работы в соответствии с приоритетностью задач, стоящих перед под­разделением и компанией в целом; 3) помощь работникам в опти­мизации использования рабочего времени при повышении качества работы; 4) креативное применение планирования работы подразде­ления.

На среднем уровне управления навыки тайм-менеджмента находят проявление: 1) в творческой реализации стратегии компании;

2) в рациональной организации времени, направленной на постоян­ ное улучшение работы, повышение ее качества, клиентоориентиро- ванности; 3) в умении делегировать полномочия, ориентации сотруд­ ников на развитие навыков управления временем, повышение их уровня компетентности в этой области; 4) в умении достичь постав­ ленных целей, поддерживая дух корпоративности и клиентоориен- тированности.

На уровне топ-менеджмента навыки управления временем прояв­ляются как субъектная позиция в области управления временем, ко­торая предполагает умение: 1) креативно формулировать стратегию и приоритетные цели компании; 2) создавать на предприятии стандар­ты качества и культуру использования рабочего времени, вдохновля­ющие работников на наиболее эффективное использование времени;

3) повышать собственную компетентность, клиентоориентирован- ность для достижения стратегических целей компании и укрепления духа корпоративности; 4) креативно управлять изменениями, созда­ вать новые возможности для повышения эффективности работников при повышении качества и клиентоориентированности.

Эффективное управление временем предполагает понимание его важности для повышения эффективности работы предприятия, его благополучия и устойчивой планомерной работы, а также принятие процедур, необходимых для рационального управления временем всеми сотрудниками. Поэтому в ходе консультирования по проблеме тайм-менеджмента необходимо провести диагностику степени раз­витости навыков тайм-менеджмента у всех работников, разработать меры по формированию мотивации к развитию данных компетенций и предложить методы повышения эффективности управления вре­менем на различных уровнях управления предприятием. Полезно оценить степень развития навыков тайм-менеджмента сотрудников и влияние применения методов тайм-менеджмента на различные сферы хозяйственной деятельности предприятия. Для это следует:

• определить содержание и методы стратегического планирования в интересах компании, собственного личностного и карьерного роста, характерные для данного предприятия;

• доказать необходимость использования принципов рациональ­ ной организации рабочего и личного времени;

174

определить перечень основных принципов, лежащих в основе умения управлять рабочим временем;

обосновать тезис, что в процессе управления работник должен использовать не только принципы сокращения непроизводст­венных затрат рабочего времени, составления реалистичных ра­бочих планов, приводящих к успешному решению производ­ственных задач, учета и рационального использования рабочего времени, но и принципы эффективного управления личным вре­менем;

обсудить сильные и слабые стороны различных методов и стра­тегий управления временем, чтобы обоснованно применять их в соответствующих ситуациях с целью принятия управленческих решений, способствующих более эффективному использованию рабочего времени в организации;

провести диагностику степени развития навыков управления временем у каждого из сотрудников;

сформировать мотивацию развития навыков управления рабочим и личным временем;

провести анализ правильности и эффективности применения методов тайм-менеджмента на предприятии.

Теория и практика (4)

Диагностические тесты и упражнения позволяют проанализиро­вать степень эффективности управления временем, владения навы­ками тайм-менеджмента и понимание важности их применения у работников различного управленческого уровня и рядовых сотруд­ников.

Практикум по теме (2)

16.2. Основные ошибки планирования работы и методы их устранения

Приступать к анализу ошибок управления временем на предприя­тии необходимо, уяснив для себя следующие вопросы: 1) почему со­временный руководитель должен обладать навыками тайм-менедж­мента; 2) какие факторы и приемы руководитель может использовать для того, чтобы сделать использование рабочего времени более эф­фективным и развить навыки управления временем до лидерского уровня; 3) каким образом выбирать адекватные методы управле­ния временем; 4) как правильно использовать навыки управления

175

временем при контактах с вышестоящим руководством и при орга­низации работы подчиненных; 5) как правильно организовать и направить процессы тайм-менеджмента в подразделении (на пред­приятии). Освещению данных вопросов посвящен этот параграф. Вопросы управления временем являются весьма чувствительны­ми для каждого человека, нельзя настаивать на принятии тех или иных норм. Важно, чтобы человек сам осознал ценность такого ре­сурса, как время, и захотел использовать его более экономно. В этом отношении помогают изучение и обсуждение различных ситуаций, которые с этой целью приведены в тексте и на CD-ROM.

