52. Понятие расширенного фильтра в Excel Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка. Создание диапазона условий отбора:

• Выделить заголовки фильтруемых столбцов списка и выполнить команду "Копировать" любым из известных методов

• Выделить первую строку для ввода условий отбора и выполнить команду "Вставить" любым из известных методов

• Ввести требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий. После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

• Выделить ячейку в списке

• В меню "Данные" выбрать команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

• Установить переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если нужно, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыть строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установить переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и указать диапазон для размещения результатов.

• Проверить исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

• Проверить диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

• Щелкнуть на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

52. Понятие условного форматирования в Excel

Условное форматирование позволяет автоматически изменять форматирование ячеек в зависимости от их содержимого.

Например, нужно отформатировать диапазон ячеек таким образом, чтобы отрицательные значения отображались на светло-желтом фоне. При вводе или изменении содержимого ячейки Excel проверит введенное значение и сравнит с правилами условного форматирования. Если введенное значение отрицательное, фон поменяется на светло-желтый, в противном случае ничего не произойдет.

Условное форматирование можно использовать для определения ячеек, которые содержат недопустимые значения, или ячеек определенного типа. Затем согласно примененному форматированию можно определить, какие ячейки содержат значения определенного типа. Например, к искомым ячейкам можно применить ярко-красный фон.

Для задания условного форматирования в ячейке или диапазоне выполните ряд действий:

1. Выделить диапазон или ячейку.

2. Выбрать команду Формат=>Условное форматирование. На экране появится одноименное диалоговое окно.

3. Из раскрывающегося списка выбрать либо значение (для простого условного форматирования), либо формула (для задания формата с использованием формул).

4. Определить условие (или ввести формулу).

5. Щелкнуть на кнопке Формат и задать параметры форматирования, которые следует применить, если условие выполняется (т.е. результат вычисления условия — ИСТИНА).

6. Чтобы задать дополнительные условия, щелкнуть на кнопке А также и повторить п. 3-5. Всего можно задавать до трех условий.

Теперь ячейка или диапазон будут отформатированы по заданным условиям. Такое форматирование является динамическим. Это значит, что, если содержимое ячейки изменится, Excel оценит новое значение и в соответствии с ним изменит форматирование ячейки.

После нажатия на кнопке Формат диалогового окна Условное форматирование откроется окно Формат ячеек.

Оно несколько отличается от обычного окна Формат — в нем отсутствуют вкладки Число, Выравнивание и Защита, но появилась новая Очистить.

С помощью диалогового окна Найти и заменить можно выделить на рабочем листе ячейки, к которым было применено определенное форматирование. Но с помощью этого окна нельзя определить ячейки, к которым было применено условное форматирование.

В левой части диалогового окна Условное форматирование есть раскрывающийся список, позволяющий выбрать одну из двух опций:

• значение. Используется для определения простых условий.

• формула. Используется для определения более сложных условий, в которых применяются формулы.

После выбора элемента значение в следующем раскрывающемся списке можно определить перечисленные ниже типы условий.

• между. Указывается два значения.

• вне. Указывается два значения.

• равно. Указывается одно значение.

• не равно. Указывается одно значение.

• больше. Указывается одно значение.

• меньше. Указывается одно значение.

• больше или равно. Указывается одно значение.

• меньше или равно. Указывается одно значение.

Ввести значения можно как вручную, так и с помощью ссылки на ячейку.

При выборе элемента Формула в поле, расположенном справа, нужно задать формулу. Это можно сделать, просто определив ячейку с формулой на рабочем листе, а затем указав ссылку на нее, или же введя ее непосредственно в диалоговом окне Условное форматирование. Как всегда, перед началом формулы должен стоять знак равенства (=).

Рекомендуется вводить формулу непосредственно в диалоговом окне Условное форматирование.

Формула должна возвращать только логические значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если результат соответствует значению ИСТИНА, условие выполняется и к ячейке или диапазону применяется условное форматирование. Иначе (если результат принимает значение ЛОЖЬ) условное форматирование не применяется.

Если в формуле, введенной в диалоговом окне Условное форматирование, используется ссылка на ячейку, то эта ссылка будет относительной по отношению к верхней левой ячейке выделенного диапазона.

Например, если нужно задать условное форматирование, которое будет менять цвет заливки пустых ячеек в диапазоне С2:С10, выполнить ряд действий:

1. Выделить диапазон С2:С10, начиная с ячейки С2, т.е. чтобы ячейка С2 была активной.

