1.Теоретические основы управления жизненным циклом организации

1.1. Теоретические аспекты управления организацией: основные

Понятия и определения

Теория организации как прикладная дисциплина способствует пониманию организационных проблем, достоверно их диагностировать и действовать в оптимальном управленческом режиме, естественно, представляя собой образ мышления относительно организации, который вооружает менеджера способностью увидеть и проанализировать всю ширину организационных проблем. Теория организации формирует навыки понимания и осмысления сути всего происходящего на основе установленных стандартов проектирования организационного развития, а также – организацию поведения. Стандарты тщательно устанавливаются учеными-исследователями, изучаются и оцениваются (соизмеряются) ими, а затем становятся предметом гласности и доводятся до широкого сведения. При этом важны как сами факты, которые исследуются, так и, в первую очередь, общие закономерности и глубинные причины, определяющие функционирование организационных систем.¹

В теории организации под термином «организация» понимается социальная общность или структура, которая движется в направлении к определенной цели и которая характеризуется четко структурированной системой деятельности, имеющей явно выраженные границы, при этом являясь центральным объектом в управлении.²

В современном понимании, организация - это группа людей, деятельность которой сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Организация создается и формируется для достижения конечной цели, определяемой высшим руководителем и (или) группой высшего управленческого звена. Этой цели служит организационная структура и «дизайн» организации.¹

Высшее руководство несет принципиальную ответственность за постановку организационных целей и задач, стратегию и организационный дизайн, способствуя, адаптации организации к меняющейся окружающей среде. Менеджеры среднего звена решают те же задачи применительно к подразделениям (в рамках основных направлений развития, которые определяет высшее руководство).

Важнейшим процессом, связывающим все основные функции общественными и социально-экономическими системами, является разработка и принятие управленческих решений, поскольку именно принимаемые решения определяют не только эффективность процесса управления, но и возможность устойчивого развития управляемой системы и её выживаемости в прогрессивно изменяющемся мире.

Актуальность исследований неопределенности в задачах принятия решений обусловлена тем, что это дает возможность с единых позиций рассмотреть действия человека в сложных условиях с учетом не только параметров системы и внешней среды, но и его внутреннего состояния.

Принятие решений в условиях неопределенности является по существу выбором той или иной возможности из их многообразия, а сам процесс принятия решений неразрывно связан с превращением неопределенности в определенность.

Принятие решений, так же как и обмен информацией, является составная часть любой управленческой функции. Необходимость принятия решений возникает на всех этапах процесса управления, связана со всеми участками и аспектами управленческой деятельности и является её квинтэссенцией. С целью дальнейшего проведения исследования необходимо определиться с основным понятийным инструментарием, предлагаемым в научной литературе.

В процессе любой деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкивается с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов дальнейшего действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Таким образом, решение – это выбор альтернативы.

Слово «решение» («decision») в переводе с английского языка означает процесс и результат выбора способа и цели действий из ряда альтернатив в условиях неопределенности.¹ В словаре современного русского языка С.И. Ожегова истолкование слова «решение» означает «заключение, вывод из чего-нибудь».²

В современной отечественной литературе большинством авторов (В.Ж. Ерузинов, А.Г. Венделин, Н.Н. Нежданова и другие) предлагается следующее определение понятия: «решение - выбор из множества; имеющихся альтернатив; одного варианта действий, направленного на достижение поставленной цели».³

На практике каждому человеку ежедневно приходит необходимость в выборе вариантов последующего действия, при этом на собственном опыте развивая способности и приобретая навыки принятия решений.

Примерами могут служить выбор кандидата на государственный пост или руководящую должность из предлагаемого количества претендентов, выбор определенного товара из общего количества, представленного на рынке и так далее. Любому поступку индивида или действию коллектива предшествует принятое решение. Решения являются универсальной формой поведения, как отдельной личности, так и социальных групп. Эта универсальность объясняется сознательным и целенаправленным характером человеческой деятельности.

