Обеспечение поиска и фильтрации данных.

Для этого имеется целый набор средств:

1. Автофильтр для выбора данных на базе простых критериев.

2. Расширенный фильтр для выборки данных на базе сложных критериев.

Под критерием понимается условие, задаваемое с помощью данных, либо находящихся в таблице, либо вводимых пользователем.

XL поддерживает несколько типов критериев:

1. Критерий на основе сравнения позволяет находить точные соответствия с помощью гибкого набора операций сравнения (ориентирован преимущественно на числовые данные)

2. Критерий в виде образца шаблона. Позволяет находить данные по соответствию некоторому шаблону. ( применяется только к тексту), либо к числам отформатированным как текст.

3. Критерий на основе множественных условий. Позволяет объединить несколько условий с помощью логических операций.

4. Критерии на основе логических формул

Критерий сравнения

Применение критерия основанного на операциях сравнения является одним из самых распространенных способов задания условия выборка или поиска. В подобных критериях используются не математические или логические выражения, а только лишь операторы сравнения. В качестве обрабатываемых данных критериях сравнения могут выступать числа, текст и даты.

Критерии в виде образца шаблона.

Он позволяет произвести выборку текстовых значений, подходящих под шаблон. В шаблоне на ряду с обычными символами могут быть использованы специальные символы шаблона.

? – заменяет символ в позиции которого сравнение при поиске или фильтрации не производится, например:

Иванов

Петров

????ов

( звездочка) позволяет задать неограниченную последовательность символов по которым сравнение не производится, начиная с позиции в которой находится указанный символ, например:

И*ов – критерий отберет все записи содержимое полей которых начинается с буквы И и заканчивает на ОВ .

Использование критерия в виде образца шаблона значительно упрощает поиск, когда трудно запомнить точное написание всех элементов списка (например при организации словарей).

Критерий на основе множественных условий

Часто бывает нужно задать критерий с несколькими условиями для выборки данных. В таких случаях используется критерий на основе множественных условий с помощью логических операций.

И(AND) - извлекаются данные, удовлетворяющие всем условиям.

Например: (>100) и (<200)

Или (OR) - извлекаются данные удовлетворяющие хотя бы одному условию.

Например 2000 or 2001

Критерий на основе логических формул

Иногда бывает удобнее воспользоваться более сложными формами критериев. К подобным случаям можно отнести задание условий поиска и фильтраций с помощью логических функций:

TRUE (истина)

FALSE (ложь) при этом допускается создавать условия фактически неограниченного размера и уровня вложенности

B C D

3 фамилия год рождения средний балл

4 Иванов 1980 4, 0

5 Петров 1981 4,9

6 Сидоров 1980 3,3

7 Александров 1982 5.0

=И (D4>=4;B4<> “Петров”)

Автофильтр

Позволяет произвести фильтрацию данных в списке очень простым и легким в использовании методом – строка заголовка база данных преобразуется в группу раскрывающихся списков, позволяющих задать условия фильтрации для каждого из полей.

Автофильтр производит скрытие строк не удовлетворяющих критерию.

Чтобы применить средство автофильтрации для списка нужно:

1. Выбрать список, выделив диапазон либо ячейку принадлежащую списку.

2. Выполнить команду данные – сортировка и фильтр – фильтр. Список будет преобразован. В каждом заголовке появится характерная кнопка.

3. Откройте раскрывающийся список в заголовке поля.

4. Выберете в этом списке необходимый способ фильтрации.

При автофильтрации можно сортировать по алфавитному порядку и обратно, сортировать по цвету, использовать различные варианты пользовательского фильтра.

Пользовательский автофильтр.

Иногда возникает необходимость задать сложное условие фильтрации в поле списка. В таком случае бывает полезен пользовательский автофильтр.

Для того чтобы задать условия фильтрации (пользовательского автофильтра) нужно выполнить команду:

1. данные- сортировка и фильтр- фильтр- текстовые фильтры. Откроется окно пользовательского автофильтра.

2. Задайте условия сравнения с помощью раскрывающихся списков.

Пользовательский автофильтр.
Больше или равно	1980
И ИЛИ
Меньше или равно	1982

созд критерии на основе образца шаблона

Расширенный фильтр.

Он использует всю мощь XL для поиска данных в списке.

Основной особенностью отличающей расширенный фильтр от рассмотренных ранее средств является необходимость во вспомогательном списке, содержащим критерий.

