3.Інформаційні ресурси і технології та їх функціонування і взаємодія в ісм.

3.1 Структура та види інформації в економіці.

3.2 Класифікація інформації в економіці.

3.3 Основи технології опрацювання даних для одержання інформації у менеджменті.

3.4 Ресурси та засоби компютерної інформаційних технологій, що застосовуються в менеджменті, переваги „ нової” інформаційної технології.

3.5 Бази даних як ефективний засіб обробки даних.

3.6 Зростаюча роль НІТ в інформаційних системах. Інформаційні бази знань у менеджменті.

3.7 Організація інформації для ефективного використання її у менеджменті.

Структура інформації формується за її при­значенням в управлінні діяльністю організацій.

У минулому інформації придавалось частіше усього оперативне значення, сьогодні їй придаєтся ще і стратегічне значення. Останнім часом інформація розглядається як повноцінний ресурс всякої організації поряд із людськими ресурсами, капіталом, матеріалами. Стає усе більш важливим подавати споживачу інформацію в потрібне місце й у потрібний час у необхідному обсязі, належної якості і створювати систему постійного відновлення інформації. Як відповідь учених на задачу оптимізації форм, методів і засобів опрацювання інформації, виникає наука "інформатика". Аналіз інформаційних потреб і пошуки можливих рішень по їхньому задоволенню складають одну з задач інформатики. З позицій менеджменту інформатика повинна охоплювати планування, організацію, координацію і контроль, а також комунікації усередині з метою поліпшення її роботи.

Сукупність повідомлень про реальні економічні події, факти, не співвіднесену з мож­ливостями їх використання, залишаються лише да­ними. Економічні дані — відображення економічних явищ, не пов'язані з конкретним завданням управління і з певним споживачем. Економічні дані стають інформацією, якщо з їх допомогою спожи­вач розв'язує певне завдання управління. Іншими слова­ми, економічна інформація — це економічні дані, які ви­користовуються в управлінні. Для раціонального використання даних в управлінні їм необхідно надати певної структури. Прогресом у вирішенні інформаційних пробле­м управління є створення інформаційного банку даних на запам'ятовуючих пристроях, які забезпечують інформаційні потреби фінансово-господарської діяльності на різних рівнях управління. Створення структури інформації в банку даних потребує розв'язання що­ найменше трьох проблем методичного характеру. Пер­ша полягає в тому, щоб встановити інформаційні потреби, виявити, які із потенційно можливих інформаційних сукупностей дійсно необхідні для комплексного управління на макро- і мікро рівнях. Друга проблема полягає у визначенні об­сягу даних, їх призначення, терміну збереження і способів одержання для цілей управління. Третя проблема — це встановлен­ня взаємовідносин між елементами інформаційного бан­ку даних.Отже, та сама інформація може бути пов'язана із ба­гатьма масивами банку даних або з ба­гатьма різними методичними прийомами використання інформації у процесі управління.

Економічна інформація налічує багато різновидів, що виділяються на підставі відповідних класифікаційних схем. Вона може відбивати певні події, явища, процеси, що вже відбулися або мають відбутися. Для цілей управління її систематизують і групують у певні інформаційні сукупності кількісні зміни яких, визначаються но­менклатурою, що складаються із позицій. До номенкла­тури включають повний перелік попередньо згрупованих позицій за певною якісною однорідністю. Наприклад, номенклатура статей витрат на виробництво промисло­вої продукції (сировина, матеріали, заробітна плата виробничих працівників, загальновиробничі витрати та ін.), яка включає позиції за видами сировини і матеріалів, основ­ної і додаткової заробітної плати тощо. По кожній з них групують витрати на виробництво у кількісних і вартіс­них вимірниках. Ця інформація використовується при аналізі виконання кошторису витрат на виробництво продукції, виявленні непродуктивних витрат і роз­робці заходів щодо запобігання різним втратам. Анало­гічно використовується інформація щодо змісту і структури витрат обігу і торгівлі.

Для зручності групування інформації за кожною пози­цією номенклатури витрат закріплюють умовні цифрові позначення у вигляді коду (01 — "Витрати на залізничні, водні і повітряні перевезення", 11 — "Витрати на торго­вельну рекламу", 18 — "Витрати на тару та ін.). Номенклатура та її позиції являють собою певну систе­му економічних показників, які є об'єктами дослідження мікроекономіки.Сукупна економічна інформація складається з економічних показників. Економічний показник — це інформаційна одиниця з мінімальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-під­став, наприклад, показник "ціна товару" складається з однієї підстави — власне ціни — і кількох ознак — "найменування, зріст, розмір", "номенклатурний номер, "позначення одиниці товару тощо.

