Асанова А.Н. Данные в Excel

Острая проблема нашего времени состоит в обработке и хранении больших объёмов информации. Возможности Excel позволяют систематизировать, упорядочивать, извлекать необходимую информацию, формировать табличные данные с промежуточными и общими итогами.

В Excel для такой работы имеются мощные инструменты – консолидация данных, структурирование таблиц, промежуточные итоги, Мастер сводных таблиц, списки (базы данных).

Напоминание из информатики:

Данные – зарегистрированные сигналы, сведения о явлении или объекте, которые хранятся и пока не используются.

Информация – используемые данные, которые уменьшают степень неопределённости об объекте или явлении

1. Консолидация

Консолидация позволяет объединять данные из исходных таблиц и выводить их в итоговые таблицы. Исходные таблицы могут находиться на различных листах одной рабочей книги или разных книг.

При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчёта среднего арифметического, подсчёта максимальных и минимальных значений и т.п.

При консолидации можно создавать связи с исходными данными, при этом итоговая таблица будет автоматически обновляться при внесении изменений в исходных таблицах.

При консолидации без установления связей изменение данных в таблицах-источниках не приведет к обновлению данных в итоговой таблице, поэтому при внесении изменений в таблицы-источники консолидацию необходимо повторить.

Процедура консолидации представляет собой диалог, выполняемый в окне "Консолидация". Оно вызывается командой Данные - Консолидация.

Пример 1.1.. На рабочих листах с именами "январь", "февраль", "март" находится информация о продажах товаров по месяцам. Подсчитать общие показатели за первый квартал.

Решение. Чтобы освоить некоторые полезные приемы, нач­нем решать задачу "с нуля".

1. Создать новую рабочую книгу. Переименовать листы: задать им названия "Январь", "Февраль", "Март",

"1 квартал".

2. Ввести заголовки одновременно в несколько листов.

Для этого вы­делить все листы с названиями месяцев:

• перейти на лист "Январь", нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, щёлк­нуть по ярлычку листа "Март". Будут выделены все листы рабо­чей книги, при этом активным листом останется "Январь".

Примечание. Если нужно выделить только некоторые листы, следует удерживать нажатой клавишу Ctrl.

• Ввести в ячейку А1 "Наименование товара.", в ячейку В1 - "Количество продаж, шт.", в С1 - "Объем продаж, т.руб".

• Щёлкнуть по ярлычку лис­та "Февраль", выделение с нескольких листов будет снято. Убедиться, что в ранее выделенные листы внесен один и тот же текст в ячейки А1, В1, С1.

Для иллюстративных целей поме­нять на листе "Февраль" содержимое ячеек: в В1 "Объем продаж, т.руб", а в С1 " Количество продаж, шт. ".

3. Ввод информации в листы.

Ввести в листы с названиями месяцев информацию в соответствии с таблицами (рис. 1)

 Примечания.

1. Названия месяцев вводить не нужно, они на ярлычках листов.

2. Для демонстрации произвольного выбора данных названия товаров в листах идут в полном беспорядке, заголовки столбцов тоже перепутаны (но названия товаров всегда в первом столбце!).

Январь:

Февраль:

Март:

Рис. 1. Данные для примера 1.1

4. Консолидация.

• Выделить ячейку, кото­рая будет служить верхней левой ячейкой для блока с результа­тами консолидации. Для этого перейти на лист " 1 квартал" и выделить ячейку А1.

• Выбрать в меню "Данные/ Консолидация".

• Внимательно рассмотреть диало­говое окно "Консолидация" (рис. 2).

• В выпадающем списке "Функция:" выставлено "Сумма", т.е. выбранные данные будут суммиро­ваться.

Примечание. Можно выбрать и другую итоговую функцию. Самостоятельно по­смотрите список.

Рис. 2.Диало­говое окно "Консолидация".

• Следующее поле: "Ссылка".

Порядок действий при задании диапазонов консолидации:

• установить курсор для ввода в поле "Ссылка",

• выделить диапазон для консолидации;

• когда в этом поле поя­вится адрес диапазона, щёлкнуть кнопку "Добавить" — адрес диапазона переместится в окно "Список диапазонов";

• повторить эти действия для всех объединяемых диапазонов.

