18. Виконайте макрос вставляння картинки у верхній лівий кут бланка.

Розмістіть курсор у позицію вставки і натискайте на Alt+p. Зменшіть картинку й обгорніть її текстом тощо, щоб структура бланка не змінилася.

19. Продемонструйте листи, конверти, форму і рахунок.

20. Закінчіть роботу.

Практична комплексна робота № 14

Тема

MS Word. Створення звіту з розділу «Редактор текстів».

Мета

Вміти створювати й опрацьовувати великі документи. Ознайомитися з поняттям головного документа.

План

1. Поняття про режим відображення структури документа.

2. Робота з головним документом.

3. Друкування документа.

Теоретичні відомості

1. Поняття про режим відображення структури документа.

Один великий документ (звіт, книжку, збірник праць) можна створювати з окремих готових частин як результат колективної роботи групи виконавців. І навпаки, готовий документ можна поділити на частини і доручити їх доопрацювання різним виконавцям.

Документ, який складається чи складатиметься з інших документів, називається головним. Для роботи з таким документом є режим структури (Вигляд => Структура). Отже, є два способи роботи над головним документом: 1) можна створювати головний документ «з нуля», вкладаючи в нього піддокументи; 2) можна структурувати готовий великий документ.

У режимі структури документ має вигляд маркованих абзаців. Бажано, щоб такі абзаци були згруповані в параграфи із заголовками. Для роботи зі структурою відкривається панель інструментів Структура (рис. 36), яка містить кнопки підвищення/пониження рівнів заголовків; переміщення абзаців і їх розгортання (+) чи згортання (-); список рівнів, які відображаються; кнопку для відображення по одному рядку з абзацу; кнопку для відображення/приховування форматування.

У нижньому рядку є такі кнопки: 1) поновити зміст; 2) перейти до змісту; 3) головний документ чи структура і кнопки, властиві для режиму роботи з головним документом: 4) перейти в головний документ чи у вкладені; 5) створити вкладений документ; 6) вилучити (скасувати) вкладеність; 7) вставити вкладений документ; 8) об'єднати; 9) розділити; 10) заблокувати документи.

Рис. 36. Панель Інструментів Структура.

Важливо, щоб документ містив абзаци, які мають стилі заголовків різних рівнів. Тоді, щоб у точку вставки вставити зміст великого документа (зміст програма сформує автоматично), достатньо виконати команди Вставити => Посилання => Зміст і покажчики => Зміст => ОК.

2. Робота з головним документом. Щоб деякий параграф перетворити у вкладений документ, його потрібно вибрати і скористатися кнопкою № 5. Цей параграф автоматично збережеться на диску поряд з головним документом у файлі, що відповідає назві параграфа (першому реченню). Перейшовши за допомогою кнопки № 4 в головний документ, побачимо лише адресу вкладених документів, які відтепер можна редагувати незалежно від головного. Власне це дає змогу організувати колективну роботу над великим документом групі виконавців, де одна особа може виконувати функції керівника проекту і простежувати всі етапи його створення. Відкриваючи головний документ, можна бачити зміни, які вносить колектив виконавців.

3. Друкування документа. Друкувати можна весь документ, окремий вибраний фрагмент чи окремі сторінки. Не забувайте пронумерувати сторінки перед друкуванням і виконати попередній перегляд документа, щоб переконатися у правильному заповненні всіх сторінок. Переконайтеся, що правильно вибрано драйвер принтера, оскільки в протилежному випадку можна отримати спотворений документ. Варто відразу задавати кількість копій і порядок їх друкування. Якщо документ друкують з двох боків аркуша, то задають двобічне друкування. Для зберігання тонеру в лазерних принтерах чернеткові документи друкують у режимі чернеток. Якщо ж друкування передбачається виконати з ком­п'ютера, де немає програми MS Word, то друкують у файл, який можна роздрукувати засобами операційної системи комп'ютера.

Хід роботи

1. Відкрийте файл з титульною сторінкою і змініть тему: «Звіт з розділу «Редактор текстів»».

