1.) Организация делопроизводства в учреждениях, функции доу.

ДОУ (документационное обеспечение управления) – создание, передача и переработка документированной информации необходимой для управления предприятием.

Одним из основных элементов ДОУ является документирование. Запись осуществляется по ГОСТу, устанавливается нормативными актами и имеет юридическую силу (свойство документа предоставляемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления). В результате документирования деятельности предприятия создается документ. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Все документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции:

1. информационная – для сохранения информации.

2. социальная – документ выступает как социально значимый объект.

3. коммуникативная – документ как средство связи между организациями.

4. культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, общий уровень развития общества.

Специальные функции:

1. Управленческая – документ как инструмент управления.

2. Правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе.

3. Историческая – документ как источник исторических сведений о развитии общества.

В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ: смешанная, централизованная и децентрализованная. Она закрепляет должностной состав службы, форму построения ДОУ. Централизованная форма используется на небольших предприятиях до 10.000 оборотов документов в год; децентрализованная – каждое структурное подразделение имеет свою службу ведения ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами; смешенная – крупные учреждения, в которых часть документов ведется централизованно, а часть – децентрализовано.

ОРД:

1. организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания)

2. распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения)

3. информационно-справочные (более 100 видов)

4. документация по личному составу

Централизованная форма предполагает выполнение всех операций с документами в одном месте — в службе ДОУ. К преимуществам централиз. формы ор-ции делоп-ва относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в ор-цию и издаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Децентрализованная форма- каждое структурное подразделение имеет свою службу ДОУ и самостоятельно ведет работу с документами. Смешанная форма исполь-зуется в крупных учреждениях с большим объемом документооборота. Она предполагает выполнение одних делопроизводственных операций — прием, регистрацию, контроль размножения документов — в службе ДОУ, а других — создание и оформление документов, их систематизацию, формирование дел и хранение — в структурных подразделениях учрежде-ния. Организационные формы ДОУ:В нормативных документах закрепляется организационная форма ведения ДОУ, смешенная, централизованная и децентрализованная. Они закрепляют должностной состав службы, технологию работы с документами и формы построения ДОУ. Основные задачи службы ДОУ: 1)организация делопроизводства, 2)ведение делопроизводства, 3)управление делами, 4)создание унифицированных форм. Для эффективности выполнения возложенных на ДОУ функций разрабатывается пакет организационных и нормативно-методических документов ГСДОУ, ГОСТ, перечень хранения документов, положение о службе ДОУ, должностные инструкции, правила работы с обращениями, заявлениями, жалобами граждан. Органы, курирующие службы ДОУ: 1.гос архивная служба, 2.ГОСТ РФ, 3.федеральные агентства по труду, 4.министерство юстиций, 5.пенсионный фонд , 6.руководители предприятий и служба ДОУ на местах.