Распределение затрат по фазам проекта

Для определения соотношения затрат между фазами проекта воспользуемся настраиваемыми полями и формулами. Нам понадобится два поля, первое из которых, Cost2 (Затраты2), мы переименуем в Общая стоимость, а второе, Numberl (Число1, переименуем в % от общей стоимости. Во все строки первого поля скопируем общую стоимость проекта из строки суммарной задачи, а во второе поместим формулу [Cost]/[Cost2] ([Затраты]/[3атраты2]), причем в настройках поля укажем, что для расчета строк суммарных задач и групп нужно использовать ту же формулу. После добавления созданных столбцов в таблицу она будет выглядеть, как показано на рис. _. (Чтобы быстро заполнить весь столбец данными, нужно вставить стоимость проекта в первую ячейку и затем потянуть вниз за квадрат в углу ячейки (аналогично тому, как это делается в Excel)).

Рис. _ Анализируем распределение затрат по фазам проекта

На рис. _видно, как распределены затраты на подготовку номера: на планирование и верстку уходит по 10% бюджета, на подготовку материалов 28% и на предпечатную подготовку 52%.

Распределение затрат по типам работ

Очень часто в рамках одной фазы выполняются задачи разных типов. Например, в нашем проекте на фазе Верстка журнала некоторые задачи относятся к корректированию текстов, а не к верстке. Такие ситуации довольно часты, и поэтому анализ распределения затрат по фазам обычно дополняют анализом распределения затрат по типам работ.

Чтобы провести такой анализ, нужно создать поле, в которое будет заноситься информация о типе работы, и определить его значение для каждой из задач проекта (используется настраиваемый код структуры, а не настраиваемое поле, чтобы иметь возможность в дальнейшем более детально описать типы работ).

Затраты на обычные и сверхурочные трудозатраты

Для определения стоимости сверхурочных работ добавим в таблицу колонку Overtime Cost (Затраты на сверхурочные) и просмотрим ее значения в строке суммарной задачи проекта.

Рис. _. Структура затрат на проект после обновления данных о стоимости ресурсов

После ввода информации о стоимости ресурсов стоимость проекта существенно возросла. Кроме того, изменилось соотношение по стоимости между фазами (для удобства восприятия мы добавили в формулу умножение результата на 100, чтобы в столбце отображалось число процентов).

Теперь определены и затраты на сверхурочную работу, отображаемые в строке суммарной информации о проекте. В нашем случае они составляют незначительную часть от общих затрат на проект, поскольку в качестве ставок мы указываем месячную зарплату ресурсов. Однако часто затраты на сверхурочную работу составляют весомую часть бюджета проекта, и в таких случаях требуется определить точно, какой процент от бюджета они составляют.

Для этого нужно отредактировать формулу в поле Numberl (Число1), причем эта формула должна рассчитывать значение ячейки только тогда, когда значение поля Cost (Затраты) не равно нулю, поскольку деление на 0 приведет к ошибке. Поэтому в формуле нужно использовать оператор Ilf, обеспечивающий выполнение операций по условию.

Формат этого оператора таков: lif (условие; если истина; если ложь)

В скобках сначала указывается условие, затем через точку с запятой указываются операции, которые программа должна осуществить в случае выполнения условия и если условие не выполняется. Наша формула представлена на рис. _. Условием оператора является [Cost]<>0 ([Затраты]<>0), причем условие взято в скобки. Если это соблюдено и стоимость задачи не нулевая, то программа заполнит поле, разделив затраты на сверхурочные на стоимость задачи и умножив полученный результат на 100. Это действие выражено формулой ([Overtime Cost]/[Cost])*100 (([Затраты на сверхурочные]/[3атраты])*100). Если же стоимость задачи нулевая, то в поле будет помещен 0. Для того чтобы поместить в ячейку 0 или любое другое число, достаточно просто указать его в формуле в кавычках, как в нашем случае.

Рис. _. Редактируем формулу, чтобы определить, сколько процентов составляют сверхурочные затраты от общих затрат

Обновив формулу, посмотрим на данные в таблице. На рис. _ видно, что доля сверхурочных трудозатрат составляет 2,08% от затрат на задачу, где требуются сверхурочные, и 0,22% от затрат на фазу, включающую эту задачу. В общем же бюджете проекта доля этих затрат настолько мала, что значение поля % от общей стоимости в строке суммарной задачи равно нулю.

Рис. _. Анализ распределения затрат между обычными работами и сверхурочными