2. Расширенный фильтр

В ряде практических задач достаточно возможностей автофильтра. Но профессиональный пользователь не может игнорировать более богатые возможности расширенного фильтра.

Расширенный фильтрпозволяет:

• сразу копироватьотфильтрованные записи в другое место рабочего листа;

• сохранятькритерийотбора для дальнейшего использования при изменяемых данных в БД;

• выводить отфильтрованные записи только с нужнымистолбцами;

• использовать логические операции

  • ИЛИ для разных столбцов,

  • И и ИЛИ для одного столбца, объединяя более двух условий;

• создавать вычисляемыекритерии;

• выводить только уникальныезначения

Для работы расширенного фильтра обязательны две области: область данныхи областькритериев поиска.

Иногда возникает потребность в дополнительной области - области вывода результатовпоиска

Область данных- собственно база данных (список), сформированная по правилам (см. 7.1.).

Область критериев поиска формируется в свободном месте рабочего листа не менее, чем из двух строк:

• строки заголовков полей базы данных, которые будут ключевыми при отборе записей,

• строки или строка критериев отбора.

При создании критериев отбора следует учитывать правила:

• заголовки критериев должны точно совпадатьс заголовками полей БД (столбцов), поэтому их следуеткопироватьиз базы данных в область критериев;

• если критерии находятся в одной строке, то они работают по принципу логической операции И.

• если в разных строках - по принципу операции ИЛИ.

• в критериях можно применять шаблоны * и?.

• критерии могут быть вычисляемымии состоять из формул и функций, аргументами которых являются поля БД. Создание вычисляемых критериев предусматривает своиправила:

1. заголовок критерия может бытьлюбым, но не заголовком столбца исходной базы данных (он может содержать любой текст);

2. если формула критерия содержит ссылки на ячейки внеБД, то они должны бытьабсолютными;

3. ссылки на ячейки внутрибазы данных должны бытьотносительнымии выбираться из первой строки данных (“правило первой строки”);

4. результатомвычисляемого критерия является логическая величина ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Область выводарезультатов поиска формируется в свободном месте рабочего листа из имен только тех полей, которые необходимы в выходном документе (для соблюдения точности их следует скопировать из БД).

Количество строк в области вывода Excel определяет сам.

Примеры 7.3.2. Создание критериев расширенного фильтра. (Все примеры приведены на основе базы данных «Магазин» (рис.13))

1. Критерий по точному значению

Задание1.Вывести в отдельный список цены товаров кондитерского отдела.

Выполнение:

1. В свободное место на листе скопировать заголовок критериев поиска. В данном примере: Отдел.

2. Заполнить строку критериев.

В данном примере копированием точного значения из поля «Отдел» - Кондитерский.

3. Сформировать область вывода результатов поиска -

скопировать в свободное место на листе заголовки интересующих в результате отбора полей.

В данном примере: Отдел, Наименование товара, Цена расхода.

Примечание. Заголовок «Отдел» выводить по заданию не обязательно, но для проверки работы фильтра – полезно.

4. Выполнить команду:

Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

В диалоговом окне команды задатьпараметры:

• в поле Обработкавключить кнопку «Скопировать результат в другое место»,

Примечание. Переключатель «фильтровать список на месте» изменяет вид исходной БД (как в автофильтре).

• исходный диапазон- указать курсором область базы данных (включая первую строку заголовков);

• диапазон критериев- указать курсором область критериев; В данном примере:

М5:М6

(абсолютную адресацию

определяет Excel)

• поместить результат в диапазон- указать область вывода результатов. В данном примере:

• OK. Проанализировать результат поиска самостоятельно.

 Примечание.В списке имен объектов автоматически появляются служебные имена областей: данных -база, критериев -Критерии, вывода -Извлечь.

 Технология работы с расширенным фильтром в последующих примерах 7.3.2. та же, что и в задании 1. Следует особое внимание обратить на создание критериев.

2. Текстовые критерии

Задание2. Вывести данные о товарах на букву М.

Выполнение:

• Заголовок критерия – «Наименование товара»;

• в условии отбора (критерии) следует задать только букву М, что равносильно – М*

Задание3.Вывести данные о товарах, названия которых начинаются по алфавиту с буквы М до Я.

Выполнение:Критерий:>=M

Примечание.Критерий:< M, если нужно вывести названия, начинающиеся с А до Л.

Задание4. Текстовая формула. Из базы данных, содержащей списки торговых агентов

вывести сведения об агенте по фамилии Попов.

Выполнение:

Под заголовком критерия «Фамилия» в качестве условия отбора следует ввести текстовую формулу:

= “=Попов”.

Если ввести точное значение (без формулы) - Попов, то выведутся и Попович, и Поповский и т.д.

3. Логические выражения

Задание5.Вывести список оставшихся товаров кондитерского отдела с указанием суммы остатка.

Выполнение:

• Блок критериев этого задания выглядит так:

 Примечание.

Данный критерий состоит их двух условий отбора по разным полям, объединённым логической операцией И (условия вводятся в однойстроке, в смежных ячейках).

• В область вывода скопировать заголовок поля «Сумма остатка».

Задание6. Вывести список товаров, сумма остатка которых в интервале от 20 до 100 руб.

Блок критериев этого задания:

(операцияИв одном поле )

Задание7. Вывести список товаров кондитерского и молочного отдела.

Выполнение:

Блок критериев этого задания:

 Примечание:

Данный критерий состоит их двух

условий отбора: два разных значения

одного поля, объединённых логической операцией ИЛИ

(условия вводятся в одном столбце,в смежных ячейках)

Задание8.Вывести список оставшихся товаров кондитерского и молочного отделов.

Выполнение:

Область критериев

этого задания состоит из

блока в 6 ячеек

и выглядит так:

 Примечание: Данный критерий состоит из четырёх условий отбора, объединённых совместно логическими операциямиИиИЛИ.

4. Вычисляемый критерий

Задание8.Вывести список товаров, цена расхода которых больше средней.

Выполнение:

• Вычислить среднее значение цены расхода в любой свободной ячейке рабочего листа, задать имя этой ячейке – Ср_цена (внешняя ссылка в критерии должна быть абсолютной).

• Создать вычисляемый критерий в двух ячейках, учитывая правила (стр. 29):

• заголовок критерия – текст: «больше среднего»;

• формула критерия: =G6>=Ср_цена ;

(результат формулы в данном примере – ЛОЖЬ для первого значения столбца)

• Вобласть вывода скопировать поля: «Наименование товара» и «Цена расхода»

Задание9.Вывести список товаров, цена расхода которых больше цены прихода на заданный процент.