Назначение программы Microsoft Outlook
отправлять и получать сообщения;
составлять личный календарь встреч, событий и собраний;
назначать встречи с сотрудниками;
хранить информацию о деловых и личных контактах;
создавать списки дел и управлять личными или групповыми проектами;
вести журнал полученных и отправленных сообщений, документов Microsoft Outlook и других событий;
хранить разнообразную информацию в виде «электронных заметок»;
получать доступ к файлам на локальном или сетевом диске;
работать в Internet.
Календарь
Средство Календарь Microsoft Outlook является календарем и средством создания расписаний, полностью интегрированным с электронной почтой, контактами и другими средствами. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель и месяцев. Календарь позволяет выполнять следующие действия.
В качестве записей календаря могут выступать встречи, собрания и события.
Встречи — это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы.
Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречи как занятое (Занятое время. Блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (Свободное время. При просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности. Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (Время под вопросом. Блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (Время отсутствия на работе. Блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи, т.е. это элементы календаря, которые периодически повторяются. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные.
Собрание — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания — обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания) Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.
При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы; выберите время проведения собрания. Ответы на отправленные приглашения направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.
Событие — это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар.
Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день.
Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события — как свободное
Создание встреч и событий
Записи добавляются в календарь Microsoft Outlook так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Организация собраний
Для организации собрания достаточно выбрать время в календаре, создать встречу и пригласить на нее участников. Будет автоматически предложено самое ранее время, когда все участники будут свободны. Если приглашения на собрание рассылаются участникам по электронной почте, каждый адресат получит приглашение в папку Входящие. При открытии приглашения в Microsoft Outlook отображается уведомление, если собрание конфликтует с имеющимся элементом календаря. Приглашение может быть принято, принято под вопросом или отклонено нажатием одной кнопки. Приглашенные участники могут предложить более удобное для них время собрания, если это разрешено организатором. Открыв собрание, организатор может просмотреть список приглашенных, принявших и отклонивших приглашение, а также предложивших другое время.
Просмотр расписаний групп
Имеется возможность создавать календари, в которых отображаются расписания групп пользователей или ресурсов. Например, для ускорения планирования собраний с помощью этого средства можно просматривать расписания всех сотрудников отдела или расписания использования всех ресурсов здания, таких как конференц-залы.
Одновременный просмотр нескольких календарей
Можно просматривать одновременно несколько календарей, в том числе созданные вами календари и общие календари других пользователей. Например, можно одновременно просматривать рабочий календарь и календарь личных встреч.
Кроме того, можно копировать или перемещать встречи между отображаемыми календарями. Область переходов (Область переходов. Столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) позволяет быстро сделать ваш календарь общим и открыть другие общие календари. Выданные хозяином календаря разрешения определяют возможность создавать или изменять разрешения данного календаря.
Управление календарем другого пользователя
С помощью средства передачи прав доступа один пользователь может управлять календарем другого пользователя с помощью своей копии Microsoft Outlook. Например, помощник по административной работе может управлять календарем руководителя. Если руководитель указал помощника как своего представителя, помощник может создавать, перемещать и удалять встречи, а также организовывать собрания от имени руководителя.
Контакты
Контакт - лицо внутри или за пределами организации, о котором могут быть сохранены сведения нескольких типов, например почтовый адрес и адрес электронной почты, номера телефона и факса, URL-адреса веб-страниц.
Папка Контакты является почтовой адресной книгой и хранилищем сведений о людях и организациях, с которыми вы общаетесь. Используйте папку Контакты для хранения адресов электронной почты, почтовых адресов, номеров телефонов, картинок и любых других сведений, имеющих отношение к контактам, таких как дни рождения и годовщины.
Общение с контактами
Открыв контакт из списка контактных лиц, достаточно нажать кнопку или выбрать команду меню, чтобы отправить этому контактному лицу приглашение на собрание, сообщение электронной почты или задание. При наличии модема Microsoft Outlook может набирать номера телефонов контактных лиц. При этом в Microsoft Outlook может сохраняться время разговора, которое заносится в папку Дневник. Туда же можно занести заметки о разговоре. Для упрощения отслеживания операций, связанных с контактом, свяжите с ним любой элемент Microsoft Outlook или документ Microsoft Office.
Ввод сведений о контакте
При вводе имени или адреса контактного лица Microsoft Outlook разделяет эти имя или адрес на компоненты и помещает эти компоненты в отдельные поля. Сортировка, группировка и фильтрация контактов могут выполняться по любой части имени или адреса.
При сохранении сведений о контактном лице в файл в качестве имени этого файла могут использоваться имя, фамилия, название организации, краткое имя контактного лица или любое другое слово, которое поможет быстро находить этот контакт, например «поставщик провизии». Microsoft Outlook предлагает несколько вариантов имени файла, в котором сохраняется контакт, может быть выбрано и другое имя.
Для каждого контактного лица имеется возможность вводить до трех адресов. Один из них может быть указан как почтовый, после чего он может печататься на почтовых наклейках, конвертах и использоваться для создания писем нескольким адресатам.
Хранение сертификатов контактов
Сертификат получателя (открытый ключ) можно сохранить в списке контактов для данного получателя. Для просмотра сохраненных сертификатов перейдите на вкладку Сертификаты карточки контакта. Когда адресат посылает вам письмо с электронной подписью, Outlook может проверить подпись с помощью сертификата. Сертификат можно также использовать для отправки адресату шифрованного электронного письма.
Использование vCards (виртуальных визитных карточек)
В Microsoft Outlook поддерживается стандарт vCard, принятый в Интернете для создания виртуальных визитных карточек и обмена ими. Контакты могут сохраняться в формате vCard и отправляться в сообщениях электронной почты. Визитная карточка также может быть добавлена в подпись.
Мгновенная передача сообщений
Мгновенная передача сообщений — это возможность, предоставляемая службами Microsoft MSN Messenger Service и Microsoft Exchange Instant Messaging Service. Мгновенная передача сообщений позволяет общаться с контактами в реальном времени, как в личном разговоре.
Можно определять, находится ли контакт в оперативном режиме, и задавать свой режим, который будет отображаться у других пользователей. Например, если вы заняты и не имеете возможности общаться, измените состояние на Занят.
При открытии сообщения в Microsoft Outlook или выводе его в области чтения происходит отображение смарт-тега «Имена» возле имени отправителя. Вдобавок, смарт-тег «Имена» отображается для каждого имени в строках Кому и Копия, когда пользователь задерживает курсор над именем.
В контакте Outlook смарт-тег «Имена» отображается, когда пользователь задерживает курсор над адресом электронной почты. В новом приглашении на собрание смарт-тег «Имена» отображается, когда пользователь задерживает курсор над именем приглашаемого.
Состояние подключения отображается для любого пользователя, чей электронный адрес для мгновенной передачи сообщений присутствует в списке контактов для мгновенной передачи. Кроме того, отображается состояние подключения тех пользователей, которые используют службу Exchange Instant Messaging Service, вне зависимости от того, присутствуют ли они в списке контактов для мгновенных сообщений.
В Microsoft Outlook адрес для мгновенной передачи сообщений каждого контакта, использующего эту службу, может быть добавлен в поле Мгн. сообщения на вкладке контакта Общие.