Контрольные вопросы.

1. Какие функции называются вложенными?

2. Какие функции из категории «Дата/Время» были использованы в работе?

3. Как работает функция ДНЕЙ360?

4. Какая таблица называется сводной?

5. Как создать сводную таблицу?

6. Какие задачи можно решать с помощью мастера сводных таблиц?

7. Какая функция работает сначала в формуле, использующей вложенные функции?

Задания к лабораторной работе № 6.

1. Открыть сохраненную ранее книгу с лабораторной работой №1.

2. Удалить данные под заголовком «Аттестация» и заполнить столбец значениями «Зачет», «Незачет» по следующему условию: если среди оценок нет ни одной двойки, то «Зачет», иначе «Незачет».

3. Столбец К озаглавить как «Стипендия» и заполнить значениями 0, 300, 400, 400*1,2 по условию: Если среди оценок только «5», то стипендия составляет 400*1,2 руб. (причем, значение 1,2 должно быть занесено в отдельную ячейку, которая имеет имя КО «Коэффициент отличника»); если среди оценок только «4» и «5», то стипендия составляет 400 руб.; если среди оценок есть хотя бы одна «2», то стипендия 0 руб., в остальных случаях стипендия составляет 300 руб.

ВНИМАНИЕ! Заполните столбцы с оценками таким образом, чтобы в таблице присутствовали все случаи начисления стипендии.

4. Добавить в исходную таблицу столбец Е, озаглавить как «Дата поступления», и столбец L озаглавить как «Количество лет».

5. Рассчитать:

«Дата поступления» с помощью функций категории Дата/Время, учитывая, что все были приняты в 17 лет.

«Количество лет» с помощью функций категории Дата/Время, как количество полных лет, которые прошли с даты рождения до текущей даты.

6. С помощью Мастера сводных таблиц создать таблицу, показывающую минимальную оценку по физике в каждой группе и количество человек в группе.

Лабораторная работа №7. Фильтрация списков при помощи фильтров и построение диаграмм. (2 часа)

Цель работы:

Познакомиться с фильтрами и диаграммами, научиться отображать строки с помощью автофильтра и расширенного фильтра, научиться создавать и форматировать диаграммы.

Теоретические положения.

1. Отображение строк списка с использованием фильтра

Фильтрация списка с помощью автофильтра

Фильтры могут быть использованы только для одного списка на одном листе. Для установки фильтры необходимо указать ячейки в фильтруемом списке и выбрать пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильт (в 2003 MS Excel) и Данные→Сортировка и фильтр→Фильтр (в 2007). В первой строке появится кнопка со стрелкой вниз, обозначающей скрытый список значений (если Автофильтр должен быть поставлен только на один заголовок, то сначала нужно выделить столбец данных с нужным заголовком). Далее:

1. Если необходимо отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нужно нажать кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные, выбрать значение из списка и ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах.

2. Если необходимо отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт Условие. В появившемся диалоговом окне в первой строке указываете чему равно (неравно, больше и т.д.) первое значение, во второй строке указываете чему равно (неравно, больше и т.д.) второе значение и указываете один из операторов: И, ИЛИ.

Оператор И применяется чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора. Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, применяйте оператор ИЛИ.

Примечание. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий.

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. Действия:

1. Скопируйте из списка заголовки фильтруемых столбцов.

2. Вставьте скопированные заголовки столбцов в пустой ячейке.

3. Введите в строки под заголовками условий требуемые критерии отбора. Убедитесь, что между значениями условий и списком находится как минимум одна пустая строка.

4. Укажите ячейку в списке.

В ыберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Расширенный фильтр (в 2003 MS Excel) или Данные→Сортировка и фильтр→Дополнительно (в 2007 MS Excel). Появиться диалоговое окно (Рис. 6):

Рис.6. Диалоговое окно «Расширенный фильтр»

5. Чтобы показать результат фильтрации, скрыв ненужные строки, установите переключатель Обработка в положение Фильтровать список на месте.

6. Введите в поле Диапазон условий ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов. (Если на листе существует диапазон с именем Критерии, то в поле Диапазон условий автоматически появится ссылка на этот диапазон.)

7. Чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите флажок Скопировать результаты в другое место, перейдите в поле Поместить результат в диапазон, а затем укажите верхнюю левую ячейку области вставки.

8. Если требуется в отдельный диапазон вывести не все данные, оставшиеся в таблице после фильтрации, а только из одного или нескольких столбцов, то заголовки нужных столбцов нужно скопировать в свободное место, а в поле Поместить результат в диапазон выделить скопированные заголовки нужных столбцов.

2. Создание и форматирование диаграмм.

