керування документаційними процесами. Зміцнення нормативно-правової сфери забезпечення КДП сприяє унормуванню процесів створення документів, документообігу, раціоналізації експертизи - цінності документів та організації їх зберігання. Теоретичні та організаційні засади КД, сформовані у 1950 - першій половині 1960-х рр., стали основою для його подальшого розвитку. Впровадження електронно-обчислювальних машин (із другої половини 1960-х рр.) сприяло серйозним змінам форми та змісту процесів керування документаційними процесами. Особливу увагу було звернуто на кінцевий етап "життєвого циклу документа", пов'язаний із визначенням складу документів, які підлягають передаванню до архіву, методикою їх зберігання, а також практику дослідження документів, створених за допомогою ЕОМ. Це продукувало започаткування спеціальних програм із керування електронною документацією, призначених для розроблення методів вивчення нових видів документів, їх систематизації, формування умов і визначення строків зберігання. Першими розробниками та провідниками відповідних програм стали національні архіви США та Канади на початку 1970-х рр.  Згідно з Законом  про Національний архів США сформовано федеральне відомство під назвою «Національний архів та керування документацією», яке виступає у межах країни координаційним органом архівної справи та КДП. Національний  архів США розробив один із перших федеральних переліків типових "машинозчитуваних" (електронних) документів General records Schedule № 20, який визначив ті види документів, що мали передаватися до архівної установи на постійне зберігання.  Наприкінці 1970-х - на початку 1980-х рр. посилено студіюються питання, пов'язані з інтеграцією у системи керування документацією документів на нетрадиційних носіях, у т.ч. й електронних, з метою об'єднати різні джерела документної інформації в єдину мережу, організувати документи з відмінними носіями в межах єдиної класифікаційної схеми, усунути дублювання документних потоків, уніфікувати прийоми роботи з документами. На рубежі наступних десятиліть XX ст. з'являються стандарти 180 серії 9000. Серед вимог 180 9000 значна увага приділяється правильній організації діловодства та створенню і підтримці внутрішніх нормативних документів, скрупульозному документуванню всіх виробничих і ділових процесів, в основу яких покладено класичну концепцію "життєвого циклу" документа. Проте стандарти 180 серії 9000 окреслили лише загальні вимоги до діловодства та організації документообігу в системі якості. Останнім часом, у зв'язку з поширенням новітніх інформаційних технологій, переосмисленням можливостей інформаційного менеджменту в умовах масштабної інформатизації суспільства, було переглянуто концептуальні положення керування документацією. Якісно нові умови продукування та розповсюдження інформації вимагали не тільки науково-методичного, але й нормативно-правового забезпечення. Це привело до прийняття нoвих законодавчих актів, внесення змін і доповнень до тих, що залишаються чинними і регулюють різні аспекти створення інформації, керування нею, використання та забезпечення її збeреженості. Більшість правових актів, розроблених у 1990-х на початку 2000-х рр., що прямо чи опосередковано визначають зміст керування документаційними процесами, пов'язані з електронним документуванням і документообігом.    Керування документаційними процесами в Австралії Першим, хто розробив національний стандарт із керування  документаційними процесами за нових  умов побутування інформації, став Національний архів Австралії (НАА). Ще 1995 р. НАА видав методичний посібник "Керування електронними документами", а 1997 р. - "Керування повідомленнями електронної пошти як документами". 2000 р. Національний архів Австралії оголосив про приймання електронних документів державних органів і приступив до формування відповідної технологічної інфраструктури, розроблення процедурних вимог передання документів на зберігання в архів. Національний архів Австралії є активним учасником діяльності "електронного уряду". Ним розроблено державний стандарт метаданих АGLS, тезаурус інтерактивних функцій австралійських державних закладів АGIFT. Плідна співпраця з Національною бібліотекою Австралії, Австралійським товариством архівістів, Австралійською асоціацією керуючих документацією сприяла розробленню концепції керування веб-документацією, у т.