2. Выбрать команду Формат => Условное форматирование. Откроется диалоговое окно Условное форматирование.

3. Из левого раскрывающегося списка выбрать формулу.

4. В поле справа от выпадающего списка ввести формулу =С2=”" .

5. Щелкнуть на кнопке Формат, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек.

6. В этом диалоговом окне определить цвет заливки и щелкнуть на кнопке ОК.

7. В диалоговом окне Условное форматирование щелкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть его. Обратить внимание на то, что введенная формула содержит ссылку на верхнюю левую ячейку выделенного диапазона. Чтобы убедиться в том, что ссылка является относительной, нужно выделить одну из ячеек диапазона (например, С5) и посмотреть на формулу условного форматирования для этой ячейки. Формула будет иметь следующий вид: =С5=”"

Обычно при вводе формулы условного форматирования для диапазона ячеек используется ссылка на активную ячейку, которой, как правило, является верхняя левая ячейка выделенного диапазона. Исключение составляют случаи, когда нужно использовать ссылку на определенную ячейку.

Например, в диапазоне А2:В10 необходимо применить условное форматирование только к тем ячейкам, значения которых больше значения ячейки С1. Для этого следует ввести формулу =А2>$С$1. В этом случае ссылка на ячейку С1 будет абсолютной и одинаковой во всех ячейках выделенного диапазона. Другими словами, формула условного форматирования, например, для ячейки А3 будет выглядеть следующим образом: =А3>$С$1. Следовательно, для всех ячеек выделенного диапазона относительные ссылки будут изменяться в соответствии с позицией ячейки в диапазоне, а абсолютные всегда будут ссылаться на одну и ту же ячейку.

Щелкнув на кнопке А также диалогового окна Условное форматирование, можно определить дополнительное условие (трех условий).

Например, для ячейки или диапазона можно определить следующие условия (а также параметры форматирования, которые будут применяться при выполнении тех или иных условий):

Значение ячейки меньше 0 Значение ячейки равно 0 Значение ячейки больше 0

В этом случае форматирование будет зависеть от знака содержащегося в ячейке значения (отрицательное, положительное или ноль).

Если ни одно из условий не примет значение ИСТИНА, форматирование ячейки не изменится. Если же будет выполняться более одного условия, Excel применит форматирование в соответствии с первым выполненным условием. Например, такая ситуация может произойти, если задать следующие условия:

Значение ячейки лежит между 1 и 12 Значение ячейки меньше 6

В этом случае, если ячейка будет содержать, например, число 4, выполнятся оба условия, но ячейка будет отформатирована в соответствии с параметрами, установленными для первого условия.

Информация об условном форматировании сохраняется в ячейке почти так же, как и стандартное форматирование. Это значит, что при копировании ячейки копируется и примененное к ней условное форматирование (если оно есть).

Чтобы копировать только условное форматирование, в диалоговом окне Специальная вставка нужно выбрать опцию форматы.

Копирование или вставка ячейки в диапазон, который содержат условное форматирование, приводят к его удалению. Если нужно вставить скопированные данные в ячейку, в которой используется условное форматирование, можно воспользоваться диалоговым окном Специальная вставка и выбрать опцию значения.

При удалении содержимого ячейки с помощью нажатия клавиши <Delete> условное форматирование, которое ранее было применено к этой ячейке, не удаляется. Чтобы удалить условное форматирование как и прочее форматирование, выберите команду Правка => Очистить=>Форматы.

Для удаления содержимого ячейки (включая форматирование) выберите команду Правка=> Очистить=> Все.

Чтобы удалить только условное форматирование (и оставить содержимое и другие параметры форматирования ячейки), выполните ряд действий:

1. Выделить ячейки. Затем выбрать команду Формат=>Условное форматирование; откроется одноименное диалоговое окно.

2. В диалоговом окне Условное форматирование нажать кнопку Удалить. Откроется диалоговое окно Удаление условия форматирования.

3. В этом диалоговом окне установить флажки напротив условий, которые нужно удалить.

4. Щелкнуть на кнопке ОК, чтобы удалить выбранные условия и закрыть диалоговое окно Удаление условия форматирования. Затем в диалоговом окне Условное форматирование вновь щелкнуть на кнопке ОК, чтобы закрыть его.

Просто посмотрев на ячейки, невозможно сказать, какие из них содержат условное форматирование, а какие — нет. Но выделить ячейки с условным форматирование можно с помощью диалогового окна Переход.