4.2 Анкетирование

Анкетирование используется для получения конкретного вида информации об исследуемой организации, и применяется при анализе системы в ограниченных случаях. Это вызвано следующими моментами:

1. Очень сложно сформулировать вопрос так, чтобы все респонденты поняли его смысл.

2. Для составления качественной анкеты аналитик должен хорошо разобраться в системе, а поэтому анкетирование целесообразно проводить в конце обследования, а не в начале.

3. Сложно обрабатывать большое количество анкет, особенно если в анкете содержатся открытые вопросы.

Вместе с тем, анкетирование удобно проводить в случае, если есть необходимость опросить большое количество людей, например клиентов компании.

Анкеты можно использовать как средство проверки результатов обследования, полученных при помощи других методов.

Использование стандартных вопросов для анкетирования большого количества людей помогает создать качественную модель.

4.3. Обзор документов

Большая часть информации о деятельности предприятия документируется, поэтому просмотр документов является следующим этапом обследования. Имеет смысл просмотреть документы, которые помогают создать общую картину работы предприятия. К таким документам относятся:

1. Инструкции по выполнению работ.

2. Бланки документов, которые заполняются сотрудниками, и перемещаются между подразделениями организации. По этим документам аналитик может отследить движение информации по предприятию и организацию ее хранения.

3. Должностные инструкции.

4. Документы, определяющие политику предприятия в области информационной системы.

5. Описание предприятия для посетителей, информация о работе компании.

6. Описание предыдущих исследований информационной системы, а также техническое задание, спецификация, руководство пользователя существующей компьютерной информационной системы.

Недостатки метода:

1. В организации существует большое количество информации в виде документов, и часто бывает сложно вычленить необходимую часть из всей совокупности.

2. Документы могут не содержать необходимой информации за прошлый период, поскольку состав документов часто меняется, и сопоставить старый формат с новым не всегда просто.

3. Несмотря на эти недостатки, обзор документов является важным источником информации.

4.4 Наблюдение

Наблюдение  еще один важный источник информации для выявления недостатков существующего способа работы. Этот способ обследования применяют, когда есть необходимость изучить продолжительность какого-либо процесса, либо точно понять, как он протекает.

При использовании этого метода аналитик самостоятельно производит наблюдение за процессом, поэтому в результате получается картина того, как реально выполняются исследуемые операции, а не того, как это должно быть. Одним из преимуществ метода наблюдения является то, что аналитик может напрямую пронаблюдать за происходящим процессом. Если человек получает информацию в результате обсуждения или письменного обследования, которые могут содержать неточность изложения или неправильную интерпретацию как со стороны источника информации, так и со стороны получателя. Таким образом, исчезает промежуточное звено, которое может являться источником искажения информации.

Среди других преимуществ наблюдения можно отметить следующие:

1. При наблюдении появляется возможность получить внутреннее содержание процесса, а не то, как он отражается на бумаге.

2. Возможность идентифицировать те операции, которые занимают много времени.

3. Возможность пронаблюдать, как различные процессы пересекаются между собой, то есть получить представление о динамике процесса, а не его статическое описание.

С другой стороны, можно отметить сложности применения этой техники:

1. Этот метод требует очень больших затрат времени, поэтому он может использоваться как дополнительный инструмент, а не как основной.

2. Поведение людей при исследовании может меняться и отличаться от обычного способа выполнения этих операций. Здесь аналитику нужно понять, в обычном ли режиме выполняются эти работы, или они выглядят неестественно.

Этот эффект искажения известен в управлении. Он возникает, когда за деятельностью рабочих начинают вести наблюдение. Например, когда в компании хотят изменить условия работы сотрудников, делается хронометраж. Сам факт наблюдения дает эффект повышения производительности без каких-либо существенных изменений.

Несмотря на недостатки, метод наблюдения является необходимым источником информации, поскольку позволяет увидеть организацию «изнутри», а не обозревать ее «сверху».