2.)Классификация документов, цель классификации.

Все формы управленческой деятельности отражены в документах. Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Существует очень большое количество видов документов, поэтому в делопроизводстве существует их классификация (деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия), целью которой является повышение эффективности работы аппарата управления и ответственности работников. Документы принято классифицировать по:

* видам: орган-ые, распоряд-е, инф.-справ.-е, по личному составу

* форме: индивид-е, типовые, унифиц-е

* содержанию: простые и сложные

* происхождению: служебные и личные

* месту создания: внешние и исходящие (внутренние)

* срокам хранения: постоянного хранения, долговременные (от 10 до 50 лет), временные (от 1 до 10)

* гласности: секретные, ДСП (для служебного пользования), личные

* средствам фиксации: рукописные, машинограммы, фото/видео/аудио

* стадиям создания: подлинники, черновики, копии, выписки, дубликаты

Виды информационно-справочных документов: служебные письма, справки, докладные, служебные, объяснительные записки, акты, договора, факсограммы, телеграммы.

Назначение информационно-справочных документов: дают информацию о самой организации, ее деятельности, контактах.

Реквизиты информационно-справочных документов:

1. Название вида документа ( пишется большими буквами )

2. Дата, индекс

3. Адресат (если есть)

4. Место составления

5. Заголовок

6. Текст

7. Подпись (может быть несколько)

Правила оформления по ГОСТу:

1. Соблюдение межстрочных интервалов

2. Правильность составления текста (кратко, четко, понятно)

3. Недопустимость слов, не относящихся к официально-деловому стилю речи

4. Правильность составления заголовков

5. Правильность составления штампа

3.)Нормативно-методическая основа делопроизводства, ГСДОУ.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;

• правила работы с документами;

• обеспечение сохранности документов;

• порядок передачи документов на архивное хранение;

• работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);

• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

• работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

• юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

• законами РФ;

• государственными и отраслевыми стандартами;

• общероссийскими классификаторами;

• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Законы РФ:

• Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

• Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" — устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

• Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 "О государственной тайне" -

определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

• Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

Государственные стандарты:

• Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

Основными целями ГСДОУ являются:

o упорядочение документооборота;

o сокращение количества документов;

o повышение качества документов;

o нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

o совершенствование работы аппарата управления;

• ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт установил:

• новый состав реквизитов;

• обновленные требования к оформлению документов; . требования к тексту и бланкам документов.

Минюст России отказал в государственной регистрации данного стандарта.

• ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Стандарт ввел:

• новые реквизиты;

• небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа.

Требования по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики. Общероссийские классификаторы:

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) — содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах. Государственные инструкции по делопроизводству:;

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения — устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит общие положения:

• порядок составления и оформления служебных документов;

• порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

• .контроль исполнения документов;

• порядок работы с исходящими документами;

• порядок работы с внутренними документами;

• составление номенклатуры дел;

• правила формирования дел;

• порядок обеспечения сохранности документов;

• порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

К основным органам власти, отвечающим за организацию ДОУ на территории РФ, относится:

1. государственная архивная служба;

2. федеральное агентство по труду;

3. Министерство юстиции;

4. государственный стандарт (комитеты стандартизации);

5. пенсионный фонд;

6. руководители предприятий и служба ДОУ на предприятии.

4.)Личные документы, их разновидности, правила оформления.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

К личным документам относятся:

1. Заявление

2. Автобиография

3. Расписка

4. Объяснительная записка

5. Доверенность

6. Резюме

7. Рекомендательное письмо

8. Характеристика (служебное письмо личного характера)

9. Анкета.

Автобиография – описание своей жизни в хронологической последовательности, включая обучение и трудовую деятельность.

Анкета – документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение.

Резюме – краткая профессиональная характеристика претендента на ту или иную должность социальном аспекте.

К таким документам относятся: - трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; - заявления по личному составу; - приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении сотрудника); - трудовые книжки; - личные карточки формы Т-2; -личные дела (документы, входящие в состав личного дела); - лицевые счета по заработной плате

Документация по личному составу ведется с момента поступления работника на предприятие.

5.)Рекомендательное письмо, его оформление по ГОСТу 6.30-2003. В чем заключается отличие письма от характеристики?

Рекомендательное письмо – это документ личного характера, в котором указывается информация о служебной, общественной деятельности работника, а также его личностные качества.

Рекомендательное письмо имеет следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа

2. Дата

3. Текст

4. Подпись

Текст рекомендательного письма вариативен, но принято сначала указывать служебную деятельность сотрудника, затем его общественную деятельность и личностные качества. Заверяет рекомендательное письмо руководителем предприятия. Дата письма – дата подписания. В отличие от характеристики рекомендательное письмо не заверяется печатью, и оформляется на специальном бланке, а характеристика на листе формата А4. Также в характеристике в отличие от рекомендательного письма указывается краткие биографические данные: должность, дата рождения, образование и домашний адрес. В обоих документах, в отличие от автобиографии, не указываются сведения о родителях. Также характеристика подписывается не только руководителем предприятия, но и отделом кадров.

Письмо оформляется на бланке для писем. Текст письма краток, чёток, лаконичен, последователен, корректен. Объём не превышает 2-х страниц.

Текст состоит из 2-х частей. Вводная – причины составления док-та, основная – цель и суть письма. Письмо пишется в 2-х экземплярах: 1-адресату, 2-в дело. Письмо подписывается руководителем или исполнителем. Дата письма – дата подписания. Реквизиты: название вида док-та (крупным шрифтом), дата, текст, подпись.