ч. архівування сайтів, збереження мережевих публікацій. Суть керування документаційними поцесами в австралійській моделі чітко відображено в абревіатурі САБ88, що включає назви п'яти основних функцій із забезпечення ефективної роботи з документами: контроль (Соntrоl), доступ (Ассеss), розміщення (Disposal), зберігання (Storage), підтримка (Sustain). Важливим явищем конституювання керування документаційними процесами стало відкриття окремих (або у складі) спеціалізованих науково-освітніх інституцій. Так, ще з 1950-1970-х рр. в австралійських університетах існують спеціалізовані програми з керування документаційними процесами. Нині австралійські професійні освітні про грами з КДП - одні з найкращих у світі, більшість із яких доступна для дистанційного навчання. Особливо слід поцінувати наукову й освітню діяльність Школи інформаційного менеджменту, Університету Монаш. Національні кваліфікаційні стандарти Австралії включають такі вимоги до рівня навичок і знань фахівців у галузі керування документаційними процесами й архівів: 1) планування  керування документаційними процесами; 2) розроблення  номенклатури справ; 3) проведення  функційного аналізу діяльності організації; 4) визначення  процесу документування; 5) встановлення  правил і процедур забезпечення  безпеки та доступу до документів. Компетенція керуючих документацією підтримується за допомогою систематичного підвищення їх кваліфікації. Слід зауважити, що підготовка фахівців із керування документаційними процесами у країнах Західної Європи, так само як і в США, Канаді чи Австралії, є складовою різних напрямів навчання. Найпоширенішим варіантом є здобуття освіти в межах спеціальності "Бібліотечна та інформаційна наука" (Library and Information Science).  Професійний розвиток з керування документаційними процесами в Австралії. Від 1975 р. веде відлік існування Асоціація керуючих документацією  та адміністраторів (АRМА) (США, 1975), яка давно за географією діяльності є міжнародною. Неабияке значення Асоціація приділяє освітньому напрямку у сфері КД. При Асоціації функціонує Інститут дипломованих керуючих документацією. Курс навчання передбачає опанування теорії та практики таких дисциплін: 1) принципи керування  документаційними процесами та програма її впровадження; 2) створення документів (у першу чергу - електронних) і контролювання їх обігу; 3) пошук документів та оперативне керування (системи й обладнання); 4) складання переліків документів на зберігання та знищення; 5) технічне забезпечення керування документаційними процесами. Її діяльність спрямована на розроблення стандартів та надання підтримки фахівцям у  сфері документознавства й інформаційного менеджменту. Діяльність асоціації  дуже різноманітна і включає організацію  навчальних курсів, семінарів, тренінгів, спеціалізованих студій, видання фахової літератури. Свою місію  Асоціація вбачає в тому, щоб дати можливість фахівцям з керування  документаційними процесами розвивати  і застосовувати свої навички  і досвід для посилення цінності службових документів як корпоративного ресурсу так і свідчення ділової  діяльності. Організаційну структуру  Асоціації становлять відділення у  всіх штатах Австралії та у Новій  Зеландії. Членство в Асоціації є  запорукою фахового визнання для  тих, хто працює у цій сфері. Членські внески поділяються на індивідуальні  та корпоративні. Індивідуальний членський  внесок становить 220 австралійських доларів  на рік. Для студентів перший рік  є безплатним, а наступні роки-25 австралійських доларів; для тих, хто не працює, - 75 австралійських доларів. Корпоративний  членський внесок становить від 400 до 1650 австралійських доларів для  різних категорій. Прийом нових  членів до Асоціації не є формальністю. Претендент повинен мати певний рівень освіти, досвід роботи та продемонструвати знання теорії  і практики керування документаційними процесами на прикладі конкретних напрямів діловодства.  Пропонуються  такі напрями: - законодавство; - стандарти; - аудит відповідності; - архівознавство; - етика діловодства; - теоретичні засади  діловодства; - класифікація; - метадані; - документаційні  системи; - створення документів  та їх доручення до документацій  них систем; - зберігання і  опрацювання документів; - життєво важливі  для організації документи; - план безперервної  ділової діяльності; - доступ до  документів; - експертиза цінності, передавання документів до архіву  та вилучення їх для знищення. Для того щоб стати  членом Асоціації першого рівня (Associate), потрібно мати не менше 3-х років досвіду роботи за фахом та продемонструвати знання п’яти напрямків діловодства. Вимоги до наступного рівня (Member) – не менше п’яти років членства в Асоціації, досвід роботи на посаді менеджера, знання шести напрямів діловодства та застосування ще трьох додаткових, надання відомостей про видатний внесок у сферу документознавства та інформаційного менеджменту та участь у роботі