Форматирование символьных данных в ячейках

По умолчанию символьные данные выравниваются по левому краю ячейки. Вы можете изменить формат представления символьных данных в электронной таблице.

Форматирование данных - выбор формы представления числовых или символьных данных в ячейке, т.е. задание формата ячейки.

2. Списки в ms excel.

Различные экономические, финансовые, учетные и многие другие задачи требуют представления электронных таблиц в виде так называемых списков. Так, например, обработка всевозможных прайс-листов компьютерных фирм является типичной задачей бизнес-анализа, которая решается средствами MSExcel.

Список - набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel и используют соответствующую терминологию:

строка списка — запись базы данных;

столбец списка — поле базы данных.

Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Внимание!

1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).

2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).

3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Работа со списками

Работа с подготовленным списком в MS Excel может осуществляться по трем направлениям:

сортировка – выстраивание данных в нужном порядке;

отбор данных – извлечение записей данных из списка в соответствии с некоторыми требованиями (критериями);

анализ данных – обработка различными средствами MSЕxcel информации, находящейся в списке или в отфильтрованных данных.

3. Сортировка данных.

Сортировка – упорядочивание данных в списке (Данные Сортировка )

Порядок сортировки:

1. числа (от + бесконечности до - бесконечности);

2. текст и формулы;

3. значение ЛОЖЬ;

4. значение ИСТИНА;

5. значения ошибок;

6. пустые значения.

При использовании Сортировки следует помнить следующие замечания.

• Порядок сортировки данных в MSExcel зависит от настроек MSOffice Windows.

• Если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, следует перед числовыми величинами ставить апостроф либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, =”345”).

• При сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками.

• Сортировка в особом порядке позволит отсортировать данные в каком-либо заданном порядке (например, дни недели, месяцы и т.д.). Для этого используется команда Данные – Сортировка – кнопка Параметры – поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Возвращение к обычному порядку – выбрать в поле Порядок сортировки по 1-му ключу элемент Не производится.

• Даты и время должны быть введены в соответствующем формате либо с помощью функций даты или времени, так как для сортировки таких данных MSExcel использует внутреннее представление этих величин.