Время и искусство управлять им

Умение управлять своим временем — способ сделать себя очень эффективным, продуктивным. Одновременно это мощный фактор борьбы со стрессом.

Окончание табл. 16.1

Люди, эффективно управляющие своим временем	Люди, неэффективно управляющие своим временем
В первую очередь выполняют самые приоритетные задачи	Не умеют определять срочность и приоритетность своих задач
Разумно используют время	Тратят время впустую
Знают, когда у них наступают периоды наилучшей работоспособности	Распределяют работу без учета особенностей их суточных и недельных биоритмов
Используют различные средства запо­минания информации	Не умеют слушать, в результате их коммуникации неэффективны
Понимают, что управление временем основано на управлении самим собой, на самоорганизации	Позволяют обстоятельствам контролировать их действия

Задача на способность управлять временем

Эффективное управление временем предполагает, прежде всего, умение отличать главное от второстепенного.

Обуздать бессмысленные траты времени — единственный способ стать по настоящему успешным.

Парадоксы нашего времени

Теория и практика (5)

Навык эффективного управления временем состоит в знании целей деятельности, умении совершать регулярные запланирован­ные действия, направленные на достижение цели, и умении отка­зываться от действий, которые идут вразрез с целями. Люди, уме­ющие управлять временем, как правило, не задерживаются на работе, работают так, чтобы не случалось «завалов» и «авралов», не берут работу на дом, выделяют время на полноценный отдых. Раз­личия эффективного и неэффективного стиля работы показаны в табл. 16.1.

Таблица 16.1

Различия между эффективным и неэффективным способами управления временем

Люди, эффективно управляющие своим временем	Люди, неэффективно управляющие своим временем
Планируют время с учетом и текущих дел, и долговременной перспективы	Не используют долгосрочное планирование

Как научиться жить хорошо и в радость? На это и многое дру­гое самые мудрые люди говорят: «Если вы хотите, чтобы жизнь улы­балась вам, подарите ей сначала свое хорошее настроение».

' Притча о тысяче шариков

В жизни много парадоксов. Важно уяснить, что управление вре­менем — это не наука о том, как сделать больше, а искусство делать то, что нужно, и плюс к этому то, что хочется. Эффективным исполь­зование времени становится тогда, когда оно посвящено достиже­нию какой-либо важной цели.

Планирование рабочего дня

Если попросить работников, какого-либо предприятия составить примерный план работы надень или на более длительный срок, то получится примерно следующее.

Типичный рабочий день начальника поезда

_э30

— планерка, инструктаж

-7 00

17—18 — планерка с проводниками, технические занятия

176

12 — 2877

177

18³⁰—19⁰⁰ — приемка состава, заполнение документов перед рейсом, выдача документов проводникам

19²⁰ — отправление поезда, посадка пассажиров

21¹⁰—22⁰⁰ — проверка поездной бригады

10⁰⁰ — по приезде отчет о проделанной работе, работа

с нарядчиками

Обычный план дня руководителя среднего звена

1. Провести целевой инструктаж, составить график работы ДСП.

2. Написать и отправить авансовый отчет за использованные кан­ целярские товары.

3. Провести разбор и составить протокол о причинах неисправно­ сти технических средств.

4. Составить инструкцию по использованию нового оборудования.

5. Обновить наглядную агитацию.

