Ефективність використання сед

Кількісні оцінки ефективності

Ефективність використання СЕД, як правило, достатньо висока і очевидніша, ніж для інших корпоративних систем – саме тому, що системи електронного документообігу створені для підвищення ефективності використання робочого часу співробітників. Простій розрахунок ефективності заснований на істотному зменшенні часу обробки документів.

За даними статистичних досліджень , здійснених компанією Paybot LLC на основі реальних проектів по впровадженню системи електронного документообігу PAYDOX, середній відсоток робочого часу, який співробітники офісу витрачають:

• на пошук і очікування надходження документів - 20%

• на узгодження і затвердження документів - 20%

• на передачу документів між підрозділами - 10%

• на підготовку стандартних звітів про рух документів - 10%

Необхідно відзначити, що дослідження проводилося серед співробітників підприємств, що мають відношення до процесів документообігу, тобто як сказано вище, співробітників офісу, і не включало інші категорії співробітників. Дані оцінки є мінімальними, часто ці цифри істотно більші.

Тобто сумарний середній час, який співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів, – більше 60%. При цьому деяка частина співробітників практично весь свій робочий час витрачає на ці операції.

При використанні СЕД:

• на пошук документів витрачаються не години, а секунди або хвилини; очікування документів не вимагається – документи одночасно доступні таким, що всім має до них право доступу співробітникам;

• процес узгодження і затвердження документів стає прозорим і відбувається в режимі реального часу;

• час на передачу документів між підрозділами не витрачається взагалі – картки і файли документів в режимі реального часу доступні тим співробітникам, які мають всі права доступу до них ;

• підготовка стандартних звітів про рух документів робиться одним натисненням кнопки;

• Відсутність ключових співробітників в офісі у зв'язку з відрядженнями не зупиняє роботу з документами - СЕД нового покоління забезпечує можливість віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті.

Середній відсоток економії часу на перелічені вище види обробки документів при використанні СЕД – 80%. Відповідно, використання СЕД може економити 80%*60%=48% робочого часу

При цьому треба врахувати, що інші 52% робочого часу не повністю використовуються для ефективної роботи, частина витрачається на перерви, на каву, розмови і т.п.

Тобто якщо рахувати чистий робочий час, то СЕД може економити більше половини робочого часу співробітників офісів, що працюють з документами – договорами, рахунками, накладними, листами, ордерами і т.п. Окрім цього, час, що проводиться співробітниками поза офісом, СЕД дозволяє «конвертувати» в робочий час за рахунок можливості віддаленої роботи з документами як через web-браузер, так і по електронній пошті.

Для систем на web-технологіях, враховуючи простоту обслуговування системи і низьку сукупну вартість володіння (Total Cost of Ownership, TCO), обумовлену використанням web-технології (система встановлюється тільки на центральний сервер, установки і подальшого обслуговування системи на комп'ютерах користувачів не вимагається) - і невисоку вартість придбання ліцензій на використання системи, очікуване повернення інвестицій (Return On Investment, ROI) в придбання СЕД можливе максимально швидко – зазвичай система окупається вже через 2-3 місяці її експлуатації, а при використанні на великій кількості робочих місць починає істотно економити витрати підприємства.

Якісні оцінки ефективності

Окрім кількісних оцінок ефективності системи, що дозволяють переконатися в швидкому поверненні інвестицій в систему, існують не менш важливі якісні оцінки ефективності використання системи.

Підвищення прозорості руху документів. Співробітники дістають можливість бачити на екрані комп'ютера всі документи, завдання і доручення, з якими вони повинні працювати в даний момент. Керівники мають можливість бачити в режимі реального часу хід виконання бізнес-процесів, наприклад, виконання замовлень клієнтів, прийому нових співробітників на роботу, поточний стан виконання договорів, взаємодію між різними підрозділами компанії і т.п. Рух документів і робота із співробітників з документами стають контрольованими в режимі реального часу.

Організація єдиного корпоративного інформаційного простору. Віддалені офіси, філіали, представництва інформаційно зв'язуються як з центральним офісом, так і між собою і ступінь їх взаємодії істотно підвищується.

Об'єднання і забезпечення збереження корпоративної інформації. Корпоративна інформація зберігається в корпоративній системі управління документами, а не в головах співробітників. Навіть якщо співробітники звільняються або переходять на роботу в інші підрозділи підприємства, їх знання, пов'язані з обробкою документів, зберігаються разом з документами в системі електронного документообігу підприємства і можуть бути використані іншими співробітниками, що приходять на їх місце. Об'єднання знань співробітників в загальній корпоративній системі дає синергетичний ефект і може привести до вражаючих результатів.