Якщо підприємство виконує зовнішньоекономічні опе­рації, то необхідно користуватися міжнародними стан­дартами кодифікації даних при проведенні досліджень. В практиці міжнародних організацій у про­цесі обміну інформацією та при вирішенні завдань між­народних економічних, науково-технічних, культурних, спортивних та інших зв'язків використовуються скорочення назв країн — блоки буквеної та цифрової ідентифікації країн.

Міжнародна організація з стандартизації (ІСО) розробила коди для кожної країни. Щодо України традиційно вживають такі блоки буквеної та цифрової ідентифікації:

двобуквений алфавітний код України — UA — реко­мендований Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО) для міжнародних обмінів, який дає змогу утворю­вати візуальну асоціацію із загальноприйнятою назвою України без будь-якого посилання на S географічне поло­ження або статус;

трибуквений алфавітний код України — UKR — вжи­вається в особливих випадках як більш доцільний;

цифровий порядковий код - 804 присвоєний Стати­стичним бюро Організації Об'єднаних Націй і викори­стовується для статистичних розрахунків. Ці три блоки ідентифікації України зафіксовані для використання Міжнародною організацією з стандарти­зації у стандарті ІСО 3166—88 "Коди для представлений названий стран".Організація Об'єднаних Націй у своїй роботі також користується цими трьома блоками ідентифікації України. Зважаючи на те, що ці блоки добре відомі у світі, а також з метою уніфікації скороченої назви нашої країни Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України) за погодженням із Міністерством закордонних справ України вважає за доцільне закріпити в законодавчому порядку вживання міністерствами, відомствами, підприємствами і устано­вами алфавітних кодів — UA та UKR і цифрового поряд­кового коду — 804.

Види економічних даних. Економічні дані це сукупність відомостей, фактів, які переважно кількісно відоб­ражають суспільно-економічні явища і процеси виробництва, розподілу, об­міну і споживання матеріальних благ та послуг. За видами це дані соціально-економічного прогнозування, первинного, оперативного й бухгалтерсь­кого обліку, статистичної звітності, економічного аналізу і фінансового планування, тощо, які чисельно характеризуть стан виробничо-господар­ської та фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартісних показників, які циркулюють у виробни­чій та невиробничій сферах, органах управління. За допо­могою економічних даних аналізують взаємозв'язки між ланками народного господарства.

Дані, які характеризують стан об'єк­ту управління на біжучий момент, називають оперативними, протягом планового періоду — поточними. Перші використовуються при дослідженні господарських про­цесів у момент їх проведення (кількість і якість продукції конкретної партії поставки та ін.), а другі — після завер­шення (після закінчення місяця, кварталу). Таким чином, оперативні дані використовують для поточного (оператив­ного) контролю і регулювання процесів господарської діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів, для вибіркових спостере­жень за окремими господарськими операціями, експери­ментальної перевірки норм витрачання сировини і мате­ріалів, хронометражних спостережень за роботою облад­нання тощо.

Первинна оперативна інформація про господарські процеси є дискретною, і потреба у ній виникає періодично. Не завж­ди її фіксують на матеріальних носіях з належним оформленням підписами осіб, які беруть участь у здійсненні господарської операції. Оперативну інформацію можна одержати за допомогою сенсорів і електричними сигналами передавати телефонними кана­лами, радіорелейними лініями,через супутниковий зв'язок органам управління.

Тому в процесі управління їх використо­вують у поєднанні з поточними даними, перевіряють їх достовір­ність, групують в інформаційні сукупності.

Поточна інформація узагальнює результати виробничої і фінансово-господарської діяльності підпри­ємства та його виробничих одиниць у системі бухгал­терського обліку за звітними періодами про­тягом календарного року (місяць, квартал), її відображу­ють у бухгалтерській і статистичній звітності і використо­вують для дослідження виконання планів, напруженості їх, дослідження факторів, яхі негативно впливають на результати діяльності підприємства і його підрозділів, а також для контролю використання матеріальних, трудо­вих і фінансових ресурсів, збереження власності.

