I 1 Теория и практика (10)

Различают следующие способы борьбы с «пожирателями времени» (коллеги): 1) выделите определенное время для работы над ответ­ственным заданием, позаботьтесь, чтобы вас в это время не отвлека-

186

187

ли; 2) выделите специальное время для телефонных переговоров или просмотра электронной почты, в другое время этого не делайте; 3) назначьте специальное время для работы с коллегами, пусть они привыкнут, что в другое время вы заняты важным делом; 4) старай­тесь проводить все переговоры в рабочем порядке, «на бегу»; 5) при­учите коллег к тому, чтобы они приходили к вам не с проблемой, а с вариантом ее решения; 6) позаботьтесь о разграничении прав и полномочий, запишите их, это позволит избежать ненужных споров.

: Практические рекомендации

Теория и практика (11)

чтобы каждый сотрудник знал свою роль в ликвидации ЧП; 4) проду­мывайте и обязательно проводите плановые мероприятия, сводящие к минимуму возможность возникновения «пожарных случаев» и ЧП. Еще один «пожиратель времени» — различного рода собрания. В практике работы современных организаций принято проводить совершенно невероятное количество собраний, заседаний, совеща­ний; и неудивительно, что многие не любят в них участвовать. Слиш­ком большое количество собраний может приводить к нарушению работы предприятия. Однако тема эта довольно щепетильная, осо­бенно, если вы в этой ситуации не начальник, а подчиненный.

Теория и практика (12)

Пятое правило управления временем. Научитесь составлять реалистичные, «работающие» планы и бороться с «пожирателями времени».

Большинство работников различных предприятий свидетель­ствуют, что у них собирается огромное количество бумаг. Скорее все­го, если 25-85% из них пропадет, никто этого не заметит. Тем не ме­нее, бумаги захламляют рабочие места, занимают место в шкафу, постоянно требуют времени для перекладывания в поисках необхо­димого документа. Бумаги — это один из наиболее мощных «пожи­рателей времени».

Существуют различные способы борьбы с «пожирателями времени» (бумаги): 1) возьмите себе за правило разделять бумаги на три (три, и не более!) категории: немедленно выбросить, переложить в тема­тическую папку, немедленно ответить. Других вариантов нет! Вари­ант «пусть пока полежит» неприемлем; 2) разберитесь с этой точки зрения с теми бумагами, которые у вас накопились, и не накапли­вайте их больше; 3) уходя, наводите на своем столе порядок. Оставь­те документы в порядке их приоритетности для следующего дня ра­боты, это ваш «задел» на завтра; 4) выделяйте на работу с бумагами определенное время, не занимайтесь ими весь день.

«Пожарными случаями» называют такие ситуации, ЧП, которые заставляют нас принимать экстренные меры по спасению ситуации. Отметим, что варианты «пожарных случаев» ограничены. И хотя все­гда может случиться что-нибудь непредвиденное, к большинству ситуаций можно подготовиться, а значит, исключить «нервотрепку и метания». Специалисты дают следующие рекомендации: 1) ведите учет случившихся с вами или другими людьми «пожарных случаев»; 2) накапливайте бумажную или электронную картотеку удачных ре­шений для различных ситуаций; 3) проводите «пожарные учения»,

188

Выделяют следующие способы борьбы с «пожирателями времени» (собрания):

• готовьте собрания, продумывайте, какое наименьшее количест­ во людей на него можно собрать, ограничивайтесь минимумом;

• заранее наметьте повестку собрания, распечатайте и раздайте ее участникам. Повестка собрания необходима, чтобы выступа­ ющие могли подготовить свои выступления исходя из лимита времени, отведенного регламентом;

• дайте задание выступающим подготовить сообщение в рамках регламента, это дисциплинирует мысли. Регламент нужен, чтобы сделать доклады более содержательными, ограничив их по вре­ мени;

назначьте человека, который будет следить за регламентом;

• заранее определите не только время начала, но и время оконча­ ния собрания;

придерживайтесь намеченных сроков;

чтобы собрания не проходили впустую, ведите протокол, где за­писаны решения, назначены исполнители, сроки, ответствен­ность. Протокол собрания нужен, чтобы напоминать о необхо­димых действиях исполнителям и контролировать сроки испол­нения решений;

• после собрания распечатайте краткую версию протокола и раз­ дайте ее участникам собрания;

не проводите собраний только потому, что настал определенный день; если собрание не нужно, отмените его;

• подумайте: может быть, вам понравится идея «стоячих» совеща­ ний для решения не слишком объемных вопросов. Если люди не слишком удобно устроены, они стремятся быстрее закончить прения;

• от части ненужных лично вам собраний, возможно, удастся отказаться; для посещения других — назначить ответственных,

189

которые в краткой форме изложат вам их решения; третьи, на­верное, придется посетить;

составляйте списки дел, которые вы можете выполнять на сове­щании, это поможет полезно провести время и там.