Диаграммы являются графической формой представления числовых данных. Они позволяют повысить наглядность излагаемого материала, показать соотношение различных значений или динамику изменения ряда данных.

MS Excel предоставляет пользователю различные функции для работы с диаграммами. Можно включить саму панель Диаграммы, применив команды Вид → Панели инструментов→Диаграммы (в 2007 MS Excel данная панель расположена на вкладке Вставка).

Диаграмма может быть создана как графический объект на рабочем листе и выведена на печать вместе с таблицей, так и на отдельном листе, используя ссылки. Если диаграмма создается на отдельном листе, то она может быть сохранена как отдельный документ.

Элементы диаграмм.

1. В зависимости от вида графического представления данных диаграммы различаются по типу. Excel предоставляет пользователю целый ряд различных типов диаграмм, для каждого из которых определено большое количество форматов. С помощью выбора формата задается способ представления данного типа диаграммы.

Типы диаграмм:

диаграмма с областями: в данной диаграмме отдельные ряды данных представлены в виде закрашенных различными цветами областей. Этот тип диаграммы не следует применять для данных, не связанных между собой. При выборе соответствующего формата этого типа диаграммы каждый ряд значений можно представить как часть целого. При использовании данного типа, ряды данных с меньшими значениями следует перевести на передний план, чтобы они не перекрывались рядами данных с большими значениями.

линейчатая диаграмма: при использовании линейчатой диаграммы отдельные значения будут представлены полосами различной длины, расположенными горизонтально вдоль оси Х. Длина полосы соответствует величине числового значения. Отдельные значения одной категории будут выделены с помощью различных цветов. В случае представления только одного ряда данных все полосы будут окрашены в одинаковый цвет, при этом каждое значение будет представлено отдельной полосой.

гистограмма: в данной диаграмме отдельные значения представлены вертикальными столбиками различной высоты. Высота столбиков соответствует величине значений. Этот тип диаграммы удобно использовать для сравнения отдельных значений.

график: при выборе этого типа диаграммы все отдельные значения будут соединены между собой линиями. График не следует использовать, если отдельные абсолютные значения не взаимосвязаны.

круговая диаграмма: в круговой диаграмме допускается только один ряд данных. Если значения выделенной области представляются более чем одним рядом данных, диаграмма будет создана только для первого. При использовании круговой диаграммы сумма всех значений принимается за 100%, а процентное соотношение величин изображается в виде круга, разбитого на несколько секторов разного цвета.

кольцевая диаграмма: это особая форма круговой диаграммы. В этом случае сумма всех значений также принимается за 100%, а ряды данных представляют собой вложенные кольца, разделенные на сегменты в процентном соотношении. Преимущество кольцевой диаграммы перед круговой состоит в возможности одновременно изображать несколько рядов данных.

точечная: в точечной диаграмме отдельные значения таблицы представлены точками в декартовой системе координат. Поскольку в этом случае отдельные значения не соединены линиями и для них не указано отношение к определенному базису с помощью столбцов или линий, то этот тип диаграммы больше всего подходит для представления отдельных независимых значений.

Данные строки (или столбца) в диаграмме отображаются в виде ряда данных. Только выделив строки или столбцы с необходимыми данными, можно включать кнопку Диаграммы. Чтобы выделить несколько строк или столбцов, не следующих друг за другом, нужно придерживать клавишу <Ctrl>. Если для ряда данных используются значения строки, то значения столбцов образуют категории. Шкалой данных в диаграмме является вертикальная ось Х, все другие обозначения представлены в легенде.

В легенде дано описание отдельных значений категории. Применение легенды целесообразно, если в диаграмме представлено как минимум два различных ряда данных. В этом случае диаграмму следует снабдить информацией о том, как изображены значения различных рядов данных. Вставить или изменить легенду в диаграмме можно следующим образом: выделив диаграмму, щелкните правой клавишей мышки, в меню выберите команду Параметры диаграммы – в появившемся диалоговом меню вкладку Легенда. В этом же диалоговом окне можно определить заголовок диаграммы и подписи данных. По умолчанию легенда будет представлена в правой части области диаграммы.

Создание диаграммы в рабочем листе.

Для создания диаграммы на рабочем листе, сперва нужно определить таблицу под диаграмму. Диаграмма связана с ячейками соответствующей таблицы динамически, т.е. изменения в таблице приводят к автоматическому изменению рядов данных.

Перед активизацией мастера диаграмм с помощью кнопки Диаграммы на стандартной панели инструментов, необходимо выделить в рабочем листе область, данные из которой должны быть представлены в диаграмме. Выделенная область должна содержать ячейки с метками строк и столбцов, которые впоследствии будут использованы в качестве меток оси или легенды диаграммы.