Початкова інформація про стан і тенденції об'єкту управління називається первинною. В про­цесі обробки для цілей управління її пере­творюють на вторинну. Вона може бути також проміжною і результативною. Так, витрати конкретного виду матеріалів на виробництво, що відображають у кількіс­них і вартісних вимірниках у лімітно-забірній карті або вимозі на витрачання матеріалів (первинному документі), є первинною інформацією. Ці самі витрати, записані у регістри бухгалтерського обліку, є вторинною інфор­мацією, а згруповані у нагромаджу вальних відомостях (машинограмах) протягом місяця за окремими видами виробів — проміжною і, врешті, систематизовані за стат­тями калькуляції після закінчення кварталу разом з інши­ми витратами, що стосуються певого виробу, за якою об­числено його собівартість, — результативною.

Для аналізу основною є первинна інформація про господарські процеси і явища, оскільки її використову­ють для встановлення ефективності витрачання ресурсів і збереження цінностей на підприємстві. Тому до неї основна вимога — достовірність. Від достовірності її залежить якість проміжної і результативної інформації, відображеної в інформаційній системі. Є також інші ознаки класифікації економічної інфор­мації, яку досліджують за: насиченістю даних — недо­статня, достатня, зайва; корисністю використання — ко­рисна, некорисна; способом подання — директивна розпо­рядча, звітна; ознаками обробки — оброблена і необроб­лена (дані). Залежно від функцій економічну інформацію поділя­ють за напрямами використання в інформаційному забезпеченні управління діяльністю організацій, а також для аналізу і прогнозування. Інформацію, яку використовують для управління діяльності, яка містить у собі планові завдання, називають плановою, або нормативно-довідко­вою, а яка регламентує цю діяльність — директивною.

Різ­новидом нормативної є регулююча, договірна і довідкова інформація. Інформацію, яка характеризує господарські процеси, відображені в бухгалтерському обліку виробничої і фінан­сово-господарської діяльності підприємств, об'єднань, використовують як основне джерело даних при проведенні дослідження з мікроекономіки. її нази­вають обліково-економічною, а за змістом — фактографічною.

Якщо певні види економічної інформації (планову, дого­вірну та ін.) можна подати у вигляді схем, графіків, діаграм та іншими способами, то обліково-економічну — тільки у вигляді документа або його замінника — мате­ріального носія (документів — на магнітних носіях диски та ін.). Обліково-економічну інфор­мацію поділяють на внутрішню і зовнішню, вхідну і ви­хідну, оперативну і поточну. Інформація про досліджу­ваний об'єкт (підприємство), яка формується на самому об'єкті, називається внутрішньою а за її межа­ми — зовнішньою. Інформація, яка надходить на дослід­жуваний об'єкт, є вхідною, а від нього — вихідною.

Класифікація інформації в економіці.

За терміном використання або зберігання економіч­ну інформацію поділяють на умовно-постійну (постійну) і змінну. Інформація, яка використовується в управлінні без істотних змін протягом кількох звітних періодів (квартал, рік), називається умовно-постійною або постійною; протягом місяця і менше — змінною. Такий поділ особливо важливий при використанні ПЕОМ у процесі аналізу, оскільки дає змогу інтен­сифікувати працю фахівців завдяки зменшенню обся­гів інформації, яку готують вручну. Так, завдання державного замовлення є постійною інформацією на рік з розбиттям її за кварталами і місяцями, вводиться в ПЕОМ один раз і використовується для контролю вико­нання замовлення в цілому, за асортиментом та іншими показниками за звітний період, використовуючи при цьому змінну інформацію (виробництво продукції за день, декаду, місяць).

Економічну інформацію для цілей контролю за ходом виконання планів на підприємствах збирає багато пра­цівників, а корисність її іноді мінімальна. Причиною її знецінення є те, що добута інформація часто не вкладається в інтервал управління. Нова виробнича ситуація настає раніше, ніж приймаються коригуючі рішення щодо по­передньої ситуації. У зв'язку з відсутністю оперативної інформації, неможливо забезпечити надійне функціону­вання контролю на різних рівнях управління, а отже, приймати в цих випадках науково обгрунтовані рішення, тому для ефективного управліня потрібна інформаційна надлишковість. Розв'язання проблеми інформаційного забезпечення фінансово-господарської діяльності полягає у підвищенні оперативності інформації, яка використовується для уп­равління, за допомогою швидкодіючих ПЕОМ.

Відповідно до виконуваних функцій управління виді­ляють такі види інформації: прогнозна, планово-договірна, облікова, нормативна, розцінкова, довідкова, таблична.

