Классификация учетных регистров по способам графления

Графление регистров
параллельное	последовательное	смешанное
Записи, относящиеся к дебету и кредиту, располагаются на одном уровне	Сначала располагаются все дебетовые записи, итог дебетовых оборотов, а затем кредитовые записи и итог оборотов по ним	Не выделяются колонки для дебета и кредита
Лицевые счета, Журнал – Главная, Ж/о	Односторонние балансы	Журналы, в которых помещаются формулы проводок, содержащие название счетов по дебету и кредиту

Виды записей, применяемые в бухгалтерском учете

В документы производятся записи следующих видов:

• хронологическая;

• систематическая;

• синхронистическая.

Хронологическая запись – предусматривает отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. С этой целью разработаны специальные бланки, формы журналов регистрации хозяйственных операций.

Систематическая запись – предусматривает регистрацию тех же хозяйственных операций, но согласно их содержанию на счетах бухгалтерского учета посредством двойной записи, т.е. сумма каждой операции записывается по дебету одного и кредиту другого счета.

Синхронистическая – сочетание в одном учетном регистре хронологической и систематической записи.

Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.

Записи по смыслу должны быть точными и ясными, отражающими операции в таком соответствии с действительностью и не допускающими различного их понимания и толкования.

В зависимости от вида и назначения, учетного регистра используется и разная техника его заполнения: линейная (позиционная) и шахматная запись.

При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета.

В этих регистрах, как правило, аналитический учет совмещается с синтетическим.

Шахматная запись производится таким образом, что в один рабочий прием делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, записанная один раз в одну графу, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов.

Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установленной взаимосвязью между ними. Подсчет записей можно производить только при том условии, если все документы данного отчетного периода отражены в соответствующих регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних учетных регистров в другие.

Суммы итого подсчитываются по каждой графе. При этом запись ведется постраничными или нарастающими итогами.

Рис. Порядок записи в учетные регистры.

Применяются следующие приемы и способы проверки правильности счетных записей:

• в регистрах шахматной формы общий итог граф по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки (графы) по вертикали;

• взаимосверка итоговых сумм одних взаимосвязанных журналов-ордеров и ведомостей с другими;

• взаимосверка данных синтетического и аналитического учета (через оборотные и сальдовые ведомости).

При подсчете итогов и сверке записей в учетных регистрах иногда выявляются ошибки.

Рис. Типы ошибок, возникающих при заполнении учетных регистров.

Для их нахождения применяют выборочный или сплошной способ проверки.

Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления отчетности. В зависимости от характера ошибок и времени их обнаружения применяют следующие способы их исправления.

Если ошибка в учетном регистре обнаружена до проставления в нем итогов, то исправление ее производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных. Такой способ исправления называется корректурным.

После подсчета итогов в учетных регистрах и переноса их в Главную книгу никакие исправления в них не делаются.

Все поправки в таких случаях оформляются специальными записями.

При этом исправительные записи бывают двух видов:

• дополнительные (обычными чернилами);

• сторнировочные (красными чернилами).

Дополнительные записи производятся в случаях, когда обнаружится, что операция вообще была не отражена в учетных регистрах или же записана в сумме меньше той, которую следовало указать.

Сущность метода "красное сторно" заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнируется, т.е. снимается, и вместо нее делается правильная обычная запись.

Для исправления ошибки этим методом производятся одновременно две записи:

• одна "красным" с той же неправильной корреспонденцией счетов, которая была в ошибочном прежде записи;

• другая – обычными чернилами с правильной корреспонденцией счетов.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся операция и т.д.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей вычитаются, как отрицательные числа, из обычных записей.

После того, как составлен баланс и другие отчетные формы, никакие исправления ни в учетных регистрах, ни в Главной книге за данный отчетный период не допускаются.

Все уточнения и исправления в истекшем периоде отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются те же методы.

Способы исправления ошибок

Название способа	Сущность способа	Случаи применения способа
Корректурный	Неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывают правильный текст или сумму	Исправляют арифметические ошибки, ошибки, записи не в тот учетный регистр в момент их совершения до подсчета итога в регистре и до составления баланса
«Красное сторно»	Неправильная бухгалтерская запись аннулируется (снимается) путем исправительной записи, в которой корреспонденция счетов и сумма остаются такими же, что и в ошибочной, но запись делается красным цветом. При подсчетах суммы, записанные красным, вычитаются из итога. Если это необходимо, одновременно вносится правильная запись обычным цветом.	Исправляют корреспонденцию счетов, преувеличение суммы (сторнировочная запись делается на сумму преувеличения), используется не только для исправления ошибочных записей, но и в случаях уточнения оборотов по дебету и кредиту операционных счетов.
Дополнитель-ная запись	Делается дополнительная (недостающая) запись обычными чернилами	Если корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана в сумме меньшей, чем следовало. Вносится пропущенная ранее запись.