Організація інформації для ефективного використання її у менеджменті.

Інформація про зовнішнє середовище, реалізується шляхом створення інформаційної системи (ІСМ), що містить звіти щодо характеристик ринку, що відслідковуются співробітниками окремого підрозділу. Основні напрямки збору інформації про стан ринку:

•Потенційні клієнти й особливості їхнього купівельного поводження;

•Конкуренти (реальні і потенційні);

Джерелами інформації є:

1.Первинні дані - статистичні, повідомлення, які отримані в результаті опитуваннь.

2. Повторні дані - різноманітні звіти, отримані з других рук, які мають різноманітний ступінь достовірності. Очевидно, що для виконання своєї роботи фахівцям потрібна як можна більш повна і детальна інформація. Вся інформація окремого підрозділу повинна вводитися в інформаційну систему і бути доступною для роботи з нею. Проте, керівництву підприємства не потрібна зайво глибокий ступінь деталізації. Тому поданння інформації для керівництва підприємства повинно відрізнятися від робочого подання інформації, яким користуються самі співробітники відділу.

Інформація про внутрішнє середовище. Інформація про внутрішнє середовище підприємства охоплює всю діяльність підприємства. Повна звітність про діяльність підприємства формується на основі звітності по трьох видах планів:

- бюджет ( фінансова і бухгалтерська звітність);

- виробничий план - план по асортименту й обсягу товарів і послуг;

- плани заходів (подій) - квартальний (або місячний) план дій окремих підрозділів і всього підприємства. При наявності коректно розробленої системи звітності, що відповідає цим трьом видам планів, керівництво підприємства буде мати інформації про те, що відбувається на підприємстві.

У багатьох організаціях прийнята типова структура, наприклад, трьох рівнева система управлінської звітності, основними компонентами якої є:

• звітність ( книги, часописи і т.д.) для запису всіх операцій підприємства в обраній сфері діяльності або в даному підрозділі;

• стислі повідомлення про діяльність підприємства або підрозділу на конкретну дату або за конкретний період;

•зведені звіти - дані, що узагальнюють результати діяльності підприємства в декількох сферах за визначений період.

Основні операції заносяться в "часописи" або "повідомлення". Повідомлення дуже важливі, оскільки вони формують основу системи управлінської звітності, що використовується на всіх рівнях організації:

• оперативний (повсякденна діяльність);

•тактичний (середньострокові рішення);

•стратегічний (довгострокові рішення).

Повідомлення і звіти по-різному використовуються на різних рівнях (а їх зміст змінюється від даних про поточні операції до стратегічної інформації):

повідомлення, що містять первинні дані, використовуються в основному на оперативному рівні для реєстрації і контролю потокових операцій;

звіти про основну діяльність складаються на основі повідомлення і використовуються керівниками середньої ланки для потокових оперативних і тактичних рішень і застосування мір контролю і виміру ефективності роботи підрозділів і окремих співробітників ;

зведені звіти використовуються вищим керівництвом для прийняття рішень і розширеного (стратегічного) планування.