Прогнозна інформація пов'язана з функцією прогнозу­вання, відображає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів із високим ступенем вірогід­ності. Планово-договірна інформація пов'язана з функцією планування й описує процеси, що мають від­бутися в заданому часовому періоді. Облікова інформація пов'язана з функціями опера­тивного, бухгалтерського, статистичного обліку і відби­ває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їхній фактичний стан. Нормативна інформація пов'язана з функцією підго­товки до діяльності. Вона регламентує межі витрат мате­ріальних та трудових ресурсів. Довідкова інформація призначена для деталізації гос­подарських процесів, їх якісного розшифрування і допов­нення різними відомостями. Таблична інформація містить коефіцієнтні величини або заздалегідь обчислені значення. Нормативна, розцінкова, довідкова, таблична інфор­мація є загально функціональною, призначена для прий­няття всіх управлінських рішень. Ця інформація ведеться сумісно й утворює в умовах автоматизованого оброблення інформації фонд нормативно-довідкової інформації.

Економічна інформація є не тільки інструментом, а й елементом управління. За технологічного підходу до уп­равління, коли воно подається як інформаційний процес, інформація є об'єктом збирання, передачі, збереження, оброблення. При цьому "сира" (необроблена) інформація є предметом праці в інформаційному процесі управління, а "готова" (оброблена) — продуктом праці.

За технологією оброблення та використання в управ­лінських рішеннях економічну інформацію поділяють на такі види:

Початкова — інформація, що надходить до об'єкта управління.

Внутрішня — інформація, що виникає в процесі виробничо-господарської діяльності об'єкта управління.

Зовнішня — інформація, що виникає за межами об'єк­та управління..

Змінна — інформація, що характеризується зміною своїх значень при кожному її фіксуванні (реєстрації), ві­дображає господарську діяльність і зміни, що в ній відбу­ваються. Використовується в одному циклі оброблення.

Умовно-стала — інформація, що зберігає свої значен­ня протягом тривалого періоду. Термін її застосування ве­ликий і використовується в багатьох циклах оброблення.

Необроблена — інформація, що не підлягає ніяким пе­ретворенням і в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну. Інша — оброблена. Вхідна — інформація, що вводиться для оброблення. Похідна — заново створена інформація. Проміжна — інформація, що знову надходить для чер­гового оброблення.

Вихідна — видається системою наприкінці оброблен­ня або після закінченні окремих її етапів. До її одержання задається мета функціонування інформаційної системи.

Вихідна інформація може бути для зовнішнього використання в системах уп­равління більш високого рангу або партнерів, а також для внутрішнього використання — це власне інформація для управління об'єктом.

Крім того, інформація може бути класифікована ще за рядом наступних ознак:

1. За призначенням (одноцільова зв'язана з рішенням однієї конкретної проблеми; багатоцільова використовується при рішенні декількох найрізноманітніших проблем);

2. За можливістю зберігання (інформація, що фіксується, може зберігатися практично нескінченно, не підлягаючи при цьому викривленню, чому свідчать написи і малюнки на склі; не інформація, що фіксується, використовується в момент отримання; вона також може зберігатися деякий час, але при цьому поступово викривляється і зникає);

3. За ступенем готовності для використання (первинна (початкова) інформація являє собою сукупність отриманих безпосередньо з джерела несистематизованих даних, що містять багато зайвого і непотрібного; проміжна інформація складається з відомостей, пройшовших через процес попередньої “очистки” і систематизації, що дозволить вирішити питання про конкретні напрямки і засоби їхнього подальшого застосування; кінцева інформація дасть можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення);

4. За повнотою інформація буває частковою або комплексною (остання дасть всебічні вичерпні відомості про об'єкт і можливість безпосередньо приймати будь-які рішення; перша на практиці може використовуватися тільки в сукупності з іншою інформацією);

5. За ступенем надійності інформацію можна поділити на достовірну і вірогідну (вірогідний характер може бути зумовлений принциповою неможливістю отримати від існуючого джерела надійні відомості, оскільки наявні засоби не дозволяють цього зробити; неминучими скривленнями при їхній передачі, особливо в умовах ієрархії управлінської структури; завідомим розповсюдженням початково неправдивих відомостей). Специфічною формою такого роду управлінської інформації є чутки. Вони являють собою продукт творчості колективу, що намагається пояснити складну, емоційно значущу для нього ситуацію за відсутності або недоліку офіційних відомостей. При цьому вхідна версія, кочуючи від одного члена колективу до іншого, доповнюється і корегується до тих пір, доки не сформується варіант, що в цілому влаштовує більшість. Вірогідність цього варіанту залежить не тільки від істинності вхідного, але і від потреб і очікувань аудиторії, а тому може коливатися в діапазоні від 0 до 80-90%. Оскільки люди в основному схильні вважати, що чутки виходять з джерел, що заслуговують довіри, керівництво фірм часто користується цією обставиною, розповсюджуючи з їхньою допомогою відомості, що по тим або іншим причинам не можуть бути підвергнуті офіційному розголосу. В той же час необхідно мати на увазі, що довірою до чуток користуються і учасники конфліктів, що бажають несумлінними засобами схилити навколишніх на свою сторону.