Однако, несмотря на универсальность решений, их принятие в процессе управления организацией или динамической системы (например, решение о бюджетном финансировании, об увеличении выпуска продукции, об изменении системы управления дорожным движением в городах и другие) существенно отличается от решений, принимаемых в частной жизни.¹

Отличия управленческих или организационных решений от прочих решений состоят в следующих особенностях:

- достижение цели. Субъект управления (индивид или группа) принимает решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации;

- последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной жизни и может повлиять на немногих близких ему людей. Руководитель или менеджер высокого ранга выбирает направление действий не только для себя, но и для организации в целом и её работников, и его решения могут существенно повлиять на жизнь многих людей, что может отразиться на социально–экономической ситуации целых регионов. Например, решение о замене льгот на денежную компенсацию при отсутствии соответствующей государственной финансовой поддержки вызвало волну протеста и недоверия к власти среди социальных слоев населения или решение о закрытии нерентабельного предприятия может повысить уровень безработицы в регионе;

- разделение труда. Если в частной жизни человек, принимая решение, как правило, сам его и выполняет, то в организации существует определённое разделение труда: одни работники (менеджеры организации) заняты решением возникающих проблем и принятием решений, а другие (исполнители) – реализацией уже принятых решений;

- профессионализм. В частной жизни каждый человек самостоятельно принимает решения в силу своего интеллекта и опыта. В управлении организацией принятие решений – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Безусловно, далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определёнными профессиональными знаниями и навыками наделяется полномочиями самостоятельно принимать определённые решения.

Анализ научных публикаций позволяет отметить существования различных направлений в разработке и реализации управленческих решений и многообразие представлений о месте решений в системе управления, которые формируют далеко неоднозначное понятие управленческого решения. Многообразие существующей терминологии подчеркивают, в частности, Р.А. Фатхутдинов, Ф.М. Русинов и другие авторы, считая при этом, что, термин «управленческое решение» используется в трех значениях, таких как: нахождение определенного варианта; действия, сам процесс деятельности и его конечный результат.

Другие авторы отмечают, что это определение должно отражаться с позиции разных дисциплин: математики, социологии, психологии, кибернетики. Это обусловлено тем, что, сложный характер современного процесса управления предъявляет высокие требования к руководителю (менеджеру), который одновременно должен быть и социологом, и психологом, и математиком, и философом.¹ Данное обстоятельство подтверждает широкую интерпретацию содержания; понятия «управленческое решение» в различных областях знаний.

Анализируя труды авторов, отражающих сущностное содержание управленческого решения, следует выделить следующие группы определений формирующих основу данного термина; такие как:

- выбор альтернативы;

- заключительный или предполагаемый результат управления;

- продукт управленческого труда руководителя (менеджера) в рамках его полномочий;

- управленческий акт, созданный или необходимый для решения проблем организации;

- управленческое решение как модель, или объект, разработка которого включает определенные процедуры и методы;

- управленческий объект, зависящий от лица принимающего решение, и конкретных условий.

Отечественные учёные (О.С. Виханский, М.М. Максимцев и другие) отмечают, что «управленческое решение - это выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации», при этом выделяют иерархию полномочий управляющего звена организации, принимающего решение.¹ Для данного подхода в понимании сущности управленческих решений характерен признак выбора альтернативы, что не в полной мере отражает современное определение понятия.

По мнению других авторов (Г.В. Атамчук, Т.А. Гайденко, Б.Г. Литвак), выбор альтернативы направлен на достижение поставленных целей организации, что справедливо: все управленческие решения в организациях изначально направлены на выполнение какой-либо ее цели. Управленческое решение рассматривается ими как концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии. При этом Г.В. Атаманчук управленческое решение представляет как сложное социально-интеллектуально-волевое образование, так как оно всегда выступает продуктом сознания, завершения и фиксации определенного мыслительного процесса (индивидуального или коллективного).²

