34. Microsoft Access. Работа с формами. Основные элементы управления. Способы создания структура.

При создании формы необходимо всегда иметь в виду следующие два момента. Использование форм будет оправданным, если с ее помощью обеспечивается ясность представления данных и возможность их контроля.

Информация баз данных хранится в таблицах. Часто эти таблицы являются очень большими. Можно, конечно, вводить данные сразу же в таблицу или же считывать их из нее. Однако этот процесс, как правило, оказывается очень неудобным. Чем больше таблица, тем сложнее гарантировать, что данные заносятся в нужное поле (столбец) и запись базы данных (строка).

Использование формы помогает пользователю выполнять только те действия, которые необходимы для ввода или просмотра нужных ему данных. Разработка формы должна выполняться таким образом, чтобы можно было легко понять ее назначение и прочесть представленную в ней информацию. В форму можно включить надписи с описанием данных, инструкции по вводу информации, располагая их рядом с соответствующими рабочими областями.

Формы позволяют выбирать из множества полей таблицы именно те поля, к которым требуется привлечь внимание пользователя. Эта возможность означает также, что при желании можно заблокировать доступ к остальным данным таблицы. Например, человек, вводящий фамилии в список сотрудников, не сможет просматривать сведения о зарплате.

Элементы управления являются частями формы, которые могут видеть и с которыми работают большинство пользователей. Элементы управления могут отображать данные или использоваться для ввода данных. С их помощью могут выполняться вычисления с использованием данных. Они могут отображать сообщения. Они могут также добавлять визуальные эффекты, такие как линии или рисунки, чтобы облегчить работу с формой или сделать ее в настоящее время более привлекательным.

• Связанные элементы управления    — элемент управления, источником данных которого служит поле таблицы или запроса, называется связанным элементом управления. Связанный элемент управления служит для отображения значений полей базы данных. Значения могут быть текстовыми, числовыми, логическими, датами, рисунками или диаграммами. Например, для текстового поля, в котором отображается фамилия служащего, могут использоваться данные поля "Фамилия" в таблице "Служащие".

• Свободные элементы управления    — элементы управления, не имеющие источника данных (например, поля или выражения). Свободные элементы управления используются для вывода на экран сведений, рисунков, линий или прямоугольников. Примером свободного элемента является надпись, которая отображает заголовок формы.

• Вычисляемые элементы управления    — элементы управления, источником данных которых является выражение, а не поле. Для задания значения, которое должно содержатся в таком элементе управления, необходимо задать выражение, служащее источником данных элемента. Выражение — это сочетание операторов (таких как= и +), имен других элементов управления, имен полей, функций, возвращающих единственное значение, и констант. Например, в следующем выражении цена изделия рассчитывается с 25% скидкой путем умножения значения поля "Цена за единицу" на константу (0,75)

В Access имеется три метода создания формы: с помощью мастера форм, функции автоформата, а также в режиме конструктора

Использование мастера форм наиболее эффективно, когда пользователь хочет последовательно пройти по всем шагам создания формы. Мастер форм задает пользователю вопросы, ответы на которые определяют вид создаваемой им формы.

Мастеру нужно сообщить следующие сведения:

• Из какой таблицы или запроса берутся данные, используемые в форме.

• Какие поля будут использоваться в форме.

• Какой макет формы требуется применить.

• Какой визуальный стиль требуется применить.

Автоформы являются наиболее эффективными, когда пользователь не хочет тратить много времени на создание формы. Если новая форма будет содержать все поля таблицы или запроса и пользователь не хочет заниматься определением ее внешнего вида, автоформа является наилучшим выбором. В отличие от мастера форм при использовании автоформы пользователю не задаются какие-либо вопросы и не предлагаются варианты выбора. Создание автоформы выполняется за два шага: выберите нужный тип автоформы, выберите нужную таблицу или запрос. Все остальное сделает за вас Access.

Метод создания формы в режиме конструктора является наиболее эффективным, когда пользователь хотел бы при этом в максимальной мере реализовать свои планы и предпочтения. В режиме конструктора полученный результат полностью зависит от пользователя.

Проблема заключается в том, что при создании формы пользователь может полагаться только на себя, не используя заготовок, предоставляемых при использовании мастера форм или автоформ. Однако можно сначала создать форму с помощью одного из этих методов, а затем нужным образом изменить их компоненты в режиме конструктора.

Структура формы

Структура формы такова: макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

раздел Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

раздел Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

раздел Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

раздел Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

раздел Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

35. Microsoft Access Отчеты. Способы создания. Структура.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

 В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

 Автоотчет: в столбец

 Автоотчет: ленточный

 Мастер диаграмм

 Почтовые наклейки

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте

2. Выберите способ создания отчета.

3. Редактирование и форматирование отчета.(в режиме конструктора, к нему можно всегда перейти)