Інформація може бути також класифікована за обсягом, джерелом, засобом передачі і розповсюдження. Дослідження показують, що від 50 до 90% робочого часу сучасний менеджер витрачає на обмін інформацією, що відбувається в процесі нарад, зібрань, зустрічей, бесід, переговорів, прийому відвідувачів, складання і читання різноманітних документів і т. п. І це — життєва необхідність, оскільки інформація сьогодні перетворилася в найважливіший ресурс соціально-економічного, технічного, технологічного розвитку будь-якої фірми. В таких умовах володіння інформацією означає володіння реальною владою, тому особи, причетні до неї, часто прагнуть її приховувати, щоб згодом на ній спекулювати — адже нестача інформації дезорієнтує будь-яку господарську діяльність. Щоправда, точно так же її дезорієнтує і надлишок інформації, тому завжди необхідно вміти відділити потрібну інформацію від непотрібної, корисну від даремної.

Основи технології опрацювання даних- інформацiйна технологiя (IТ) Динамiчна взаємодiя машинних iнформацiйних систем разом iз телекомунiкацiями. Маючи на увазi iнформацiйнi системи менеджменту, кiнцевий користувач – керівник зосереджує увагу всього персоналу, який працює в галузi IС на тому, як система має функцiонувати при її використаннi зараз i в майбутньому.

Пiдхiд до органiзацiї як соцiально-технологiчних системи означає сприйняття її як динамiчної взаємодiї п'ятьох компонентiв: людей, завдань, технологiй, культури i структури. С точки зору такого пiдходу покращання роботи органiзацiї вимагає, щоб керiвники: (1) змiнювали один або бiльше з цих компонентiв, а також (2) враховували вiдносини мiж цими взаємозалежними компонентами. Згiдно з концепцiєю соцiально-технiчної системи, керiвники повиннi враховувати наступне: Люди. Керiвники, як i їхнi пiдлеглi, мають широкий дiапазон потреб в iнформацiї та рiзноманiтнi можливостi для ефективного використання iнформацiї. IС повиннi пiдстроюватись пiд потреби кожного кiнцевого користувача. Завдання. Для того, щоб уникнути використання IТ для того, щоб робити "тi ж старi речi, тiльки скорiше", IТ повиннi бути прилаштованi для забезпечення реорганiзацiї самих дiлових процесiв.

Технологiї. Пiдвищення складностi та досконалостi комп'ютерних iнформацiйних систем не повинно диктувати форму, яку набувають IС. Навпаки, керiвники повиннi забезпечити, щоб технологiя була адаптована до iнформацiйних потреб кiнцевого користувача згiдно з його преференцiями. Культура. Структура IС повинна враховувати i бути сумiсною iз взiрцями поняття соцiальної взаємодiї щодо органiзацiйної культури. Наприклад, IС, побудованi на iдеях взаємодiї в неформальнiй неавторитарнiй робочiй групi, не будуть добре функцiонувати в умовах забюрократизованої, формальної культури з сильною вертикаллю влади. Структура. В якостi складової загальної реорганiзацiї, може виникнути потреба в реорганiзацiї для пiдвищення ефективностi IС. Децентралiзованi органiзацiї з горизонтальною структурою краще використовують можливостi IС.

Управлiння технологiями. Всi технологiї, якi забезпечують обробку, введення та передачу даних та iнформацiї в рамках пiдприємства повиннi управлятись як iнтегрованi системи органiзацiйних ресурсiв. Розподiлене управлiння. Управлiння використанням ресурсiв iнформацiйних технологiй у бiзнесових пiдроздiлах або робочих групах є головною вiдповiдальнiстю керiвникiв на будь-якому рiвнi або у будь-якiй функцiональнiй сферi.

Рис. 4 Головнi стратегiчнi можливостi iнформацiйних технологiй.

