52. Создание групп и нахождение итогов в группах в Excel

53. Функция промежуточные итоги

В Excel имеется команда "Данные" - "Итоги", которая может осуществлять вывод как промежуточных, так и общих итогов в списке. При выполнении этой команды список в Excel отображается в виде структуры, что дает возможность быстро сворачивать и разворачивать записи в промежуточных итогах с помощью манипулятора мышь. Для вывода промежуточных итогов необходимо выполнить следующее:

 В первую очередь отсортировать список по тому столбцу, по которому нужно подвести итоги

 Затем выделить любую ячейку в списке и выбрать команду "Итоги" в меню "Данные"

 В появившемся окне диалога "Промежуточные итоги" выбрать заголовок столбца "№ столбца" из списка "При каждом изменении в:"

 В списке "Операция:" выбрать требуемую функцию, которая может быть использована для вычисления промежуточных итогов, например функцию СУММ()

 Далее в списке "Добавить итоги по" установить флажок перед заголовком столбца, по которому необходимо выполнить расчет промежуточного итога (например, стоимость) В результате выполнения команды "Данные" - "Итоги" список отображается на экране в виде структуры. С левой стороны списка расположены кнопки со значками "-" и "+", которые указывают на то, что все записи в первой и пятой группах списка отображены на экране, а в группах 2, 3, 4 - записи свернуты. Если щелкнуть указателем мыши на кнопке "-", записи в группе будут сворачиваться, а если щелкнуть на кнопке "+", то записи в группе будут разворачиваться. Для завершения работы с командой "Итоги" щелкнуть указателем мыши на кнопке "Убрать все" в окне "Промежуточные итоги".

52. Операция Промежуточные итоги

Подведение промежуточных итогов – это удобная и наглядная возможность провести обработку записей списка для последующего анализа, создания диаграмм и вывода на печать. При этом в список автоматически вставляются дополнительные строки, отражающие итоговые значения по выбранным ячейкам. При создании промежуточных итогов необходимо, чтобы в списке первая строка содержала название столбцов, а остальные строки — однотипные данные.

Пустые строки должны отсутствовать, а данные должны быть отсортированы. Промежуточные итоги вычисляются с помощью итоговой функции (как правило, СУММА или СРЕДНЕЕ, с использованием функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ).

Расположение строк промежуточных итогов:

• В окне открытого листа отсортировать диапазон данных.

• Перейти к вкладке «Данные» и в группе «Структура» щелкнуть по кнопке «Структура».

• В окне «Настройка» для расположения строки промежуточных итогов под диапазоном данным активировать пункт «Итоги в строках под данными».

• Для расположения сверху диапазона данных отключите данный пункт.

Промежуточные итоги диапазона данных:

• В окне открытого листа отсортировать диапазон данных по столбцу, который формирует группу, а затем выделить диапазон.

• Перейти к вкладке «Данные» и в группе «Структура» щелкнуть по кнопке «Промежуточные итоги».

• В окне «Промежуточные итоги» в графе «При каждом изменении в» выбрать столбец, по которому будут подводиться итоги.

• В графе «Операция» раскрыть список и выбрать статистическую функцию, по которой будут вычисляться итоги. Например, «Сумма», «Среднее» и т.д.

• В группе «Добавить итоги по» отметить столбцы, содержащие значения, по которым будет подводиться итог.

• Если между итогами необходим разрыв страницы, то активировать пункт «Конец страницы между группами».

• Чтобы созданные итоги отображались над значениями, необходимо отключить пункт «Итоги под данными».