Введение

Табличный процессор MS Excel является одним из наиболее популярных пакетов программ, предназначенных для создания табличных документов. Программа MS Excel используется для создания вычисляемых таблиц. Вычисляемой называется таблица, содержимое ячеек которой рассчитывается по формулам в зависимости от содержимого других ячеек этой таблицы. Примерами вычисляемых таблиц могут служить балансы предприятий, расчеты по выплате заработной платы и др. Создаваемые документы, называют электронными таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.

Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Управление работой электронной таблицы осуществляется посредством меню команд. Можно выделить следующие режимы работы табличного процессора:

• формирование электронной таблицы;

• управление вычислениями;

• режим отображения формул;

• графический режим;

• работа электронной таблицы как базы данных.

Режим управления вычислениями. Все вычисления начинаются с ячейки, расположенной на пересечении первой строки и первого столбца электронной таблицы. Вычисления проводятся в естественном порядке, т.е. если в очередной ячейке находится формула, включающая адрес еще не вычисленной ячейки, то вычисления по этой формуле откладываются до тех пор, пока значение в ячейке, от которого зависит формула, не будет определено. При каждом вводе нового значения в ячейку документ пересчитывается заново, — выполняется автоматический пересчет. В большинстве табличных процессоров существует возможность установки ручного пересчета, т.е. таблица пересчитывается заново только при подаче специальной команды.

Режим отображения формул задает индикацию содержимого ячеек на экране. Обычно этот режим выключен, и на экране отображаются значения, вычисленные на основании содержимого ячеек.

Графический режим дает возможность отображать числовую информацию в графическом виде: диаграммы и графики. Это позволяет считать электронные таблицы полезным инструментом автоматизации инженерной, административной и научной деятельности.

Работа с табличным процессором Excel позволяет:

• использовать для хранения взаимосвязанных таблиц рабочую книгу, состоящую из отдельных листов, которые можно в процессе работы удалять, переименовывать, переставлять местами, копировать и скрывать;

• применять удобные средства корректировки данных в таблице, использовать широкий спектр возможностей работы с фрагментами;

• для расчетов помимо написания формул использовать большой набор встроенных функций, для задания которых может применяться Мастер функций;

• применять имена для ссылки;

• осуществлять должное оформление таблиц>=применять разнообразные шрифты, способы выравнивания текста и чисел, изменения ширины столбцов и высоты строк, затемнения и обрамления ячеек;

• применять разнообразные форматы отображения числовых данных;

• для графического представления данных рабочего листа применять широкий набор диаграмм; должным образом оформлять их и печатать;

• выполнять свод данных из нескольких таблиц путем их консолидации;

• автоматически рассчитывать промежуточные итоги, создавать сводные таблицы;

• сортировать данные в таблице, выполнять отбор данных по определенному критерию;

• вводить и корректировать информацию в таблице с использованием форм данных;

• осуществлять обмен данными с другими приложениями;

• создавать гиперссылки для перехода к другим файлам Ms Office на ПК пользователя или в Internet;

• создавать таблицы и диаграммы в формате HTML(Мастер Internet);

• собирать информацию от пользователей Web(Мастер форм Web);

• обеспечивать безопасность(выводит предупреждение, если обнаруживает вирусы в макросах; существует защита книги);

• создавать собственные пользовательские функции, макрокоманды и программы с использованием языка Visual Basic.