Підвищення керованості компанії в цілому.

Прискорення інформаційних потоків і зменшення числа помилок при ухваленні управлінських рішень за рахунок використання актуальних і своєчасних даних приводить до підвищення керованості компанії в цілому. Глобальний характер СЕД – на відміну від інших корпоративних систем, СЕД зазвичай встановлюється практично всім співробітникам, що мають комп'ютер, – дозволяє підвищити загальний рівень організації підприємства.

Проекти по впровадженню на підприємстві системи електронного документообігу не є надприродними і унікальними – функції документообігу досить стандартизовані і вже є у версії коробочних поставок СЕД – зазвичай необхідно провести лише настройку систему на вже наявну функціональність. Причому гнучкість системи повинна дозволяти проводити таку настройку і в процесі реальної експлуатації системи відповідно до змінних вимог замовника.

Відповідно, необхідності в розробці детального і формалізованого Технічного Завдання немає – зазвичай досить описати у вільній формі компактні і неформальні вимоги замовника, в яких перераховуються що автоматизуються функції і документи. Процес впровадження зазвичай розбивається на 2 етапи –

1) впровадження системи на базовому наборі основних документів Замовника з використанням наявної базової функціональності СЕД. Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, оброблювальна основні документи – договори, рахунки, листи і т.п. Звичайний термін виконання етапу 1-2 місяці.

Іноді достатньо тижня, щоб набудувати систему на стандартний набір документів замовника. Така стратегія є стандартною для впровадження СЕД – відповідно до відомого закону розподілу 20% категорій документів покривають 80% діяльності майже будь-якій компанії і впровадження системи на такій підмножині документів дозволяє швидше отримати ефект від впровадження.

2) впровадження системи на розширеному наборі документів Замовника з адаптацією функціональності СЕД під специфічні потреби Замовника.

Результатом етапу є функціонуюча в робочому режимі система документообігу, яка обробляє всі необхідні Замовникові документи з урахуванням специфіки Замовника. Звичайний термін виконання етапу 2-4 місяці.

Про ефективність такої методології впровадження свідчить швидке досягнення реальних результатів – реальна експлуатація системи на реальних найбільш важливих документах Замовника можлива вже протягом першого місяця після початку проекту.

Важливою особливістю такої методології впровадження є настроювання системи на існуючі бізнес-процеси Замовника. Ніякої ломки існуючого порядку роботи з документами, ніякого реінжинірингу бізнес-процесів на етапі впровадження не відбувається. Це дозволяє мінімізувати опір персоналу, який, на жаль, неминуче при будь-якій іншій методології впровадження. В процесі сталої реальної експлуатації системи вдосконалення бізнес-процесів починається само собою як природний процес.

СЕД і ERP-системи управління підприємством

Для крупних компаній з числа «лідерів ринку» часто встає проблема вибору між «великою» ERP, «в якій все є» і СЕД, яка «вирішує приватні задачі». Системи електронного документообігу і ERP природним чином доповнюють один одного і повинні тісно інтегруватися. І, якщо говорити про черговість впровадження, то СЕД треба упроваджувати раніше ERP.

Впровадження СЕД як перший етап такої роботи на підприємстві істотно полегшить і впровадження ERP. Електронний документообіг дозволить:

• прискорити і полегшити впровадження ERP-системи і отримати перші реальні результати істотно раніше — за рахунок своєчасної автоматизації бізнес-процесів і документообігу;

• використовувати СЕД як засіб інтеграції між новою ERP-системою і вже існуючими і працюючими на підприємстві системами;

• використовувати СЕД як засіб побудови єдиного призначеного для користувача інтерфейсу, об'єднуючого всіх користувачів, весь документообіг і всі додатки на підприємстві.

СЕД зможе забезпечити необхідну первинну інформаційну базу для додатків ERP. Інформацію для інших корпоративних додатків можна буде не «забивати» уручну з ризиком введення помилкових даних, а автоматично імпортувати з документів, що містяться в СЕД, де ця інформація створена природним чином при створенні документів, перевірена і узгоджена.

Системи Електронного Документообігу, відповідні вищеописаним вимогам, формують нове покоління систем автоматизації підприємств. Основними об'єктами автоматизації в таких системах є документи (у найширшому їх розумінні, від звичайних паперових до електронних будь-якого формату і структури) і бізнес-процеси, що представляються як рух документів і їх обробку. Даний підхід до автоматизації підприємств є одночасно і конструктивним і універсальним, забезпечуючи автоматизацію документообігу і всіх бізнес-процесів підприємства в рамках єдиної концепції і єдиного програмного інструментарію.