После активизации мастера диаграмм необходимо выбрать тип диаграммы наиболее подходящий вашим значениям. Для установки следующих параметров нажмите кнопку Далее в диалоговом окне Мастер диаграмм. Уточните диапазон данных на соответствие предложенного мастером диапазона с местонахождением таблицы. Установите флажок расположения рядов значений либо в строках либо в столбцах. После этого нажмите кнопу Готово. Если находясь в окне мастера диаграмм необходимо будет вернуться к предыдущим действиям нажмите кнопку Назад.

После нажатия кнопки Готово на рабочем листе появится диаграмма, расположенная внутри прямоугольника. Данный прямоугольник можно перемещать по рабочему листу, располагая удобнее для просмотра диаграммы.

Создание диаграммы на отдельном листе.

В Excel предусмотрены две возможности создания диаграммы на отдельном листе. Первый способ заключается в использовании мастера диаграмм. Второй – путем копирования числовых значений из листа таблицы и применении автоформата.

Для создания диаграммы на отдельном листе с помощью мастера диаграмм необходимо вначале выделить область таблицы, данные из которой должны быть представлены в диаграмме. После этого следует открыть контексное меню ярлычка чистого листа и выбрать кнопку Добавить, после чего в появившемся диалоговом окне Вставка выбрать пиктограмму Диаграмма. После этого на новом листе автоматически откроется окно мастера диаграмм. Выберите тип диаграммы, установите диапазон через ссылку на лист с таблицей и нажмите кнопку Готово.

Форматирование диаграммы.

Отформатировать диаграмму можно, вызвав диалоговое окно Формат области диаграммы. Для этого следует два раза щелкнуть по прямоугольнику диаграммы. На вкладке Вид устанавливаются параметры, связанные с рамкой диаграммы (вид рамки, тип линии, цвет, с тенью, с закругленными углами) и параметры заливки диаграммы. На вкладке Шрифт располагаются стандартные параметры форматирования. На вкладке Свойства у диаграммы можно установить свойства:

• перемещать и изменять объект вместе с ячейками;

• перемещать, но не изменять размеры;

• не перемещать и не изменять размеры;

• установить защиту ячеек.

Назвать или поменять легенду диаграммы можно вызвав диалоговое окно Параметры диаграммы. На вкладке Заголовки устанавливаются заголовки диаграммы, оси Х, оси Y.

Щелкнув правой клавишей мышки по прямоугольнику диаграммы, будет выведено меню, в котором присутствуют команды Объемный вид, Размещение. Команда Объемный вид вызывает окно Формат трехмерной проекции, в котором можно установить объемный вид вашей диаграммы. Команда Размещение предоставляет возможность поместить диаграмму как на отдельном листе, так и на рабочем листе.

Отформатировать ряды данных диаграммы можно вызвав диалоговое окно Формат рядов данных. Для этого необходимо выделить сами ряды данных на диаграмме, щелкнуть правой клавишей мышки и в списке выбрать данную команду. Вкладка Вид аналогична вкладке Вид форматирования области данных, но все параметры применяются к рядам данных. На других вкладках можно изменить порядок рядов, подписи данных, осей.

Изменение порядка рядов.

Порядок рядов в диаграмме соответствует расположению данных в таблице. Первый столбец данных в таблице как первый ряд данных в диаграмме и т.д. Перестановку рядов можно осуществить как в таблице, так и в диаграмме. Вызвав команду Формат рядов данных, вкладку Порядок рядов, выделите имя ряда, который перемещаете и нажмите кнопку Вверх или Вниз, столько раз, сколько необходимо, для окончательного перемещения ряда на новое место.

Добавление и удаление рядов данных.

Обычно диаграмма претерпевает изменения в результате модификации данных в таблице, на основе которой она создана. Однако такие операции, как вставка и удаление рядов данных, можно выполнить непосредственно в самой диаграмме.

Чтобы удалить ряд данных, из контекстного меню вызовите команду Исходные данные, выберите вкладку Ряд, на этой вкладке в списке Ряды выделите имя ряда, предназначенного к удалению и нажмите клавишу Удалить. Для вставки дополнительного ряда в диаграмму необходимо проделать те же действия, но нажать кнопку Добавить. Определить у нового ряда область значений ячеек, т.е. его местоположение в таблице и возможно переименовать его. После нажатия кнопки ОК, диаграмма будет уменьшена или расширена. Если на рабочем листе подлежащая выделению область ячеек скрыта диаграммой, следует либо задать адрес вручную, либо переместить диаграмму и повторно вызвать команду Добавить.