Часовi бар'єри. Стратегiчне використання iнформацiйних систем допомагає подолати часовi бар'єри шляхом концентрацiї зусиль на зниженнi iнтервалiв та абсолютно своєчасних операцiях. Їхня цiль - скоротити час реагування на потреби клiєнта та скоротити iнвестицiї в резерви до мiнiмуму. Дiяльнiсть у реальному масштабi часу означає вiдсутнiсть часового запiзнення мiж визначенням та реалiзацiєю потреби. Географiчнi бар'єри. Телекомунiкацiї та комп'ютернi технологiї роблять можливим направляти ключовi види бiзнесової дiяльностi туди, де вони найбiльше потрiбнi, туди, де вони найкраще виконуються, або туди, де вони найкраще забезпечують конкурентну перевагу певного бiзнесу. Телекомунiкацiйнi мережi дають миттєвий доступ до всiх членiв та ресурсiв даної органiзацiї при всiй їхнiй вiддаленостi таким чином, щоб можна було винайти найкращу комбiнацiю таланту та здiбностей i використати їх для подолання проблем або реалiзацiї перспектив.

Ресурси та засоби компютерної інформаційної технології. Найменшим логiчним елементом даних є знак, який складається з окремого буквеного, або цифрового символу. Хоч для того, щоб виразити знак цифрами потрібно кiльки бiтiв, або байтiв, треба пам'ятати, що це стосується фiзичного зберiгання знаку, а не логiчної концепцiї того ж знаку. З метою збереження данi, як правило, типово упорядковуються за такими категорiями:

- Поле - це група знакiв, в яких представлено особливi ознаки людини, мiсця, речi, або подiї.

- Запис - це набiр пов'язаних мiж собою полiв. Наприклад, облiковий склад спiвробiтникiв звичайно мiстить декiлька полiв, таких, як їх iм'я та прiзвище, номер соцiального забезпечення, вiддiл i розмiр платнi.

Секція — частина файла, яка записується на один том даних, що являє собою змінну фізичну одиницю носія даних (наприклад» котушка магнітної стрічки, на якій за­фіксовано надходження сировини і матеріалів від одного постачальника).

-Файл - це сукупність даних, пов'язаних мiж собою, які складаються із логічних записів, що стосуються однієї теми (надходження това­рів на базу, відпуску товарів у магазини). Наприклад, файл облiкового складу може мiстити всi файли облiкового складу для усiх спiвробiтникiв організаціїВзаємовiдносини мiж записами, якi зберiгаються в базi даних, грунтуються, як правило, на однiй з логiчних структурних моделей баз даних. Нижче описуються п'ять основних структур баз даних. Iєрархiчна структура. В цiй деревоподiбнiй структурi кожний елемент даних зв'язаний тiльки з елементом, що знаходиться у структурi вище його, це так званий зв'язок "один-з-багатьма". Всi записи взаємозв'язанi i упорядкованi у багаторiвневiй структурi.

Мережна структура. В цiй структурi вiдображається зв'язок "багато-з-багатьма", внаслiдок чого СУБД може здiйснити доступ до елементу даних, використавши одну з наявних стежок. Реляцiйна структура. Ця модель - найбiльш популярна, вона використовується на бiльшостi ЕОМ. Всi елементи даних в базi розглядаються як такi, що зберiгаються в формi простих таблиць. Для пiдготовки iнформацiї, потрiбної кiнцевим користувачам, СУБД може зв'язати мiж собою елементи даних з рiзних таблиць. Об'єктно-орiєнтована структура. Об'єкти складаються зi значення даних, в яких описуються атрибути певної логiчної категорiї, та перелiку операцiй, якi можна провести з цими даними. Це називається iнкапсуляцiєю, що дозволяє краще управляти складними типами даних, такими як вiдео- та аудiоданi в об'єктно-орiєнтованих структурах баз даних. Скопiйованi, або скомбiнованi об'єкти зберiгають частину або всi свої функцiї, що дозволяє швидко розробити новi варiанти баз даних. Багатовимiрнi структури. В цiй структурi для агрегацiї даних, якi спiввiдносяться з елементами у певному вимiрi, використовуються вiчка в складi багатовимiрної основи. Кожне вiчко сполучується з подiбними вiчками, утворюючи комбiнований "кубик" iнформацiї i даних, який, в свою чергу комбiнується з iншими кубиками, утворюючи наступнi вимiри.

Доступ до файлів і баз даних. Основні терміни Вчасний безперешкодний та простий доступ до даних є необхiдною умовою ефективної роботи системи бази даних. Основнi концепцiї та термiни, пов'язанi з доступом до файлiв: Ключовi поля. Унiкальний iдентифiкатор запису даних. Унiфiкований вказiвник iнформацiйного ресурсу (URL). Файли i бази даних на Iнтернетi та у корпоративних iнтранетах та екстранетах використовують URL для забезпечення доступу до даних. Таким чином, сторiнки гиперзв'язаного тексту та мультимедiйнi документи в мережi WWW та на веб-вузлах iнтранетiв та екстранетiв стають доступними завдяки вказiвникам URL. Послiдовна органiзацiя. Вiдноситься до структури, в якiй всi записи фiзично зберiгаються у визначеному порядку вiдповiдно до ключових полiв кожного запису. Послiдовний доступ. Заздалегiдь визначений порядок обробки даних. Доступ до кожного запису здiйснюється з використанням одного i того ж набору команд. Доступ починається з початку файлу, або запису i продовжується по пiдряд до кiнця. Це - швидкий i ефективний метод обробки великих масивiв даних. Прямий доступ. При використаннi цього методу не треба влаштовувати записи на носiях iнформацiї у якомусь певному порядку, але комп'ютер має вiдслiдковувати адресу кожного запису. Перетворення ключiв. При вживаннi цiєї загально прийнятої технiки прямого доступу виконується арифметична обробка ключового поля, або запису, а результат (число) використовується як адреса для зберiгання цього запису i доступу до нього. Iндексно-послiдовний метод доступу. Поєднує риси послiдовного i прямого доступу. Послiдовний доступ дозволяє обробляти великi масиви даних, а iндексна адресацiя дозволяє здiйснювати прямий доступ до менших масивiв даних у окремих записах.

Основні типи баз даних. На практиці застосовують шiсть основних типiв баз даних, якi, як правило, використовуються в комп'ютеризованiй органiзацiї. Оперативнi бази даних. В цих базах даних зберiгається детальна iнформацiя про всю дiяльнiсть органiзацiї. Вони також можуть називатися "предметнi бази даних", "бази даних операцiй", або "виробничi бази даних". Аналiтичнi бази даних. Цi бази мiстять данi та iнформацiю, вилучену з певних робочих i зовнiшнiх баз даних. Вони складаються з пiдсумкової iнформацiї, найбiльш потрiбної кiнцевим користувачам i менеджерам органiзацiї. Бази даних "iнформацiйнi сховища". Вони мiстять данi за поточний i минулi роки, вилученi з робочих i управлiнських баз даних органiзацiї. Менеджери використовують iнформацiйнi сховища як стандартизованi та iнтегрованi джерела даних для структурної обробки, пiд час якої на основi архiвних даних виявляються основнi фактори та тенденцiї проведених операцiй.

Видiленi бази даних. Бази даних мiсцевих робочих груп i пiдроздiлiв в регiональних офiсах, вiддiленнях, на виробництвi в iнших мiсцях, якi сприяють виконанню поставленого завдання. Вони мiстять вiдповiдну iнформацiю з iнших баз даних органiзацiї разом з даними та iнформацiєю, згенерованими на певному робочому мiсцi. Бази даних кiнцевих користувачiв.. Цi бази мiстять рiзноманiтнi файли даних, розробленi кiнцевими користувачами на свої робочих станцiях. Наприклад, кiнцевий користувач, який працює у вiддiлi продаж, для вдосконалення контролю може поєднати архiвну iнформацiю про замовлення клiєнтiв зi своїми особистими нотатками та враженнями вiд безпосереднiх зустрiчей з клiєнтами. Зовнiшнi бази даних. Органiзацiї часто користуються розробленими в приватному порядку базами, або банками даних, доступ в якi здiйснюється в режимi реального часу i якi спецiалiзуються в галузi, що становить iнтерес. Доступ, як правило, здiйснюється способом пiдписки на довгострокове користування, або через оплату певної частки iнформацiї (наприклад, про результати проведених дослiджень).

Задачі технології обробки даних, що розв'язуються в комп'ютерних інформаційних системах управління, мають ряд характерних особливостей, називають „ новою” інформаційною технологією

1.      Інформаційний взаємозв'язок, який виявляється в тому, що результати розв'язування одних завдань є вхідними даними для розв'язування інших. Ця особливість впливає на склад та зміст інформаційної бази комп'ютерної системи, потребуючи також вибору способів і методів нагромадження і зберігання інформації в системі.

2.      Масовість та груповий характер вирішення. Як правило, економічні розрахунки виконуються через певний термін, причому визначається не один, а група взаємопов'язаних економічних показників. Ця особливість впливає на структуру алгоритмів розв'язування завдань, а також на склад та зміст програмного забезпечення систем.

3.      Потреба багатоваріантного розв'язування. Це стосується завдань прогнозування, планування та прийняття рішень. Саме тому в комп'ютерній системі мають бути передбачені відповідні спеціальні інструментальні та апаратні засоби, наприклад база моделей для задоволення згаданої потреби.

4.      Чітко реґламентовані терміни подання вхідних даних і результатів розв'язування завдань, а також вимоги до точності вхідних даних і результатів розв'язування завдань. Тому при створенні комп'ютерної ІС необхідно вирішувати питання контролю інформації на всіх етапах її переробки (перетворення).

5. Постійні зміни складу економічних показників та методик їх розрахунку. Ця особливість впливає на склад та зміст програмного забезпечення, особливо на його прикладну частину.

Отже, зміни, що постійно відбуваються у внутрішньому і зовнішньому середовищі організації, викликають необхідність вдосконалення си­стеми управління. Кожне рішення на підприємстві приймається з використанням усього обсягу інформації про поточну діяльність і ту, яка пла­нується. Додавши до цього зручність у використанні, опрацюванні та збереженні даних, можна отримати вимоги щодо характеристик інформаційних систем управління підприємством, на базі комп'ютерних технологій.

За останній час відбулась переорієнтація всієї діяльності у сфері опрацю­вання даних на забезпечення її кінцевої мети: задоволення потреб в інформації керівників на усіх рівнях внутрішнього управління. Завданнями внутрішньої інформаційної системи в організації є:

-координація діяльності з збирання та опрацювання даних звітів на вищому рівні управління та у виробничих відділеннях з метою поліпшення якості і своєчасності надходження інформації в цілому;

-планування основних напрямів збирання, опрацю­вання та зберігання первинних даних;

-визначення основних напрямів розвитку технології обробки даних.

Внутрішня інформаційна система повинна виконувати такі функції:

-визначення потреб кожного керівника в характері та змісті необхідної йому інформації для цілей оперативного уп­равління виробничо-збутовою діяльністю організації;

- передбачення потреб у технічних засобах в цілому та кожного керівника для забезпечення всією необхідною інформацією;

- централізоване планування всіх витрат на отримання, оренду технічних засобів для забезпечення безперервного функціону­вання інформаційної системи;

-визначення рівня витрат на використання технічних засобів у системі (утримання й навчання обслуговуючого персоналу, оплату використовуваних приміщень, витрати на комплектуючі тощо);

-забезпечення відповідного рівня збору, зберігання та надання інформації;

-розробка програмних засобів, прикладних програм.

Iнформацiйнi потреби керiвництва значною мiрою залежать вiд рiвня управління. Кожний рiвень управління - стратегiчний, тактичний, а також оперативний - має рiзнi iнформацiйнi потреби. Це позначається на виборi проекту IС. Iнформацiйнi потреби, що потрiбнi управлiнському рiвню, показанi на слайдi i включають: Стратегiчне планування та управлiння. Вищi керiвники розробляють загальнi завдання для органiзацiї, стратегiї, правила, а також цiлi за допомогою процесу довгострокового стратегiчного планування. Вони також слiдкують за стратегiчною вiддачею вiд органiзацiї та її загальним напрямком дiяльностi. Примiтка: iнформацiйнi потреби вищого керiвництва часто вимагають, щоб IС обробляли великi масиви даних та iнформацiю в умовах зовнiшньої конкуренцiї. IС повиннi бути готовими забезпечити такий тип технологiї прогнозування, який необхiдний для забезпечення прийняття рiшень на цьому рiвнi.

Тактичне планування та управлiння. Менеджери середнього рiвня розробляють коротко та середньотермiновi плани i бюджети, а також визначають курс, правила та цiлi для пiдроздiлiв даної органiзацiї. Вони також замовляють та розподiляють ресурси i слiдкують за вiддачею вiд пiдроздiлiв органiзацiї в управлiннi, вiддiлi, а також в iнших рiвнях робочих груп. Їхнi потреби щодо IС вимагають детальної iнформацiї по всьому, що входить до цих сфер. Оперативне планування та управлiння. Менеджери-контролери (супервайзери) розробляють засоби коротко-термiнового планування, такi,наприклад, як графiки основного виробництва. Супервайзери є менеджерами, задiяними безпосередньо у виробничому процесi, тими, хто керує працiвниками - не менеджерами. Їхнi потреби щодо IС часто пов'язанi з Кiлька iнших категорiй iнформацiйних систем складають бiльш унiкальний широкий клас.