6.)Докладная записка, ее разновидности, правила оформления и подписания документа.

Докладная записка – документ, адресованный руководству данной или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-л вопроса с выводами или предложениями составителя. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка может быть внешней и внутренней. Внешняя докладная записка — документ, направляемый руководителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения. Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том случае, если вопрос не может быть решен в устной форме. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке, организации, внутренняя - на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5. Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания,

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Характерны следующие реквизиты: название вида документа, индекс, название адресата, заголовок, текст,

подпись.

7.)Служебная записка, ее оформление по госТу 6.30-2003.

Служебная записка – документ, адресованный руководству или руководителю структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо производственного вопроса (вид докладной записки),составляющейся по вопросам материально-технического, информационного или хозяйствен-ного обеспечения

Оформляется она на общем бланке или чистом листе формата А4 машинописным способом; ее подпи-сывает руководитель учреждения или руководитель структурного подразделе-ния. Текст состоит из двух частей. В первой части дается обоснование для составления документа, во второй выводы, просьбы, предложения.

Служебная записка должна иметь:

* наименование структурного подразделения - автора документа;

* наименование вида документа;

* дату, индекс;

* адресат;

* место составления

* заголовок к тексту;

* текст;

* подпись.

Дата – дата подписания.

8.)Служебные письма, их реквизиты и разновидности, особенности их оформления.

Служебное письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии м/у корреспондентами; делятся на инициативные и ответные; имеют множество разновидностей: сопроводительное, информационно-рекламное, гарантийное, претензионное, циркулярное, письмо-запрос, уведомление, извещение, предупреждение, отказ, рекомендательное. Письмо оформляется на бланке для писем, при этом наименование вида письма пишется только для ГАРАНТИЙНОГО, ПРЕТЕНЗИОННОГО и РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОГО. Текст состоит из двух частей:

1)вводная часть (указывается причина составления письма)

2)основная часть (излагается цель документа)

Текст должен быть кратким, лаконичным, последовательным, корректным. Объем не должен превышать двух листов. Пишется в двух экземплярах (одно адресату, другое – в дело). Реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, дата, индекс, ссылка на дату и индекс, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (может и не быть), подпись, печать (для ГАРАНТИЙНОГО и ПРЕТЕНЗИОННОГО), отметка об исполнителе, отметка о направлении в дело, гриф ограничения (ДСП, секретно), письма подписывает руководитель учреждения или структурного подразделения, а также исполнитель. Дата – дата подписания.

Нек. разновидности писем имеют свои особенности оформления. Н-р, письма финансового характера могут иметь две подписи (руководителя и главного бухгалтера) и удостоверяться печатью. Право подписи закрепляется уставом или положением об организации, в том числе положением о структурном подразде-лении или должностной инструкцией. В нормативных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документа при отсутствии должностного лица.