Средства внутриорганизационных коммуникаций

В любой организации даже самой небольшой могут использоваться следующие средства – устные коммуникации и заметки – записки. В более крупных организации также используются: внутренние газеты -листки новостей, публикации для менеджеров(или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет и интранет, встречи с руководством, слухи. Каждая конкретная компания может использовать свой набор средств внутриорганизационных коммуникаций, которые оптимален для нее и зависит от сферы деятельности, типа и спектра персонала, расположения рабочих мест.

Рассмотрим формальные коммуникации (также их можно назвать официальными или вертикальными) и включают в себя следующие

1. Печатные материалы:

• Фирменная листовка - несет сверхоперативную информацию и адресуется конкретной аудитории.

• Внутренняя газета – листок новостей, фирменный журнал для персонала – доведение политики, планов, намерений администрации, аналитические материалы, оперативная информация, касающаяся достижений, повышения квалификации работников, взаимодействия руководителей и подчиненных, конфликтные ситуации и их преодоление экспертиза управленческих решений и т. п. Выпуск газеты листка должен выходить регулярно (1-4 раза в месяц). . ПР сотрудник в этой работе обычно решает следующие вопросы:

1. Целевая аудитория;

2. тип посещаемых статей;

3. Размер бюджета издания;

4. Формат;

5. Периодичность выпуска;

6. Процесс одобрения и утверждения листка;

7. Тираж;

8. Способ распространения.

Листки могут быть тематическими («новости рынка», «новые проекты», «персонал»), может окрашиваться в свой цвет. Они могут распространяться по подписке, также по принципу «прочитал –передай другому» или адресно руководителям подразделений. Кроме того, могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа. Листок новостей должен выходить регулярно, в установленные сроки и в заданном объеме. Важно также, чтобы он обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позицию руководства фирмы, но и мнения других сотрудников.

Информационный бюллетень - официальное сообщение о событиях, персональных изменениях, делах имеющих общефирменное значение, выполнении планов.

2. Аудиовизуальные средства – радио, TV, видео – ролики и т.п. –с их помощью решается задача не только информирования, но и создается благоприятный эмоциональный фон отношений, позитивная социально-психологическая настроенность.

3. Доска объявлений (текущие новости) – соединяют потоки официальной и неофициальной внутрикорпоративной информации. Необходимо выделить, по меньшей мере, одного человека, который должен следить за тем, чтобы устаревший материал вовремя изменялся. Если она является главным средством распространения информации, то должна быть минимум одна доска на каждый отдел. Остальные доски объявлений могут быть установлены в местах скопления или на пути интенсивных потоков работников фирмы (проходная, столовая и т. п.).

4. Рассылка информации по электронной почте – наиболее быстрый и эффективный способ информирования сотрудников корпорации о ситуации в кампании. Отличается экономией ресурсов и финансовых средств.

5. Интернет и интранет – электронная система, которая представляется собой виртуальный офис компании, с размещением главных отделов и структур, электронную версию доски объявлений. Используется в крупных компаниях, также является эффективным средством информирования. Примером может стать один из крупнейших операторов связи «Би-лайн», который активно использует эту внутрикоммуникационную систему. Как глобальное средство коммуникаций Интернет особенно актуален для территориально удаленных организаций.

6. «Горячий телефон» - прямое взаимодействие руководителей и подчиненных, дающее возможность быстрого прохождения сигналов «обратной связи» (критических замечаний, предложений). Он также демонстрирует связь «открытости» работы руководства с доверием работников.

К каналам неформальной коммуникации можно отнести:

• Межличностное общение – неформальные встречи, ответы на вопросы, на записки, приемы совещания;

• Корпоративные слухи – один из видов устной актуальной информации в информационном пространстве фирмы. Они выступают в форме суждений, оценок прогнозов, для которых характерно наибольшее соответствие ожиданий людей, порождаемых как надеждами, так и страхами перед будущим.

Интернет – технология (веб – сайт компании, работа через электронную почту)

Интернет (Internet) – это глобальная компьютерная информационная сеть, - сеть, объединяющая множество сетей. Это гигантская сеть компьютеров, размещенных по всему миру и коммуникатирующих друг с другом. Интернет создает новое глобальное информационное пространство, киберпространство –Cyberspace. Интернет предоставляет обширные возможности для общения, передачи информации, покупки и продажи, заявлении компании о себе.

Интернет была создана американским правительством и военными исследовательскими организациями на случай коммуникаций при войне. Затем к ней начали присоединяться ученные, университеты, бизнес. Устроена она так, что уничтожение одной части не останавливает работы сети. Интересно также, что сейчас ни одно государство и ни одна организация не обладает полномочиями управления Интернет и не содержит ее. В какой-то степени она управляется на общественных началах добровольцами и общественными организациями, предлагающими нормы поведения и параметры работы в этой глобальной информационно супермагистрали.

Возможности Интернет для распространения массовой информации в России оценили достаточно давно. Еще во время путча в1991 году в условиях блокады традиционных СМИ сводки о событиях в Москве передавались на Запад по сетям «Релкола».

Российская сеть (Рунет) уже прошла стадию становления и продолжает динамично развиваться. Мы абсолютно уступаем западу по цифрам, однако обгоняем его по темпам роста. Но на этом пути существуют значительные трудности:

• недоступность Интернета широким слоям населения;

• низкая покупательная способность населения;

• технологическое отставание;

• неразвитость платежных систем;

• отсутствия культуры приобретения товаров через каталог, что является основой интернет – торговли и т.д.

Интернет имеет большое значение в налаживании взаимовыгодных связей между компанией и общественностью, в основе которых лежит возможность компании и потребителя влиять друг на друга. Именно поэтому Интернет следует рассматривать как эффективный инструмент деятельности PR – политики компании.

На сегодняшний день уже является нормой создание интернет – представительств. Дело в том, что, заявляя о себе или своем новом продукте, услуге, компании необходимо создать его максимальное информационное присутствие на рынке. И веб – сайт зачастую становится первоисточником информации, тем ресурсом, который дает самое первое представление о компании или ее продукте. Таким образом, Интернет – сайт будет способствовать установлению и поддержанию взаимовыгодных отношений между компанией и общественностью.

Инетрнет – сайт может решать множество задач:

• Привлечение внимания широкой общественности и целевых групп (клиентов и партнеров);

• Формирование благоприятного имиджа;

• Открытие нового канала продаж через Интернет;

• Поддержка (техническая, сервисная, информационная) клиентов и партнеров

• Анализ поведения потребителей (процесс и факторы решения о покупке; демографический и психографический профиль потребителей, мнения о компании, продукте или услугах, мотивация покупок, проблемы использования продукта, маршрут навигации по сайту);

• Оптимизация помощью Интернет бизнес –процессов внутри компании.

ПР – специалист и маркетолог должны рассматривать сайт как набор информационных блоков и инструментов для взаимодействия с целевыми сегментами аудитории. Каждый сайт имеет характеристики, значимые с позиции ПР. Это структура, содержание информации и форма ее представления, а также методы работы с аудиторией.

Сегодня трудно представить себе организацию, не имеющую своей странички в Интернете. Но не всегда ее содержанию и удобству пользования придается большое значение. Поэтому создать удачный сайт можно, только ответив на следующие стратегические вопросы:

• Какова цель создания сайта?

Расширить бизнес? Продавать больше товаров? Заработать больше денег? Найти поддержку своей позиции? Повлиять на общественное мнение? Представить нашу компанию? Нельзя начинать работу без ответа на базовые вопросы «что?» и «как?». Цель должна быть ясна.

• Какое будет содержание?

Наиболее часто встречающиеся разделы: