Ревизия (аудит) сохранности и учета материальных ценностей

1. Задачи, последовательность и источники контроля сохранности и учета материальных ценностей.

2. Проверка состояния складского хозяйства и обеспеченности сохранности материальных ценностей.

3. Ревизия (аудит) качества проведенных инвентаризаций материальных ценностей и отражение их результатов в учете.

4. Контроль (ревизия) оприходывания материальных ценностей собственного производства.

5. Ревизия (аудит) полноты оприходывания покупных материальных ценностей.

6. Ревизия (аудит) выбытия и использования материальных ценностей;

1. Для осуществления непрерывного воспроизводства производства сельскохозяйственные организации создают и планомерно пополняют необходимые запасы товарно – материальных ценностей, рациональное формирование которых, обеспечение их сохранности и эффективного использования во многом обуславливает успех хозяйствования. Решению этих задач призвана способствовать организация надлежащего экономического контроля в каждом хозяйстве.

Задачи контроля материальных ценностей:

1. выявление соблюдения установленного порядка их приобретения, оприходывания, хранения и расходования в процессе финансово – хозяйственной деятельности;

2. определение путей улучшения формирования производственных запасов и использование в целях повышения эффективности сельскохозяйственного производства;

3. выявление фактов растрат производственных запасов, недостач и хищений (если они имеются), а также изменение и неиспользование в данном хозяйстве материально – производственных запасов;

4. определение потерь, обусловленных естественными факторами и зависящими от соответствующих условий их хранения и транспортировки;

5. установление причин и должностных лиц, виновных в допущенных недостачах и нецелесообразном использовании товарно – материальных ценностей.

Последовательность контроля должно обеспечить логическую взаимосвязь предыдущих и последующих контрольно – ревизионных работ. В условиях полной документальной ревизии наиболее в полной мере этим требованиям отвечает следующая очередность конторльных мероприятий:

1. сначала проверяется организация складского хозяйства, состояние хранения, учета и сохранности материальных ценностей;

2. затем выявляют полноту, своевременность и правильность оприходывания всех поступающих в хозяйство материально – технических средств и готовой продукции по отдельным каналам поступления и отраслям производства;

3. устанавливают полноту, своевременность и правильность списания материально – производственных запасов по отдельным направлениям их выбытия;

4. заканчивается ревизия выявлением соблюдения установленного порядка нормирования материально – производственных запасов, соответствие их фактических остатков нормативному или плановому наличию излишних товарно – материальных ценностей и соответствие данных бухгалтерского учета данным бухгалтерской, статистической и внутрихозяйственной отчетности об их наличии и движении.

Источники контроля:

1. плановые расчеты материально – технического обеспечения производственной программы;

2. договоры поставок купли – продажи, учредительные договоры и другие;

3. материалы инвентаризации контрольного осмотра складского хозяйства;

4. данные синтетического и аналитического учета по счетам 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция». (главная книга, журнал – ордер 10 АПК, сальдовые ведомости, оборотные ведомости, первичные документы и другие).

2. В понятие складского хозяйства входит наличие необходимых помещений и емкостей для хранения производственных запасов, а также необходимых измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств.

В начале весеннего сева следует проверить наличие и состояние хранения семян и посадочного материала, состояние складских помещений, наличие тары и упаковочного материала, минеральных удобрений и ядохимикатов, готовность транспортных средств. Перед началом уборки сельскохозяйственных культур нужно проверить готовность к приемке и хранению продукции зернохранилищ, токов, навесов, зерносушилок, наличие в необходимом количестве, в исправном состоянии весов, проверенных и клейменных в установленном порядке измерительных приборов и мерной тары, корзин, ящиков, бочек и другой тары, а также специального оборудования на транспортных средствах для перевозки соответствующей продукции.

Перед началом зимовки скота проверяется состояние хранения грубых и сочных кормов, наличие и готовность складских помещений для хранения концентрированных кормов, а также состояние животноводческих помещений.

Особые контрольные функции возложены на главного бухгалтера. К текущему контролю привлекаются другие управленческие службы, ревизионная комиссия.

Последующий контроль и ревизия организации складского хозяйства, хранение материальных ценностей осуществляется в следующих формах:

1. документальные ревизии и проверки, в процессе которых производится осмотр складского хозяйства в натуре, ознакомление с документами, их проверка, контрольная инвентаризация товарно – материальных ценностей, встречная сверка документов и записей, при необходимости – лабораторный анализ и экспертиза;

2. при проверке складских помещений ревизор устанавливает их техническое состояние (наличие исправной крыши, стен, полов, стеклянных и огражденных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и воротах, оборудование стеллажами, полками), проверяется наличие весов, мерной тары, измерительных приборов, подъездных путей и околоскладских площадок;

3. ревизор производит фактический осмотр состояния складирования и хранения товарно – материальных ценностей, в ходе которого устанавливается порядок закладки на хранение отдельных видов ценностей, поддержание определенного режима влажности, температуры, освещения;

4. ревизор производит независимый контроль приема и отпуска отдельных видов продуктов и материалов, он также проверяет соответствие приемки материалов по количеству и качеству действующим нормативно – правовым актам, правильность составления документов на поступление материалов, их запись в регистрах складского учета (книгах, карточках), проводится ли биркование;

5. при проверке отпуска материалов ревизор проверяет правильность оформления затребованного и фактически отпущенного количества, своевременность отражения этих операций в регистрах складского учета. Проверяет ревизор также наличие в достаточном количестве книг или карточек складского учета материалов, правильность их открытия и ведения, своевременность осуществления в них учетных записей и составление ежемесячных отчетов о движении продуктов и материалов, правильность и своевременность проведения их инвентаризации, сличении ее результатов и принятие соответствующих мер по регулированию инвентаризационных разниц;

6. иногда встречаются случаи формального подхода проведения инвентаризации, в ходе которой данные инвентаризационных описей полностью не обрабатываются, а выявленные недостачи или излишки не регулируются в установленном порядке. Поэтому ревизор проверяет порядок проведения, регулирования инвентаризационных разниц имея в виду то, что взаимный зачет выявленных при инвентаризации излишков или недостач осуществляется в исключительных случаях у одного материально ответственного лица, по материалам одного и того же наименования, в одинаковом количестве, за один и тот же проверяемый период;

7. ревизор проверяет правильность определения норм естественной убыли, расчеты недостач в пределах названных норм и соблюдение действующего порядка списания недостач товарно – материальных ценностей сверх норм естественной убыли.

3. Количество проведения инвентаризаций ревизор устанавливает по данным инвентаризационных описей, где он проверяет:

1. наличие наименования организации, место проведения инвентаризации (склад, цех), время ее проведения;

2. проверяет полноту записи наименований материалов, их марки, сорта, артикула;

3. наличие общего итога количества всех единиц в натуральном выражении;

4. наличие на инвентаризационных описях подписей всех членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризации и принятии ценностей на ответственное хранение.

Если при формировании инвентаризационных материалов выявляются нарушения, то выясняются их причины, которые могут привести к искажению результатов инвентаризации с целью сокрытия установленных фактов недостач или излишков отдельных видов материалов.

Достоверность приведенных остатков товарно – материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационных описей (оборотные и сальдовые ведомости). Ревизор проверяет правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. При проверки инвентаризационной описи на потери от порчи, боя, брака ревизор проверяет обоснованность их списания за счет организаций, имеются ли акты об уничтожении, боя, брака с указанием способов и места.

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования, причин потерь и возможного их использования оформляются потери от порчи, брака, падежа животных. Проверяется также порядок оформления списания потерь, производится ли их списание повторно, не предъявляются ли они при последующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете организации. Ревизор анализирует также правильность отражения результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета.

4. В процессе контроля и ревизии оприходывания материальных ценностей собственного производится проверка документов по ориходыванию и движению продукции и их взаимная сверка. Широко используются приемы фактического контроля: контрольная инвентаризация, лабораторные анализы, что значительно повышает действенность текущего контроля за сохранностью урожая и другой продукции. При ревизии поступления зерна, семян подсолнечника, сахарной свеклы, овощей, картофеля производится проверка первичных документов на их оприходывание: реестр отправки зерна с поля, дневников поступления сельскохозяйственной продукции и др. В ходе этой проверки ревизор устанавливает правильность составления документов, их подлинность, реальность отраженных в них операций. Применяется также встречная сверка первичных документов на оприходывние готовой продукции с документами по начислению заработной платы за ее уборку: учетными листами тракториста – машиниста, учетными листами труда и выполненных работ, путевыми листами трактора, путевыми листами грузового автомобиля.

Если ревизия проводится в период уборочной компании применяются контрольные инвентаризации поступившей от урожая продукции, результаты которой проверяются промежуточными актами. Выявлению реальности показателей валового сбора и урожайности способствует также сопоставление учетных и отчетных данных и показателей бизнес – плана, данных по поступлению продукции с данными об ее использовании.

При проверке поступления продукции животноводства осуществляется проверка по ферме и существу дневников учета надоя молока, дневников поступления сельскохозяйственной продукции, актов настрига и приема шерсти, ведомости взвешивания, актов о приплоде и другие. применяется также встречная сверка данных о количестве полученной продукции и доящихся коров, остриженных овец с данными ведомостей расхода кормов, расчетов начисленной заработной платы работникам животноводства, регистров зоотехнического учета. Выявленная реальность количества списанного молока на выпойку молодняка животных, отходов шерсти после ее мытья. Эффективным является применение в присутствии контролеров контрольных надоев молока, настрига шерсти, сбора яиц, меда, улова рыбы. Эффективным является проведение контрольных инвентаризаций продукции животноводства, результаты которой оформляются промежуточным актом.

Для выявления полноты и своевременности оприходывания продукции промышленного, вспомогательного и прочих производств изучаются документы на ее оприходывание, которые сверяют с документами по начислению заработной платы работникам указанных производств и документами по оформлению ее реализации или производственному потреблению: товарно – транспортные накладные, лимитно – заборные карты и другие. При этом нужно осуществлять встречную проверку документов на оприходывание продукции со средними нормативными данными выхода той или иной продукции, за расхождениями с которых могут скрываться факты неполного оприходывания и присвоения этой продукции.

В процессе ревизии могут составляться вспомогательные ведомости:

1. ведомости проверки соответствия данных аналитического учетным данным синтетического учета;

2. ведомость проверки оборотов по выбытию материальных ценностей собственного производства и др.

5. При ревизии поступления материально – производственных запасов со стороны выявляется обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров поставки. Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе поступления и оприходывания материальных ресурсов путем проверки товарно – транспортных накладных, счетов – фактур, их встречной сверки с внутренними документами по оприходыванию этих ценностей или фактического осмотра и инвентаризации натуры. Особое внимание в процессе ревизии обращается на каналы поступления материально – производственных запасов в правовые основания и условия осуществления таких сделок. Для чего контрольному изучению подвергают соответствуют договоры: купли – продажи, мена, займа, первичные документы по оприходыванию тех или иных материалов и записи в учетных регистрах по счету 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Полнота и своевременность оприходывания отдельных видов покупных товарно – материальных ценностей определяется путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставление записей по движению материалов за смежные периоды. Выявляются случаи оприходывания полностью оплаченных материально – производственных запасов и не предъявление поставщикам претензии. В таких случаях нужно тщательно установить причины и характер образовавшихся недостач и при наличии и при наличии вины поставщика принять меры к оформлению претензионных требований и возврату излишне уплаченных сумм. Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными лицами, что устанавливается сверкой записей по карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросов соответствующих работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты, указанные недостачи относят на счета виновных лиц по рыночным ценам. Проверяется также соблюдение действующих правил выдачи доверенностей, которые должны выдаваться только работникам организации, ранее отчитавшимся по предыдущим доверенностям при наличии документа, являющейся основанием для получения товарно-материальных ценностей. Ревизор проверяет, ведется ли журнал выдачи доверенностей, условия хранения книжек доверенностей, как осуществляется контроль за использованием и своевременностью предоставления соответствия приходных документов в пределах срока действия доверенности. Выявленные в процессе ревизии случаи недооприходывния покупных товарно-материальных ценностей, отражаются в отдельной ведомости, их стоимость и виновные лица. Эти сведения затем включаются в общий акт ревизии, на основании чего применяются меры к возмещению причиненного хозяйству материального ущерба.

6. В процессе ревизии осуществляется контроль за отправкой из хозяйства и расходованием каждой партии зерна, картофеля, овощей, чтобы не допустить или своевременно скрыть факты ее растрат и хищения. При реализации сельскохозяйственной продукции, ее отпуске, порядке оплаты труда работников хозяйства, использования на семейные и фуражные цели и переработку на ряду с проверкой соответствующих документов: товарно-транспортные накладные, лимитно - заборные карты, ведомость на отпуск натуральной оплаты, могут применяться контрольные инвентаризации, фактические осмотры, лабораторные анализы отдельных партий продукции.

При проверке выбытия продукции применяются приемы встречной сверки и балансовые расчеты по ее движению на основании данных по счету 43 «Готовая продукция». Особое внимание обращается на расхождение в весе и качестве отправленной и принятой заготовительной организацией и другими показателями товарной продукции. Проверяется правильность подсчета количества скидок и надбавок применяемых в соответствии с действующими условиями зачета отдельных видов продукции при их оплате, для чего подвергают арифметической проверке приемные квитанции заготовительных организаций, проводят их встречную сверку с товарно-транспортными накладными данного хозяйства. Тщательно проверяются случаи списания продукции как потери в пути при ее доставке на заготовительный пункт, рынки, за которыми могут скрываться факты ее хищения. При проверке расхода кормов, семян на посев выявляется реальность таких операций, проводится сверка первичных документов, а также с количеством голов скота и рационом его кормления, нормами расхода семян на посевные площади. Приемами контроля могут быть балансовые расчеты. Тщательно проверяется расходование покупных кормов. В этом случае проводятся контрольные инвентаризации наличия данных кормов на фермах и их расход в процессе кормления животных. Обнаруженные случаи значительных отклонений фактического расхода семян от нормативного должны быть изучены так как за ними могут быть сокрыты факты злоупотреблений. При контроле переработанного сырья и сельскохозяйственной продукции применяются приемы встречной сверки документов и записей по расходу сырья и выходу готовых продуктов, используя действующие нормативы по каждому виду их переработки. Эффективным приемом контроля является контрольный запуск сырья и определение выхода готовой продукции. Одной из причин недостачи удобрений может быть их порча в процессе хранения. С этой целью проверяется полнота и своевременность вывоза удобрений на поля и внесение их в почву.