3. Документальное оформление движения материалов

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки организация получает от поставщиков:

• расчетные документы (платежные требования, счета от поставщиков, которые являются основанием для оплаты, товарно-транспортные накладные и т.д.);

• сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.д.).

Организация самостоятельно устанавливает порядок приемки материалов и регистрации расчетных документов. При поступлении груза организация обязана:

• зарегистрировать документы в Журнале учета поступающих грузов;

• проверить соответствие данных этих документов договору (качество, количество, ассортимент и т.д.) и правильность расчетов;

• передать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т.д.) в соответствующие сроки.

Операции по движению материалов оформляются унифицированными формами первичной учетной документации:

1. Доверенность (ф. № М-2 или ф. № М-2а). Используется для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации. Регистрируется в Журнале учета выданных доверенностей и действительна в течение 15 дней.

2. Приходный ордер (ф. № М-4). Оформляется в день поступления материалов на склад.

3. Карточка учета материалов (ф. № М-17). Используется для учета движения материалов на складе по каждому наименованию. Ведется кладовщиком. Заполняется на основании приходно-расходных документов.

4. Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Составляется, если есть расхождения между сопроводительными документами поставщика и поступившими материалами, или материалы поступили без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки). Составляется комиссией и является основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации.

5. Лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Используется, если материальные ценности передаются в производство, и по ним установлен лимит отпуска.

6. Требование-накладная (ф. № М-11). Оформляется при непостоянном (эпизодическом) отпуске материалов, при перемещении их между структурными подразделениями, при сдаче на склад оставшихся материалов, отходов или брака.

7. Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15). Отпуск на сторону – это отпуск сторонним организациям по договору или своим хозяйственным подразделениям, расположенным за пределами территории организации (жилищно-коммунальному хозяйству, отделу капитального строительства и т.д.).

На фактически израсходованные материалы составляется Акт расхода материалов, порядок оформления которого устанавливается организацией. На основании данного акта производится списание стоимости материалов.

4. Учет материалов на складе и в бухгалтерии

В связи с большими запасами материальных ценностей на предприятиях важным является постановка складского и бухгалтерского учета материалов.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), который является материально-ответственным лицом. Учет движения материалов осуществляется в следующем порядке:

• при поступлении материалов на склад кладовщик проверяет соответствие их фактического наличия данным документов поставщика. Если нет расхождений, то он выписывает приходный ордер. Материалы можно приходывать на основании документов поставщика, на которых ставится штамп с реквизитами приходного ордера. Если есть расхождения с документами поставщика, то составляется Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Если материалы поступают от подотчетного лица, то они приходуются на основании авансового отчета и прилагаемых к нему документов. Материалы могут поступать сразу в соответствующие подразделения организации, минуя склад (транзитом). В этом случае проставляется отметка в документах поставщика и приходных документах соответствующего подразделения;

• на основании приходных и расходных документов кладовщик заполняет Карточки учета материалов, которые открываются в начале года в бухгалтерии, регистрируются и передаются на склад. При поступлении каждому наименованию, сорту и марке материалов присваивают специальное обозначение - номенклатурный номер. Карточка учета материалов открывается на каждый номенклатурный номер. Затем номенклатурные номера заносятся в специальный реестр, который называется номенклатурой-ценником. В номенклатуре-ценнике, кроме названия и номенклатурного номера, указывают цену и единицу измерения материала. Таким образом, номенклатура-ценник представляет собой систематизированный перечень всех используемых материалов с указанием их стоимости и единицы измерения;

• по мере совершения операций кладовщик делает в записи в карточках учета материалов и после каждой операции выводит остаток. Допускается ведения учета на складе в Книге складского учета, которая открывается в бухгалтерии. При небольшой номенклатуре материалов можно вести месячные материальные отчеты, в которых имеются реквизиты карточек складского учета;

• периодически бухгалтер проверяет правильность и полноту ызаписей в карточках и подтверждает остатки своей подписью;

• в установленные сроки кладовщик передает все приходные и расходные документы склада по реестру в бухгалтерию.

В обычном порядке учет материалов одновременно ведется на складе и в бухгалтерии, поэтому ведение учета наличия и движения материалов зависит от выбранного метода учета материалов, которая устанавливает порядок и последовательность ведения учета материалов на складе и в бухгалтерии. Существуют два основных метода учета материалов:

• количественно-суммовой;

• сальдовый.

При количественно-суммовом методе на складе и параллельно в бухгалтерии ведутся карточки учета материалов: на складе карточки ведутся только в количественном выражении (количественный учет), а в бухгалтерии – в количественном и стоимостном выражении (количественный учет и суммовой учет). В бухгалтерии информация из карточек количественно-суммового учета переносится в оборотные ведомости по каждому складу. На основании оборотных ведомостей составляется Сводная оборотная ведомость. В конце месяца производится сверка данных учета материалов на складе и в бухгалтерии. Как правило, количественно-суммовой метод используется на предприятиях с небольшим количеством материалов. Недостаток данного метода: дублирование складского учета.

При сальдовом методе в бухгалтерии не ведется количественный и суммовой учет движения (прихода и расхода) материалов. При сальдовом методе бухгалтерия не дублирует складской учет, а в качестве регистров аналитического учета использует карточки учета материалов, которые ведутся на складе. При сальдовом методе оборотные ведомости не составляются. В бухгалтерии ведутся сальдовые ведомости по каждому складу, которые составляются с использованием карточек учета материалов. На основании сальдовых ведомостей составляется Сводная сальдовая ведомость.

Современные автоматизированные системы складского учета с применением специализированных программных средств значительно упрощают и ускоряют процесс ведения складского учета материалов.