2. Створіть звіт з декількох параграфів.

Вставте після титульної сторінки як окремі параграфи документи з файлів з: 1) одним листом, 2) резюме, 3) форматованим вручну текстом, 4) двома таблицями, 5) діаграмою, 6) рисунком, 7) блок-схемою, 8) організаційною діаграмою, 9) квитанцією, 10) програмою заходів, 11) рекламною сторінкою фірми, 12) листами розсилки, 13) електронним рахунком.

3. Поіменуйте параграфи звіту.

Вимкніть режим автостворення списку (автоформат під час введення). Перед кожним елементом введіть номер і відповідну назву, починаючи з листа, наприклад, 1. Мій лист.

4. Надайте абзацам назв параграфів стиль Заголовок 1.

5. Задайте вигляд документа Звичайний або Розмітка.

4. Вставте розриви сторінок після кожного елемента. Застосуйте клавіші Ctrl+Enter або команди з меню.

4. Пронумеруйте сторінки (крім першої).

5. Створіть зміст звіту на другій сторінці.

Наберіть на початку другої сторінки слово «Зміст» звичайним стилем і вставте після нього зміст командами Вставити => Посилання => Зміст і покажчики => Зміст => ОК.

9. Після змісту виконайте розрив сторінки.

9. Виконайте команду Поновити зміст => цілком. Натисніть на однойменну кнопку на панелі Структура.

9. Створіть дворівневий зміст.

Для цього пронумеруйте і поіменуйте чотири листи розсилки і надайте цим елементам стиль Заголовок 2.

12. Виконайте команду Поновити зміст => цілком.

13. Розгляньте структуру звіту.

Виберіть вигляд Структура документа.

14. Понизьте рівень елементів звіту «Блок-схема» і «Рисунок». Скористайтесь кнопками-стрілками для зміни рівня.

14. Виконайте команду Поновити зміст => цілком.

14. Виберіть вигляд Звичайний чи Розмітка. Переконайтеся, що зміст став дворівневим.

15. Відформатуйте зміст. Розміри літер змісту збільшіть.

16. Створіть колонтитули на кожній сторінці, крім першої. Вигляд => Колонтитули. Дослідіть панель інструментів Колонтитули. У верхній колонтитул введіть тему роботи, а в нижній – своє прізвище. Знайдіть можливість не створювати колонтитули на першій сторінці.

17. Збережіть звіт у файлі Звіт.

18. Переконайтеся, що тексти, заголовки і колонтитули розміщені вдало.

19. Створіть вкладений документ на базі другого параграфа. У режимі структури виберіть другий параграф і натисніть на кнопку № 5. Перейдіть у головний документ. Яка адреса вкладеного документа?

20. Відкрийте вкладений документ і змініть його. Допишіть на його початку це речення. Переконайтеся, щозміни сталися в головному документі.

21. Створіть ще два вкладені документи.

22. Продемонструйте і надрукуйте звіт на вимогу викладача.

23. Закінчіть роботу. Закрийте усі вікна.

Практична робота № 15

Тема

MS Publisher. Створення стандартних публікацій.

Мета

Уміти готувати до друку швидкі публікації: резюме, бланки, буклети, бюлетні, інформаційні таблички, календарі, каталоги товарів, конверти, меню, оголошення, плакати, при­вітання тощо.

План

1. Запуск програми і вигляд вікна.

2. Публікації для друку.

3. Створення резюме.

4. Поняття текстового блоку.

5. Застосування стилів.

Теоретичні відомості

1. Запуск програми і вигляд вікна. Видавнича система Microsoft Publisher призначена для підготовки професійних публікацій. Запуск програми здійснюється з головного меню Windows. Після виконання команд Файл => Створити => Публікації для друку => Швидкі публікації отримаємо вікно програми (рис. 37).

Вікно, крім вже відомих елементів, містить ліворуч вузьку вертикальну панель для роботи з об'єктами і область задач з командами для розв'язування задачі створення швидкої публікації відповідно до зразка макета чи шаблону. Програма містить велику кількість зразків макетів і шаблонів стандартних публікацій. Достатньо у вибраний з меню зразок макета ввести потрібні тексти, змінити розташування об'єктів до вподоби – і отримаємо майже оригінальну публікацію. Файл публікації зберігається з розширенням назви pub.