В данном примере действия таковы:

• щёлкнуть мышью в поле "Ссылка".

• щёлкнуть по ярлычку листа "Январь" (в поле ввода появится "Январь!" — фор­мируется адрес). Выделить блок А1:С4 (в поле ввода "Январь!$А$1:$С$4") — вокруг блока бегущая пунктирная рамка.

• Щёлкнуть кнопку "Добавить" — адрес диапазона окажется в по­ле "Список диапазонов:".

• Аналогично добавить диапазоны "Февраль!$А$1:$С$3" и "Март!$А$1:$С$5". Список диапазо­нов консолидации сформирован.

• Установить флажки в блоке "Использовать в качестве имен". Эти флажки ("подписи верхней строки" и "значения левого столбца") нужно ус­тановить, потому что информация в таблице будет определяться по названиям строк и столбцов.

 Примечания.

1. Если бы таблицы по месяцам имели одинаковую структуру, но разные названия столбцов, например, на одном листе столбец называется "Количество", а на другом — "Количество продаж", но их расположение в таблице одинаково, тогда следовало снять флажок "подписи верхней строки".

2. Флажок "создавать связи с исходными данными" устанавли­вать пока не будем.

• Щелчок по кнопке "ОК" - на рабочем листе появится таблица (рис. 3):

Рис. 3.Результат

консолидации данных

(пример 1.1).

Внимание! Заголовок "Наименование товара" отсутствует. Верхняя строка дает подписи столбцов, в левом столбце — названия строк.

Самостоятельно!

1. Строку " Наименование товара." ввести в ячейку А1.

2. Проверить, целесообразно ли при вводе заголовков в рабо­чие листы с месяцами выделить и лист "1 квартал"?

На рис. 3 приведен результат консолидации данных без установления связи. Если мы внесем изменения в один из диапазонов консолидации, например, увеличим количество сделок, записанных за Ивановым, то таблица на листе "1 квартал" не изменится.

Чтобы изменить консолидированные данные в этом случае, нужно ещё раз выполнить команду "Данные/ Консолида­ция", в диалоговом окне ничего не менять, только щелкнуть "ОК". Тогда произойдет обновление таблицы.

Установление связей

1. Добавить лист и переименовать его "1 кв связь".

2. Выделить на листе "1 кв связь" ячейку А1.

3. Открыть диалоговое окно "Консолидация" и установить флажок "создавать связи с исходными данными".

Таблица изме­нилась: столбец В пус­той, столбцы "Количество продаж" и "Объем продаж" переместились в столбцы С и D. Слева появились символы структуры - данные в таблице структурировалисьВверху — номера с уровнями структуры: 1 — обобщен­ный, верхний уровень, 2 — детальный, нижний уровень.

Рис. 4а.Результат консолидации с установлением связи (закрытая по 1 уровню таблица).

4. Раскрыть второй уро­вень структуры.

В столбце В появятся имена текущей рабочей книги (можно консолидировать данные и из разных рабочих книг), а в столбцах С и D исходные данные, из которых сложились итоговые.

5. Изменить количество сделок на листе "Март" - итоговые данные обновляются автоматически.

6. Ввести в столбец В названия соответствующих месяцев для каждой группы данных.

Внимание! Данные в группе располагаются в том же порядке, что и в списке диапазонов окна "Консолидация".

7. Закрыть структуру (уровень структуры - 1), с помощью структурных значков () рассмотреть данные отдельных групп.

Рис. 4б.Результат консолидации с установлением связи

(раскрытая по 2-му уровню таблица).

Можно консолидировать данные не толь­ко с листов одной рабочей книги, но и из разных рабочих книг

Отменить структурирование в таблице:

Данные/Группа и структура/Разгруппировать/строки

(или столбцы)

или Данные/Группа и структура/Удалить структуру.

Задача 1.1. Из двух рабочих книг (неот­крытых) консолидировать данные в третью рабочую книгу.

Указание. Ссылки на диапазоны консолидации придется вво­дить "вслепую". Например, пусть сведения за январь хранятся в книге пример1.xls. Тогда ссылка имеет вид: [пример1.xls]Январь!$А$1:$С$4.

Задача 1.2. Подсчитать максимальные и средние объёмы продаж каждого товара за первый квартал.

Указание. Использовать данные примера 1.