Асоціації. До найвищого  рівня (Fellow) приймають членів Асоціації із семирічним стажем, які продемонстрували знання дев’яти напрямів діловодства і застосування додаткових п’яти, надали підтвердження про видатний внесок у сферу діловодства. Брали участь у програмі безперервного професійного розвитку. Асоціація керування  документаційними процесами Австралайзії вважає, що її професійні члени мають  відповідати сучасним вимогам динамічної сфери інформаційного менеджменту. Це виходить за межі початкової кваліфікації і потребує включення у систему  безперервного  професійного розвитку. Асоціація дає таке визначення безперервного  професійного розвитку: «Систематичне  дотримання, вдосконалення та розширення знань і навичок, розвиток особистих  якостей, необхідних для кваліфікаційного виконання  фахових і технічних  обов’язків впродовж професійної робочої  діяльності». Для своїх професійних  членів асоціація встановила програму безперевного професійного розвитку, яка складається з таких положень: - підтримання  рівня фахової кваліфікації; - оновлення існуючих  знань і навичок; - здобуття нових  або додаткових знань і навичок. Схема безперервного  професійного розвитку діє впродовж трьох років і називається  триніум. На цей період розробляється  план, що встановлює ті результати, яких  фахівець прагне досягти у визначений термін. Наприкінці триніуму тим, хто  досяг необхідного рівня, видаються  сертифікати професійного членства. Асоціація вимагає від усіх своїх  членів пройти навчання за цією схемою, адже безперервний професійний розвиток – ознака професіоналізму. Асоціація керуючих документацією та адміністраторів  є організатором одних із найавторитетніших  тематичних міжнародних, регіональних конференцій, активним розробником  стандартів, зокрема на форми документів, технологічні операції документообігу тощо, засновником / співзасновником  таких періодичних, серійних видань, як щоквартальник "Records management Quarterly", "Оffice", "Тhе Rесоrd”. Не менш популярними серед фахівців керування документаційними процесами є споріднені тематично до них часописи "Information and Records management ", "Аmeriсаn Archivist", більшість публікацій яких присвячена правовим, нормативно-правовим, технологічним проблемам роботи з документацією, соціальним аспектам її організації, освітнім програмам у галузі керування документаційними процесами.  Останнім часом  спостерігається стрімке поширення  керування документаційними процесами  як навчальної дисципліни в  системі університетської освіти, що забезпечує опанування знаннями  на вищому загальному, теоретичному  рівні, вільне вибудовування освітніх  модифікацій на середньому спеціалізованому  рівні та в рамках післядипломного  професійного підвищення кваліфікації. Усвідомлення  необхідності поліпшення керування  документаційними процесами знаходить відображення в діяльності не лише державних, самоврядних установ, але й різних наукових товариств, спілок, організацій. У 2004 р. асамблея Міжнародної ради архівів визначила освіту та постійне професійне навчання архівістів і фахівців у сфері керування документаційними пооцесами пріоритетним завданням. Комітет професійної підготовки МРА зініціював розроблення про грам співробітництва в освітній галузі КД із DLM EEIG (Dokument Lifecycle Management Eropean Economic Interest Group), АРМА International, відомими архівними школами та ін. установами, організаціями, націленими, у першу чергу, на опанування новітніх, інформаційних технологій. Законодавство Канади та США з керування документаційними процесами. Основні засади та цілі керування документаційними процесами  встановлені у законодавчих положеннях. Законодавство Канади та США стосовно службових документів зосереджується переважно на питаннях доступу та забезпечення конфіденційності інформації про приватне життя. Базовими є акти про свободу інформації та захист інформації приватного характеру.  Ще одну групу  законів становлять акти, що безпосередньо  регламентують роботу зі службовими документами. Відповідальність за збереженість урядових документів покладається на уповноважену архівну установу загальнодержавного рівня-національний архів. У США  контроль за керуванням документаційними процесами федеральних установ  регламентує Акт про федеральні документи (1950); у Канаді – Акт  про бібліотеку та архів Канади (2004), який замінив Акт про Національний архів (1985). На місцевому рівні роботу зі службовими документами у США  регулюють відповідні закони штатів, у Канаді-закони провінцій, а вповноваженими архівними установами є місцеві  архіви. Канадським законодавством установлено, що система керуваня