Вопрос 4. Структура экрана.
Среди современных реляционных систем наиболее популярной СУБД является MS Access для Windows.
MS Access – это система управления реляционными базами данных, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной сети. На первый взгляд интерфейс системы представляется сложным и необозримым. Поэтому очень важно последовательно уяснить себе основные возможности, которые предоставляет СУБД, и общую логику интерфейса.
О
кно
MS Access представляет собой стандартный
вид приложения Windows (рис. 5):
Рис. 5. Окно приложения MS Access
Строка заголовка с кнопками управления;
Горизонтальное меню;
Пиктографическое меню;
Окно управления базой данных (может быть соединено с окном приложения) включает:
строку заголовка с именем БД и кнопками управления;
вкладки с названием объектов БД и кнопками-командами по управлению объектами MS Access (Открыть, Создать, Конструктор).
Средствами MS Access проводятся следующие операции:
проектирование базовых объектов – двумерных таблиц с разным типом данных;
установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей;
ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры;
создание, модификация и использование производных объектов (форм, запросов, отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются операции: оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных; соединение данных из различных таблиц, отбор данных, группировка и вычисления, составление печатных отчетов.
Вопрос 5. Принципиальная схема работы.
Открытие окна приложения происходит стандартным образом. ПУСК/Программы/MS Access (либо ярлык на «Рабочем столе»).
Объектом обработки является файл базы данных, имеющий расширение MDB и произвольное имя (согласно правилам ОС).
После загрузки MS Access ожидает одного из следующих вариантов действий:
создание новой базы данных.;
открытие существующей базы данных.
Создание БД. После выбора команды Создать меню Файл на экране появляется стандартное окно диалога, где необходимо указать имя файла базы данных и папку, в которой он будет сохранен. После этого появляется окно управления базой данных. В этом окне и проводятся операции по созданию БД.
Открытие БД. После выбора команды Открыть меню Файл на экране появляется окно диалога, где необходимо выбрать требуемый файл БД. Затем в окне приложения раскрывается окно управления БД, которое обеспечивает доступ к необходимым объектам открытой БД. Данное окно порождает множество дочерних окон, в которых выполняются действия по работе с объектами базы данных. Информация в каждом окне сохраняется автономно по команде Сохранить меню Файл.
Следует четко различать две группы операций в MS Access:
создание, открытие, закрытие файла БД;
действия над объектами MS Access.
Вопрос 6. Объекты (базовые и производные).
MS Access работает со следующими объектами:
таблицы
запросы
формы
отчеты
макросы
модули.
Каждый из указанных объектов имеет свое окно для работы с данными. Переход из одного окна в другое осуществляется с помощью соответствующих вкладок в окне управления БД.
По степени значимости данные объекты подразделяются на основные и производные.
Основным объектом является таблица. Все остальные объекты являются производными, так как строятся на основе готовых таблиц.
Каждый объект имеет имя, состоящее не более чем из 64 произвольных символов, кроме точки и некоторых служебных знаков. Имя объекта может быть набрано русскими буквами и с пробелами. Присваивается имя, исходя из информации, содержащейся в объекте.
Таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде строк (записей) и столбцов (полей). Таблица хранит сведения по одному конкретному вопросу.
Запрос – объект, предназначенный для получения необходимых сведений из одной или нескольких таблиц. Существует несколько типов запросов: запрос-выборка, перекрестный запрос, запрос на добавление записей, на изменение. Самым простым является запрос-выборка.
По структуре запрос-выборка представляет собой произвольную таблицу, которая содержит те же элементы, что и основная таблица. При создании запроса-выборки необходимо выполнять следующие требования:
Указать, какие поля и из какой таблицы будут включены в запрос.
Описать вычисляемые поля, т. е. те поля, которые будут содержать результат вычислений данных из имеющихся полей (например, средний балл успеваемости студента по результатам сдачи экзаменов).
Описать все выполняемые над записями таблиц групповые операции. Под групповыми операциями понимается объединение записей (строк) по одному полю (столбцу) с одинаковым значением (например, объединить в группу всех студентов, получивших на экзамене по истории оценку “5”, и подсчитать их средний балл по остальным предметам).
Указать условие отбора. Под условием отбора понимается логическое выражение, позволяющее отбирать только те записи (строки), которые удовлетворяют поставленному в выражении условию (например, вывести список студентов, которые не ликвидировали задолженности до 1 июня).
Форма – объект, который предназначен для ввода/просмотра данных в удобном для пользователя виде. Форма может содержать элементы управления.
Отчет – объект, предназначенный для печати данных. Отчет позволяет
представлять данные в удобной форме;
группировать записи, проводить вычисления (итоговое, среднее значение, проценты);
включать графические объекты, например графики и диаграммы.