Програма має заготовки веб-сайтів і бланків для електронних листів, але ці теми ми тут не розглядатимемо.

Рис. 37. Вікно програми Publisher зі зразком публікації-вітання.

2. Публікації для друку. Публікації для друку (Publications for Print) – це заготовки публікацій на вибрані теми. Заготовок є декілька десятків. Наведемо найцікавіші:

• Швидкі публікації (Quick Publications) – універсальна заготовка для створення плакатів, оголошень тощо;

• Оголошення (Advertisements);

• Брошури інформаційні (Broshures Informatoinal);

• Брошури з прайс-листом (Broshures Price List);

• Візитки (Business Cards);

• Календарі (Calendars);

• Каталоги (Catalods);

• Вітальні картки (Greeting Cards);

• Запрошення (Invitation Cards);

• Наклейки (Labels);

• Бланки листів (Letterhead);

• Газета (Newsletters);

• Резюме (Resumes);

• Сертифікати (Award Certificates);

• Баннери (Banners);

• Програмки (Programs) та ін.

Заготовка складається із декількох текстових блоків і графічних елементів, виконаних у певному стилі. Поєднання матеріалів публікації і стилів називають макетом (Publication Design). Зразків макетів для кожної заготовки є близько вісімдесяти: Астро, Метелик, Букет, Хвилі, Геометрія, Горизонт, Рух та ін.

До зразка макета користувач може застосувати кольорову схему (Color Scheme) до вподоби зі списку: Альпійську, Гори, Гранат, Дощ, Захід тощо, а також шрифтову схему (Font Scheme): Архівну, Базову, Віртуальну тощо.

Деколи варто змінити тло публікації (Background) чи оформити текстові блоки різноманітними заливками за допомогою команд з контекстного меню текстового блоку: Формат блоку => Заливка => Способи заливки. Тут також варто вибрати стилі ліній: Кольори і лінії => Стиль => Узорна рамка тощо.

Можна створити оригінальну власну заготовку публікації й надалі використовувати її як шаблон (Template). Для цього до публікації застосовують команду Зберегти як... (Save As...) і змінюють тип файлу на Шаблон (Publisher Template).

3. Створення резюме. Є три види резюме: 1) початкового рівня; 2) хронологічне; 3) біографічне. Перше резюме містить такі блоки: прізвище особи, адреса фірми чи домашня, мета подання резюме, освіта, нагороди, досвід роботи, робота на громадських засадах, список осіб, які можуть надати рекомендації. Друге резюме створюють особи зі значним досвідом, де передбачено блок описування попередніх місць роботи у хронологічному порядку із зазначенням посад та обов'язків. Зверніть увагу, що у багатьох країнах, наприклад у США, спочатку описують останнє місце праці (останнє досягнення тощо). Третє резюме призначене головно для науковців та освітян. У ньому детально зазначають закінчені навчальні установи, нагороди, стипендії, гранти, посади, публікації, рекомендації і лише після цього подають адресу.

Кожне резюме може бути оформлене одним із трьох стилів: а) орнамент -тексти центровані; б) пряма лінія – тексти вирівняні до лівого краю, але зміщені до центру сторінки; в) прямі кути – тексти вирівняні до лівого краю, відступ від лівого поля незначний.

4. Поняття текстового блоку. На відміну від документа програми MS Word публікація складається лише з об'єктів. Об'єкти розташовують на сторінці у певних місцях. Головним об'єктом є текстовий блок (TextBox), який називають кадром (написом) у текстовому редакторі MS Word.

На сторінці може бути один чи декілька текстових блоків. У режимі роботи з об'єктами текстові блоки прийнято переміщати і змінювати їхні розміри з метою надання абзацам тексту потрібного вигляду. Текстовий блок може містити картинки, таблиці тощо. Таблиця тут також є об'єктом, її можна переміщати в середині блоку.