Примерный план работы инженера по охране труда на день

8⁰⁰—10⁰⁰ — селекторное совещание

К)¹⁵—12⁰⁰ — проведение вводного инструктажа по охране

труда, пожарной безопасности ₁₂оо_₁₃оо _ _обед

13⁰⁰—15⁰⁰ — пересмотр нормативной базы предприятия в области промышленной безопасности

15⁰⁰—17⁰⁰ — участие в работе комиссии по проверке знания требований электробезопасности у работников одного из отделений

Примерный план работы инженера по охране труда на месяц

Мероприятие	Сроки
1. Консультирование работников и руково­дителей в вопросах ОТ	В течение месяца
2. Участие в проведении Дня охраны труда	Третья среда
3. Проведение оперативных проверок участков	Не менее трех проверок в месяц
4. Участие в III ступени трехступенчатого контроля	По графику
5. Пересмотр инструкций по ОТ	По графику
6. Участие в проведении технической учебы	По графику
7. Участие в работе комиссии по проверке знания требований ОТ, электробезопас­ности, пожарной безопасности	В течение месяца

Мероприятие	Сроки
8. Проведение вводного инструктажа по ОТ, пожарной безопасности	В течение месяца
9. Составление установленной отчетности по итогам работы по ОТ	В установленный срок
10. Ведение журналов установленной формы	В течение месяца
11. Контроль за выполнением нормативов лич­ного участия в работе по ОТ руководителей и специалистов	В течение месяца

В данных примерах приведены планы реальных работников. Но с точки зрения специалиста по тайм-менеджменту это не совсем верное планирование работы. Для того чтобы пояснить данное по­ложение, приведем в качестве аналогии измененное расписание дви­жения поездов по одной из станций (табл. 16.2).

Таблица 16.2

№ п/п	Тип поезда	Время			Дни курсирования
		прибы­тия	стоянки, мин	отправ­ления
1	Пассажирский	О13	23	О36	Нечетные
2	Электропоезд	-	-	132	Ежедневно
3	Скорый	242	23	305	По числам
4	Электропоезд	-	-	353	По рабочим дням
5	Скорый	250	23	313	Нечетные
6	Пассажирский	7оо	29	729	По особому указанию
7	Пассажирский	1119	31	1160	Ежедневно
8	Скорый	1144	-	-	По особому указанию
9	Пассажирский	-	-	1425	Ежедневно
10	Пассажирский	1537	23	16оо	По особому указанию
11	Грузопассажирский	-	-	1840	Нечетные
12	Пассажирский	-	-	2231	По числам

Первое правило управления временем. План должен быть на­целен на достижение какой-либо цели.

Изучив это расписание, решите: 1) можно ли использовать это расписание для работы на этой станции; 2) можно ли определить направление, в котором будет двигаться тот или иной поезд. Отри­цательный ответ на оба вопроса очевиден.

178

12*

179

Планы, составленные работниками в примерах, приведенных выше, похожи на данное расписание — они приемлемы, если «си­дишь на месте», но не годятся, если работник или компания в целом собираются двигаться к какой-либо цели.

Выбор целей

Вопрос о том, как выбрать цель, к которой необходимо стремить­ся, как понять, какая из целей является самой главной, не такой простой, как это кажется на первый взгляд. Большинство работни­ков затрудняются определить даже собственные цели, не задумыва­ются, каковы цели организации в целом и их конкретного участка, какова роль данного работника в обеспечении работы предприятия. Предприятия и организации выделяют на грамотное формулирова­ние миссии и целей организации достаточно крупные денежные средства. Это может служить примером того, насколько важно и не­просто определить самое главное в жизни и деятельности предприя­тий. В работе консультанта также важно умение выделять главное и грамотно формулировать цели предприятия, отдельных его подраз­делений и сотрудников. Для того чтобы научиться это делать, проде­лайте упражнение — ответьте на приведенные ниже вопросы.