документаційними процесами федерального уряду діє  в інтересах того, щоб інформація була доступною для забезпечення прийняття рішень в урядовому  апараті та для широкої громадськості  згідно із законами про доступ до інформації та про захист інтересів громадян при застосуванні інформаційних  систем. Крім того, документи мають  бути захищені від несанкціонованого  доступу, розголошення. Знищення або  втрати, а документи, що мають постійну цінність, необхідно передавати до Національного архіву (акти про доступ до інформації, про свідчення, про  авторське право, про кримінальні  службові документи, про готовність до надзвичайних ситуацій, про бібліотеку та архів Канади, про офіційні мови, про офіційні таємниці, про захист особистої інформації та електронні документи, про захист інформації приватного характеру, про статистику). Казначейство  Канади, згідно з актом про фінансове  управління, регулярно видає «Політику  керування державними інформаційними ресурсами». Крім того, публікує подібні  політики з різних напрямів, які  також стосуються тих чи інших  аспектів керування документаційними процесами, а саме:доступ до інформації, захист даних та приватної таємниці, використання офіційних мов в  електронних мережах, керування  інформаційною технологією, комунікації, експертизи цінності. Крім Акта про  федеральні документи та Акта про  свободу інформації, організацію  роботи зі службовими документами в  США регламентують закони про  електронний уряд, про доступ до секретної інформації, про адміністративну  процедуру, про авторське право, про поширення інформації за кордоном, про економію в уряді, про реформу  керування інформаційною технологією  тощо. Відповідні закони діють на місцевому  рівні. На середину 1960-х років у США склалася така практика практика розмежування повноважень у керуванні документаційними процесами: 1. На федеральному  рівні загальне керівництво, контроль  і координацію роботи зі службовими  документами у федеральних установах  здійснює Національний архів  США. 2. На місцевому  рівні робота зі службовими  документами відрізняється відповідно  до статусу уповноваженого органу. Але обов’язковим є застосування  принципів керування документаційними  процесами. Ідеться не лише  про переліки зі строками зберігання  документів та передавання їх  на архівне зберігання або  вилучення для знищення, а й  усі вимоги до діловодства  в установі , що дають змогу  здійснювати контроль за інформаційними  потоками та адміністративними  діями. 3. У приватному  секторі консультації та дослідження  з питань організації керування  документаційними процесами проводять  різноманітні приватні компанії.  Власне керування  документаційними процесами в США  базується на таких засадах: а) концепція «життєвого циклу» службового документа; б) постійно діючі програми; в) адміністративне  управління, контроль менеджерів за організацією роботи зі службовими документами; г) спеціалізація  фахівців. Подібну систему  організації роботи з службовими документами запроваджено в Канаді. Відповідно до «Ордера про держані  документи»(1966) відділ керування документаційними процесами Національного архіву Канади має повноваження надавати послуги  у цій сфері урядовим установам  та відомствам в Оттаві та інших  великих містах. Ці послуги включають: зберігання документів у центрах документації; консультації та допомогу у складанні переліків документів, переданні їх до архіву або вилученні для знищення; навчальні курси; видання стандартів та настанов з керування документаційними процесами; перевірки, аудит та допомогу з усіх напрямів керування документаційними процесами. Із середини 60-х  років розпочався новий етап розвитку, пов'язаний із впровадженням електронно-обчислювальної техніки. Рішенням Конституційного  суду США документи на нових носіях стали прийматися в суді як доказ. У діяльності менеджерів з документації з’явилися два нові напрями: визначення системи документування для матеріалів електронно-обчислювальних машин, які  підлягають передаванню до архіву, та проведення програми досліджень у  сфері методології і практики роботи з цими документами з використанням  сучасних технічних досягнень. На початку 70-х  років національні архіви США  та Канади запровадили спеціальні програми для «машиночитаних» документів. У 1979 році така робота почалася на рівні  штатів. Необхідно було дослідити  стандартизовані методи визначення нових видів документів, їх систематизацію, умови та строки зберігання службових  документів для всіх урядових установ, що потребували уніфікації навчання працівників архівної служби, від  яких вимагалося бути й архівістами, і спеціалістами в галузі нових  технологій. Фахівці Канади і США приділяють значну увагу методичному забезпеченню електронного діловодства, зокрема  особливостям організації роботи з  такими видами службових документів, як електронна пошта, документи на веб-сайтах установ; застосуванню електронного підпису; розв’язанню проблеми забезпечення тривалого зберігання електронних  документів. Серед методичних посібників, розроблених фахівцями США, варто  назвати: «Посібник з організації  діловодства в установах» (1995). 