Следует согласиться с мнением ряда исследователей (Н.Н. Нежданова, Ю.Г. Учитель) в том, что управленческое решение - это творческий акт, который решает проблемы организации и также направлены не только на решение уже назревшей проблемы, но и на предупреждение их возникновения.¹ Управленческое решение – это средство, акт осуществления управляющего воздействия, способ выражения управленческих решений, разработка которого включает определенные процедуры и методы, это результат анализа, прогнозирования, оптимизации экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели в системе менеджмента. По своей сути управленческое решение есть разработанный и принятый, формально зафиксированный проект социальных изменений, регулирования их в конкретных условиях. Качественная специфика управленческого решения заключается: в стабилизации социального объекта, - непосредственной регуляции связей между людьми, - в оказываемом воздействии на положение и роль человека в обществе, коллективе на всех уровнях социальной организации. Управленческое решение должно быть ориентировано на потребности и интересы человека, а потому определяет содержание и направленность его деятельности.²

Таким образом, отличительные особенности принятия решений в организациях позволяют сформулировать следующее определение управленческого решения - это концентрированное выражение процесса управления на заключительной стадии - это выбор альтернативы руководителем в рамках его должностных полномочий, направленный на достижение целей организации. Выбор выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управляемый объект и предопределяет действия, необходимые для проведения изменений его состояния.³

Существующая неопределенность в процессе принятия решений может создавать ряд ситуаций, при которых не исключается смешение понятий «решительность» и «принятие решений». На многих предприятиях управляющих оценивают и вознаграждают за то, насколько быстро и уверенно они принимают решения. Неопределенность в этом случае рассматривается как признак слабости. От менеджеров ожидается стремительность и решительность суждений и высоко оценивается их готовность осуществлять решения, не взирая на трудности. Теоретически это правильно, но на практике это не всегда лучший вариант действия.

В менеджменте понятие «решительность» рассматривается, как способность принять решение и превратить его в жизнь. А принятие решения – это способность осуществить анализ важнейшей информации и сделать оптимальный выбор. Важно правильно сочетать обе эти способности. Парализовать себя нескончаемым анализом так же нежелательно, как и принимать решения по капризу, спонтанно.

Решения должны отвечать определенным требованиям. Главные среди них - это обоснованность, чёткость формулировок, реальная осуществимость, своевременность, экономичность (определяемая по размерам затрат), эффективность (как степень достижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресурсов). Как правило, решения должны приниматься там, где возникает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на работу организации является его согласован­ность с ранее принятыми решениями, как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардинальное изме­нение всей политики развития).

Управленческий процесс можно представить как непрерывный круг событий; состоящий из постановки целей, планирования, принятия решений исполнения и контроля, где принятие решений — это типично управленческая задача. При этом, по мнению Т. Бойдела, управление выступает как нахождение решений посредством выявления и отбора альтернативу детерминирующих мер руководящего воздействия, осуществления этого воздействия на объект управлениями контроля за ходом исследования.¹

Принятие управленческих решений в системе управления обычно выполняет значение функции и инструмента управления, являясь комплексной многоэтапной моделью реализации целей и задач управления, открывая возможности контроля и управления организацией соответствующему звену управления.

Классификация управленческих решений осуществляется по различным основаниям. Главным из них является структура объекта управления, что определяет содержание деятельности управления, его организации, принимаемых им решений.²

В организациях принимается большое количество самых разнообразных решений по содержанию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам, воздействия, сроком принятия, информационной обес­печенности и так далее. Управленческие решения требуют раз­личного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам времени и ресурсам. Известно, например, что количество оперативных ре­шений, принимаемых в организациях, значительно (ино­гда многократно) превышает количество тактических и стратегических решений, однако по затрачиваемому вре­мени самыми ресурсоемкими являются стратегические решения. Распределение затрат времени на принятие опе­ративных, тактических и стратегических решений в орга­низациях крупного, среднего и малого размера также име­ет особенности: в малых предприятиях основная доля за­трат времени приходится на оперативные решения, но по мере роста предприятий существенно увеличивается вре­мя, затрачиваемое на выработку стратегии развития.

Управленческие решения классифицируются по следующим принципам:

- по времени управления или по временному охвату принятия решений (стратегические, тактические, оперативные);

- по степени участия специалистов или по структуре субъекта (индивидуальные, коллективные, коллегиальные);

- по содержанию управленческого процесса, направлению и специфике жизнедеятельности общности людей (социальные, экономические, организационные, технические).