Для того чтобы применить расширенный фильтр:

1. Задайте критерий для поиска информации и область извлечения данных

B C D

2. фамилия год рождения средний балл

1980

????ов

3. Выполните команду данные – сортировка и фильтр – дополнительно. Откроется диалоговое окно расширенный фильтр. С помощью переключателей «обработка» выберете требуемый результат: фильтровать список на месте - фильтрация списка с сокрытием строк; скопировать результат в другое место

4. С помощью переключателя обработка

5. В поле диапазон условий укажите диапазон критерия «????ов»

6. В поле поместить результат в диапазон. Укажите диапазон извлечения. Данное поле доступно только в том случае когда установлен переключатель скопировать результат в другое место.

7. Установите флажок только уникальные записи.

8. Нажмите OK.

Форма ввода данных.

Чтобы иметь возможность вызова команды форма следует сначала добавить команду на панель быстрого доступа. Для этого:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели быстрого доступа и выберете пункт настройка панели быстрого доступа.

2. В поле выбрать команды из выберете команда не на ленте.

3. Выделите в левом списке форма и нажмите кнопку добавить

4. Нажмите OK.

Для того чтобы воспользоваться формой данных:

1. Выделите диапазон базы данных (как минимум заголовок и одну запись) .

2. Выберете команду форма на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно с именем рабочего листа.

3.11.2011

Access2010

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а так же высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использование специальных программных средств – систем управления БД (СУБД).

Современные компьютеры могут хранить самые разнообразные данные: записи, документы, графику, звуко и видео записи, научные и другие данные во множестве форматов.

БД - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Задачи хранения, получения, анализа, визуализации данных принято называть управлением данными, а программы для решения подобных задач системой управления БД, т.е. СУБД .

СУБД - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания обработки БД и поддержание их в актуальном состояние.

БД обеспечивает хранение данных , а СУБД – получение информации.

Понятие БД применимо в любой информации, связанные между собой по определенному признаку, которое организовано особым образом и хранится в виде таблицы.

В аксес возможно создание связи между таблицами что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. Это экономит память , увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать не нужного дублирования данных и лишних ошибок. Именно это и отличает СУБД от электронных таблиц. СУБД аксес обычно применяют в тех случаях, когда прикладная задача требует хранение и обработки разнородной информации в большом количестве и предполагает возможность многопользовательского режима работы. С БД проводят ряд операций над лежащайся в ней информации: добавление новой информации, поиск информации, изменения информации, удаление информации. Когда дело касается задач хранения, извлечение и организации данных, аксес равных нет. Построение любой БД прежде всего преследует цель хранения и использование информации о какой либо предметной области. Предметная область очень многократна включает в себя массу понятий и данных, как необходимых для построения БД. Модель предметной области описывает процессы, происходящие в ней и движение используемых при этом данных. Чтобы создаваемая БД работала корректно, данные в ней должны быть правильно организованы. При этом устраняется дублирование данных и обеспечивается корректное взаимозависимость связанных данных.

Практически любую БД можно определить как набор связанных между собой таблиц.

При организации реляционной БД необходимо обеспечить связи, которые дают возможность осуществлять поиск данных в одной таблицы по данных содержащимся в других таблицах.

Каждая таблица связи обладает след свойствами:

1. Все элементы столбца имеют одинаковый тип данных . столбцам присвоены уникальные имена

2. В таблице нет одинаковых строк; порядок расположения строк и столбцов в таблице не имеет значения

БД построенная с помощью отношений называется реляционной БД. Независимо от того сколько таблиц входит в БД , каждая строка любой страницы содержит данные об одной объекте (человек, технич устройстве, док-те), а столбцы содержат различные характеристики этих объектов (названия, адреса, даты и тд.). независимо от количества данных…..чтобы БД была более полезной таблицы должны быть связаны. Если таблицы связаны БД называется реляционной. Реляционные являются БД аксес.

Основные виды связей которые могут быть применены в реляционных моделях:

1. 1:1

2. 1:ко многим

3. Многие ко многим

Основным структурным компонентом БД является таблица. При определение состава таблиц следует руководствоваться след правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Н-р в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студентов и фамилии преподавателей кот он сдал экзамены, т.к. Это разные свойства разных классов объектов. Если в БД должна содержаться информация о разных классах объектов то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Для успешного функционирования БД важна правильная организация данных в ней.

Класса объекта – совокупность объектов обладающих одинаковым наборов свойств. Н0р в БД о ВУЗе являя класс студенты, преподаватели, предметы и т.д. Для каждого отдельного объекта из данного класса объекта создается отдельная запись.

Свойства (атрибут) – определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца таблицы. Н-р ФИО это свойство для объекта студент.

Связь (отношения) – это способ в кот связана информация о разных объектов.