1. Разработка структуры базы данных

Спроектировав основную часть данных, которые потре-буются, можно приступать к созданию структуры БД, то есть структуры ее основных таблиц.

1. Работа начинается с составления генерального списка полей - он может насчитывать несколько позиций.

2. В соответствии с типом данных, размещаемых в ка-ждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждо-го поля.

3. Далее распределяют поля генерального списка по базо-вым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель - обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше - на одном рабочем месте.

4. В каждой из таблиц намечают ключевое поле - поле с уникальным значением однозначно определяющем запись. Например, для таблицы данных о студентах, таким полем может служить индивидуальный код студента. Если в таблице нет полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик - оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

5. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне "один" должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне "многие" могут повторяться.

6. Разработкой схемы данных заканчивается "бумажный" этап работы. Если схема данных составлена правильно, подключать к базе новые таблицы нетрудно. Если структура базы нерациональна, разработчик может испытать серьезные трудности. На этом этапе завершается предварительное проектирование базы данных, и на следующем этапе начинается ее не-посредственная разработка. С этого момента следует начать работу с СУБД.

2. Создание базы данных

Можно воспользоваться мастером баз данных для создания всех необходимых таблиц, форм и отчетов для базы данных выбранного типа - это простейший способ начального создания базы данных. Однако мастер предлагает ограниченный набор параметров для настройки выбранной базы данных (например, с помощью мастера нельзя добавлять новые таблицы, формы и отчеты в существующую БД).

Создание базы данных начинается с создания таблиц, в которых и хранится информация о предметной области. База данных обычно включает несколько взаимосвязанных таблиц. Для создания новой таблицы в окне БД надо выбрать объект Таблица и нажать кнопку Создать, в результате чего появится окно Новая таблица.

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

- Использование мастера БД для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию.

- Использование мастера таблиц для выбора полей таблицы из множества определенных ранее таблиц.

- Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении таблицы данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

- Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме Создать в окне БД, откроется окно диалога Новая таблица, и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

Если в окне Создание таблиц нет требуемого образца таблицы, то необходимо выбрать режим Конструктора. Создание таблицы в окне конструктора предоставляет более широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. Конструктор позволяет задавать значения всех свойств параметров, характеризующих поле.

Активизировать Конструктор для создания новой таблицы можно либо непосредственно из окна диалога Новая таблица, выбрав из списка вариантов значение Конструктор и нажав кнопку Ок, либо дважды щелкнув кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью Конструктора. В результате выполнения этих действий откроется окно Конструктора таблиц, в котором можно выделить три основные области: панель инструментов конструктора таблиц, область ввода имен и типов полей, область для задания свойств полей.