2. Стратегічне планування

Стратегія нагадує маршрут, прокладений на дорожній карті. З усіх мож­ливих маршрутів це саме той, що, як ви вважаєте, виявиться найлегшим, або найшвидшим, або таким, що пролягатиме через наймальовничішу місцевість. Обраний вами маршрут відображатиме ваші погляди, потреби й цінності. Зро­зумівши стратегію обрану для реалізації волонтерської програми, можна чимало дізнатися про саму ор­ганізацію. Будь-яка стратегія - це втілення того, що обрала дана організація. Іноді цей вибір - результат чітко сформульованих обговорень і рішень.

Стратегічне планування як особливий тип планування було розроблене у Міністерстві Оборони США по закінченні Другої світової війни. Шляхом спільного планування передбачалося досягнення координації усіх видів ді­яльності, збору інформації та фінансування, що стосувалися Збройних Сил. Очікувалося, що концентрація і наступний аналіз усієї дотичної інформації дозволять Сполученим Штатам та їхнім союзникам передбачити участь США у військових операціях і підготуватися до них. Схожий системний підхід за­стосовували у США та в інших країнах до планування у державному та комер­ційному секторах на рівні великих компаній та організацій.

Прихильники стратегічного планування вважали, що найкраще розро­бляти стратегію раціонально, крок за кроком. Спершу визначте головні цілі, потім зберіть усю дотичну інформацію про зовнішній та внутрішній контекст (оточення) об’єднання волонтерів. На основі цієї інформації відбирають найважли­віші (стратегічні) проблеми, аналізують їх і визначають кілька можливих варіантів їх розв'язання. Кожному варіантові відповідає своя стратегія і свої наслідки. Проаналізувавши кожен варіант, виходячи з певних критеріїв (ре­сурси, час, ефективність, прийнятність, соціальні наслідки тощо). Вибирають найоптимальніший варіант і на його основі будують оперативні плани. Такий підхід спрямований на забезпечення максимального контролю і перед­бачуваності.

Гарно розроблений план будується на якісній інформації, але його коріння лежить у міцних внутрішніх та зовніш­ніх зв'язках організаційної структури, що складають механізми "відчуття", які ніби допомагають керівництву та рядовим членам волонтерського підрозділу відчувати, що саме відбувається довкола них. Поєднання ефективного менеджменту й тех­нічних навичок із міцними, здоровими організаційними зв'язками допоможе більшості організацій утримуватися на правильному шляху.

Головні складові стратегічного плану

Формально планування звичайно починають із розгляду загальної пер­спективи, тобто головної мети організації волонтерів. У попередні 30 років були розро­блені інші підходи, в яких пропонується починати з оцінки поточної роботи або досягнень у минулому та їхніх наслідків, а потім повертатися до головної мети на даному етапі. Послідовність типових складових стратегічного плану в наступному переліку не є обов'язковою, проте з нею варто ознайомитися:

• Аналіз внутрішніх ресурсів: навички, знання, фахова і загальна компетентність - сильні і слабкі сторони.

• Аналіз зовнішнього оточення - тих стратегічних проблем, які впливати­муть на здатність волонтера досягти своєї мети. Цей аналіз може здійсню­ватися на двох різних рівнях: на рівні безпосереднього оточення - зв'язків, що власне відображаються на роботі (клієнти, штатні праців­ники державних служб та громадських організацій, джерела фінансування, конкретне державне відомство тощо); а також на макро-рівні, вплив якого є більш опосередкованим і менш керованим, тобто на рівні сил, які діють в економіці, політиці, соціальній та культурній сфері.

• Аналіз внутрішнього і зовнішнього оточення іноді називають аналізом SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats - переваги, слабкості, можливості та перешкоди).

• Аналіз наслідків минулої і поточної діяльності - як безпосередніх, так і перспективних (якщо вони піддаються виміру).

• Розробка та перегляд головної мети, перспективи і формулювання засад.

• Визначення або зміна цілей організації.

• Перегляд поточної стратегії відносно зміни напрямку при потребі. Виховання відданості меті і стратегії серед волонтерів та інших зацікавлених осіб. Це потребує постійного спілкування і залучення волонтерів, осіб, що з ними співпрацюють.

• На основі стратегічних цілей визначення завдань для кожного підрозділу волонтерського підрозділу та в межах кожної програми.

• Приведення кошторису у відповідність з планом. Фінансове і ресурсне за­безпечення виконання стратегічних цілей в рамках діючих кошторисів або з нових джерел.

• Розробка процедури контролю та оцінки ефективності запланованих ре­зультатів. На практиці прогнозовані, бажані результати можна ще назвати за­вданнями або цілями - залежно від того, чого ми хочемо досягти. План оцінки - це заходи для здійснення контролю та оцінки ефективності діяльності на даний час.

Стратегічне планування може потягти за собою зміни в організації волонтерів, як наслідок обговорень і прийнятих рішень про зміну або оптимізації роботи добровільних помічників. Сама сутність стратегічного плану­вання полягає в змінах, а зміни будь-якого масштабу впливатимуть на роботу та на оцінку її ефективності.