8. Система делопроизводства в Российской империи

Включение Беларуси в состав Российской империи в результате трех разделов Речи Посполитой 1772, 1793 и 1795 гг. привело к изменению системы делопроизводства. Если в период Речи Посполитой делопроизводство опиралось на выработанные в ВКЛ и Польском королевстве образцы делопроизводственных документов, то российская делопроизводственная система основывалась на введенных Петром I моделях, заимствованных из Швеции и северо-немецких княжеств. В период реформ Петра I все государственные учреждения России были обеспечены инструкциями, регламентами, наставлениями.

Например, 16 января 1721 г. был принят регламент Главного магистрата, главной задачей которого было «1) Во всех городах порядочной Магистрат учредить. 2) Оной добрыми уставами и ограждениями снабдить» (ПСЗ, т. VI). 25 января 1721 г. был принят регламент Духовной коллегии (Синода). Для центральных учреждений Сената, Синода, коллегий регламенты и инструкции разрабатывал и редактировал сам Петр. Далее эти учреждения разрабатывали уставы и инструкции по образцу своего устава для местных учреждений.

Становление массового делопроизводства и аппарата управления сопровождалось организацией аппарата контроля в лице Сената, обер-прокурора, ревизоров. Делопроизводственная система Российской империи окончательно оформилась в результате министерской реформы 8 сентября 1802 г. при Александре I и просуществовала с небольшими изменениями до 1917 г.

Внедрение российской делопроизводственной системы на Беларуси вызвало в конце XVII – начале XIX вв. «конфликт культур», так как шляхта привыкла говорить и писать документы по-польски, белорусское мещанство и крестьянство говорило на белорусском языке, а документы составлялись на русском. В результате на территории Беларуси появилось большое число русских чиновников, которые вели документацию. Шляхтичи, мещане, крестьяне Беларуси для написания документов пользовались услугами писарей, знающих русский язык. Шляхтичи только подписывали по-польски свои документы. В канцеляриях осуществлялся перевод документов, написанных по-польски на русский язык. Например, при доказательстве принадлежности к дворянству написанные по-польски документы периода Речи Посполитой переводились на русский язык. Переводились и письма, жалобы, обращения в канцелярии полонизированной шляхты.

Те же органы, которые вели в России административное делопроизводство, создавали систему отчетной документации, включавшей бухгалтерский и статистический учет. Например, в отчетах губернаторов была статистическая часть.

9. Общая характеристика материалов делопроизводства периода Российской империи на территории Беларуси

Делопроизводственные документы российских канцелярий делились на внешние (документы-отношения и переписка) и внутренние. Ведение внешних документов называлось письмоводительством. Под делопроизводством понималось документальное оформление дел (их поступление движение, исполнение). Особенностью российского делопроизводства являлась четкая регламентация, т.е. документы должны были иметь соответствующие заголовки, индексы, состоять из установленных разделов, которые определялись в законах и распоряжениях верховной власти.

В системе российского делопроизводства можно выделить 5 групп документов:

1. Протокольная группа – протоколы, журналы, стенографические отчеты. Ее главной целью была фиксация мнений выступавших на заседаниях Государственного Совета, Государственной Думы, других государственных органов. Протоколы вели специальные секретари или стенографисты.

2. Группа отчетной документации – отчеты, доклады, докладные записки, годовые отчеты, отчеты-обозрения за несколько лет о деятельности центральных и местных органов власти. Главная цель этих документов – отчет государственного органа о проделанной работе перед вышестоящим органом или перед обществом.

3. Группа переписки, которая складывалась из разных форм переписки между вышестоящими и нижестоящими учреждениями — предписания, циркуляры, распоряжения, запросы, приказы. Главная задача этой группы обеспечить выполнение решений вышестоящих нижестоящими органами.

4. Группа переписки равных учреждений или учреждений, которые друг другу не подчинялись — официальные письма, отношения, сообщения. Документы этой группы служили для обмена информацией и просьбами между государственными органами.

5. Группа переписки нижестоящих учреждений с вышестоящими — рапорты, донесения представления, прошения, жалобы. Задачей этих документов было обеспечение обратной связи с вышестоящими органами, изложение нужд нижестоящих органов.

Большинство материалов делопроизводства были рукописными. Они создавались или переписывались писарями, которые имели «каллиграфический почерк» (как у Акакия Акакиевича из гоголевской «Шинели», переписывающего дела без ошибок, но и не вникавшего в их суть). Эти писари пользовались специальным «канцелярским языком», который изобиловал устойчивыми выражениями и штампами.

В XVIII–XIX вв. постепенно увеличивается число документов, которые создаются типографским способом. Все шире распространяются типографские бланки, в которые необходимо было вписать отдельные слова и выражения. Иногда документы тиражировались на копировальных аппаратах – гектографе, мимеографе и др. Некоторые документы писались на «фирменных» бланках (например, документы МВД) или на специальной гербовой бумаге, введенной при Петре I. В этом случае печать учреждения была не обязательна. В конце XIX в. появилась машинопись.