2 Посібник з організації передавання документів до архіву або вилучення для знищення» (2000). «Настанови з керування електронною  документацією на веб-сайтах федеральних  та місцевих установ», «Посібник для  установ, що застосовують технологію електронного підпису». У Канаді побачили світ такі видання: «організація роботи з документами  електронної пошти», «Настанови з  інформаційних стандартів та форматів», «Настанови з переміщення текстуальних архівних документів до бібліотеки та архіву», «Посібник зі встановлення строків зберігання службових документів», «Політика і процедури керування  документаційними процесами»(Британська Колумбія). З 1999 року на базі Школи бібліотекознавства, архівознавства та інформатики Університету Британської Колумбії діє міжнародна програма дослідження постійної  автентичності документів в електронних  системах, метою якої є формулювання принципів та критеріїв для розроблення міжнародної, національних і організаційних політик, стратегії та стандартів для тривалого зберігання автентичних електронних документів. Перший етап дослідження стосувався забезпечення збереженості автентичності документів, які створені та зберігаються у базах даних і документацій них системах у процесі управлінської діяльності. Наступний етап, що розпочався у 2002 році. Поряд з проблемами автентичності  порушує питання достовірності  та точності з огляду на перспективи всього життєвого циклу документів – від створення до постійного зберігання. Це стосується насамперед документів, що продукуються  в складному цифровому середовищі в процесі діяльності електронного уряду. А також мистецької і наукової діяльності. Серед інших дослідницьких проектів слід назвати «Функціональні вимоги до свідчення у діловодстві (Пітсбурзький університет). Традиційне керування  документаційними процесами замінюється управлінням інформаційними ресурсами, що об’єднує всі носії інформації, а стійка тенденція до уніфікації та стандартизації документних форм – уніфікацією інформаційних параметрів, елементів даних, позначень. В умовах постійного розвитку інформаційних технологій цей напрям уніфікації та стандартизації став найперспективнішим та найбільш практично ефективним. На початку 90-х років  інтенсивна інформацітизація суспільства, розвиток мережі Інтернет, поява нових  носіїв інформації  створили передумови для якісно нового характеру продукування і розповсюдження даних та викликали  необхідність, розроблення нових  підходів до керування документаційними процесами. З урахуванням нових  технологій було внесено зміни до законодавчих актів, що регулюють різні  аспекти створення інформації, керування  нею, використання та забезпечення збереженості, насамперед інформації про захист даних та інформації приватного характеру. Відсутність централізованої  системи архівної справи та керування  документаційними процесами у Канаді та США зумовлює визначальну роль фахових організацій цієї сфери для координації зусиль спеціалістів державних архівів різних рівнів та представників недержавного сектору в розробленні та впровадженні методики керування документаційними процесами. Найвпливовіші організації-Товариство американських архівістів, інститут керування документаційними процесами. Асоціація менеджерів та адміністраторів у сфері керуування документацією (ARMA). Впливова міжнародна організація  фахівців з інформаційного менеджменту  ARMA об’єднує понад 10 тис. спеціалістів у США, Канаді та ще 30 країнах світу. Членами цієї організації є менеджери з документації та інформації , архівісти, корпоративні бібліотекарі, правознавці, консультанти й викладачі. Її місія – надавати можливості для навчання, дослідження та формування зацікавленого мережевого співтовариства використання набутих навичок і досвіду для підвищенн цінності службових документів та інформації як корпоративного ресурсу установи.. на національному і міжнародному рівнях основною діяльністю ARMA є розроблення стандартів.  У Канаді та США організація  керування документаційними процесами  в установі відбувається на засадах  загального та інформаційного менеджменту  із застосуванням формальних управлінських  моделей.