Переміщення об'єктів виконують методом перетягування, навівши вказівник миші на межу об'єкта, де він змінює І-подібний вигляд на хрестоподібний зі стрілками. Розміри об'єктів можна змінювати, перетягуючи їх обмежувальні маркери.

Текстові блоки прийнято з'єднувати у ланцюг, особливо тоді, якщо деякий блок переповнений чи коли потрібно продовжити введення тексту на наступній сторінці. Щоб створити ланцюг, слід виконати такий алгоритм: 1) заздалегідь вставити у публікацію порожній текстовий блок командою Вставити (Insert); 2) повернутися у блок, заповнений текстом; 3) клацнути на панелі інструментів на кнопці із зображенням ланцюга і 4) клацнути в межах порожнього текстового блоку.

Сторінка також є об'єктом, до якої можна застосувати дії вилучення і вставляння за допомогою контекстного меню номера сторінки. Номери сторінок зазначені у рядку статусу. Вони слугують для переміщення в межах багатосторінкової публікації.

5. Застосування стилів. Стиль – це сукупність значень параметрів форматування абзацу. Стиль створює користувач під час роботи над публікацією. Він же надає йому певну назву. Назва поточного стилю (Normal тощо) відображається першою на стандартній панелі інструментів. Клацнувши на стрілці поля-списку стилю, можна побачити назви інших доступних стилів.

У видавничих системах не прийнято вводити великі тексти з клавіатури, їх імпортують з файлів інших форматів, найчастіше з програми MS Word. Якщо навіть тексти набирають, то вручну їх не форматують. Власне стилі призначені для автоматизації процесів форматування абзаців з текстом. Стилів має бути небагато, як ось у цій книжці: стиль для заголовка публікації, два стилі для заголовків розділів і параграфів, стиль для абзаців основного тексту, стиль для підписання рисунків і таблиць, стиль для вправ і практичних робіт.

Стиль створюють командами Формат => Стилі і Форматування => Створити Новий Стиль. Далі вводять назву стилю, наприклад Мій текст, і, користуючись кнопками Шрифт, Абзац тощо, відкривають діалогові вікна, де задають потрібні значення параметрів шрифту й абзацу. Після натискання на кнопку ОК заголовок стилю буде у списку стилів.

Стилі застосовують так. Спочатку курсор розміщують у деякому абзаці. Розкривають список стилів і вибирають потрібний – текст у цьому абзаці зміниться відповідно до параметрів стилю.

Перевага від застосування стилів суттєва. Якщо потрібно змінити вигляд публікації, то не треба змінювати вигляд усіх абзаців вручну. Достатньо внести зміни до описів створених стилів і текст у всій публікації зміниться автоматично. Це роблять так. Виконують команди Формат => Стилі і Форматування і у списку стилів вибирають потрібну назву. Клацають над нею правою клавішею миші та виконують команду зі списку: Перейменувати, Вилучити, Модифікувати (найчастіше саме цю). А далі діють так, як під час створення стилю вперше.

Хід роботи

1. Запустіть програму MS Publisher.

1. Створіть вітальну публікацію. Див. зразок на рис. 37.

2. Збережіть цю і всі наступні публікації у власній папці.

3. Створіть власне резюме початкового рівня з метою влаштування на роботу.

4. Створіть інформаційні таблички: «Продається машина», «Здається в аренду офіс», «Закрито на переоблік»,

5. Створіть календар на поточний місяць в стилі «виноски» з елементами реклами фірми: назвою, логотипом, адресою.

6. Створіть меню для власного кафе.

7. Створіть інформаційний трипанельний буклет про власне кафе чи туристичну фірму.

8. Створіть каталог товарів чи послуг деякої фірми.

9. Імпортуйте неформатований документ Тексті, створіть стилі і відформатуйте текст стилями так, як на стор. 51.

10. Продемонструйте створені публікації.

11. Розгляньте заготовки веб-сайтів, які є в програмі.

12. Закінчіть роботу. Продемонструйте проекти викладачеві. Закрийте усі вікна.