Сводные таблицы.

Одно из условий достижения успеха в бизнесе состоит в выборе верного средства для решения задач. Сводные таблицы помогают вам представить одни и те же данные разными способами. Воспользовавшись преимуществами, которые дают сводные таблицы можно произвести анализ данных, представляющих особый интерес, например финансовое состояние вашей компании в прошлом году и в настоящем, или соотношение объемов работ и имеющихся ресурсов. Возможность сравнения данных является одной из особенностей Microsoft Excel.

Сводные таблицы представляют собой таблицы с заданной пользователем структурой, которые вы можете использовать для организации нового нужного вам сочетания полей в списке. В отличие от обычной таблицы, сводные таблицы дают возможности сводить строки в столбцы и столбцы в строки. Подобная гибкость позволяет задавать данные для вычислений и реорганизовать поля. При сведении данных Excel представляет информацию в совершенно новом виде. Вам нет необходимости создавать новые заголовки строк и столбцов, заново вводить данные и использовать команду Промежуточные итоги для подведения итогов - все это берет на себя функция Сводная таблица. Независимо от того сколько раз были реорганизованы данные, оригинальная информация в вашем рабочем листе остается неизменной.

• обобщения большого количества однотипных данных;

• группировать данные в сводных таблицах по категориям;

• реорганизации данных (с помощью перетаскивания;

• повышать удобочитаемость Сводной таблицы путем её форматирования;

• использовать данные из других программ;

• модифицировать Сводную таблицу для изменения представления данных;

• обновлять сводную таблицу с учетом текущих данных;

• создавать стратегические отчеты для Сводных таблиц.

Внешне сводные таблицы являются структурой, позволяющей размещать данные в трехмерном виде. Сводные таблицы создаются с помощью мастера Сводные таблицы (команда Данные – Сводная таблица).

При создании, редактировании и работе со сводными таблицами необходимо учитывать следующие замечания.

1. Местоположение сводной таблицы. Желательно располагать на отдельном листе, т.к. при обновлении, группировках данной сводной таблицы информация, содержащаяся на рабочих листах рядом со сводной таблицей, может оказаться скрытой.

2. Местонахождение исходных данных – список MS Excel, внешний источник данных, диапазоны консолидации, находящиеся в другой сводной таблице.

3. При задании структуры сводной таблицы определить:

• поля, находящиеся в строках и столбцах таблицы;

• поля, по которым подводятся итоги (с выбором необходимой операции);

• поля для страниц, что позволяет представить информацию в трехмерном виде.

4. Сводная таблица – это средство только для отображения данных. Поэтому в самой таблице данные редактировать нельзя. Для изменения данных в сводной таблице, необходимо внести изменения в источник данных, а затем – обновить сводную таблицу (на панели инструментов Сводные таблицы находится кнопка Обновить данные).

5. В сводных таблицах можно изменять названия полей, что не влечет изменений в полях исходных данных. Манипулирование элементами сводной таблицы можно также осуществлять мышью: для удаления какого-либо поля следует перетащить удаляемый элемент за границы сводной таблицы. Изменения в перестановке полей для страниц, столбцов и строк также осуществляется перетаскиванием.

6. Сводные таблицы допускают возможность группировки элементов полей по различным уровням иерархии путем объединения (выделение данных сводной таблицы осуществляется, например, с помощью мыши) в группы (группы можно переименовывать по желанию). Для этой цели на панели инструментов Сводные таблицы существуют две кнопки – Группировать и Разгруппировать. Можно скрывать и показывать детали в группе. Элементы самого высокого уровня группировки (обобщающие элементы) располагаются по верхней или по крайней левой границе сводной таблицы (отображение исходных данных в данном случае производится путем выделения группированной ячейки сводной таблицы и применения соответствующей команды отображения данных – кнопка Отобразить детали). Бывает следующая группировка сводной таблицы:

• группировка элементов по их именам;

• группировка чисел по диапазонам (для числовых данных, кнопка Группировать на панели инструментов Сводные таблицы);

• группировка по временным диапазонам (данные в формате Дата/Время).

7. Возможность построения диаграмм на основе сводных таблиц.

8. Некоторые дополнительные возможности сводных таблиц (многие из них производятся путем выбора соответствующей команды контекстного меню необходимого поля или выделенной области):

• сортировка элементов в сводной таблице;

• размещение страниц сводной таблицы на различных рабочих листах (кнопка – Отобразить страницы);

• управление общими и промежуточными итогами;

• использование различных итоговых функций для анализа данных и дополнительных вычислений;

• вставка вычисляемого поля в сводную таблицу;

• использование автоформата для форматирования сводной таблицы.