К наиболее сложным и ответственным относят решения, которые называют технологическими или управленческо - технологическими.

Класс технологических решений в производственных организациях включает в себя определение цели, установление готовности к производству работ и определение их главного направления, распределения сил, средств и способа производства работ, постановку задач подразделениям.

Классификация решений на высоко- и слабоструктурированные позволяет более эффективно организовать процесс за счет разных подходов и действий, обеспечи­вающих движение к поставленным целям. Решения в высокой степени структурированные известны так же, как запрограммированные. Они являются результатом реализации определенной последовательности действий или шагов (подобных тем, которые предпринимаются при решении математического уравнения). При этом число альтернатив ограничено, и выбор делается в пре­делах направлений, заданных организацией, а также с учетом нормативов, стандартов, правил и так далее. Выде­ление класса запрограммированных решений позволяет разрабатывать стандартные процедуры и программиро­вать решения под ситуации, повторяющиеся с опреде­ленной регулярностью. Слабоструктурированные реше­ния (не запрограммированные) принимаются в ситуаци­ях, отличающихся новизной, внутренней неструктуриро­ванностью, неполнотой и недостоверностью информа­ции, многообразием и сложностью влияния различных факторов. Это не позволяет находить решения путём построения адекватных математических моделей, и основ­ную роль в поиске играет человек и его способность разрабатывать соответствующую процедуру, ведущую к решению задачи. Слабоструктурированными являются решения, связанные с определением целей и формулированием стратегии развития организации, с изменением её структуры, с прогнозами работы на новых рынках и тому подобное. Современные разработки в области исследования операций, развитие информаци­онной технологии и компьютеризация позволяют значи­тельно повысить долю программируемых решений, ко­торые, как уже было отмечено» характеризуются боль­шей точностью и в ряде случаев требуют меньших затрат времени и других ресурсов. Между двумя видами управленческих решений (запрограммирован­ными и незапрограммированными) находится множе­ство их комбинаций, и именно это множество является реальностью, в которой принимаются управленческие решения. Программируемость решений повышается по мере продвижения сверху вниз по вертикали управления.

В основе процесса принятия управленческих решений лежат четыре основных принципа, игнорирование которых (полное или частичное) может привести к ошибочным решениям и неудовлетворительным результатам.

Первый принцип – это принцип организационного соответствия, согласно которого форма организации должна быть приспособлена к бесперебойному осуществлению связей, что облегчает как процесс принятия решений, так и контроль их выполнения. Необходимо читывать факт перехода полномочия и ответственности от одного исполнителя к другому, поэтому только при возложении ответственности на менеджеров за результаты их решений можно подготовить лучшие руководящие кадры.

Содержание второго принципа содержит наличие чёткой формулировки политики, стратегии и целей для принятия решения общего характера, касающихся новых видов деятельности, выходящей за пределы сегодняшних потребностей.

Требования третьего принципа содержится в необходимости достаточного количества надежных данных об изменяющейся обстановке, необходимых для поддержания эффективных связей между менеджерами высшего уровня и более низкими уровнями функционирующих подразделений организации.

Четвертый принцип предусматривает гибкость, без которой могут остаться неиспользованными бесчисленные возможности, требующий постоянной потребности в квалифицированных менеджерах, определяющих оптимальные направления действий организации.

Управленческое решение может принимать ряд форм и представлять: стандартное решение, при принятии которого существует фиксированный набор альтернатив; бинарное решение (да или нет); многовариантное решение (имеется очень широкий спектр альтернатив); инновационное решение, когда требуется предпринять действия, но нет приемлемых альтернатив. Наиболее распространенный тип решений – это стандартное решение. Аналитические шаги, необходимые для его принятия, применимы также и для остальных типов решений, при этом опыт менеджера включается с первого шага и используется в ходе всего этого процесса.

Полная классификация (типология) управленческих решений, рассматриваемая в научной литературе, приведена в табл.1.1 приложения 1.

Таким образом, управленческое решение является сложной, многогранной категорией научного познания. Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений. Управленческое решение это поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий для достижения конечного результата постановки и выработки управленческих решений, охватывающих все сферы жизнедеятельности общества.