6. Сводные таблицы

В Excel существует ещё одно очень мощное средство получения обоб­щенной информации из таблицы — сводные таблицы. Для построения сводной таблицы необходимо использовать однородные табличные данные.

В сводных таблицах заложено очень много возможностей, освоить их сразу во всей общности в рамках этого пособия не представляется возможным. Рассмотрим только несколько примеров со следующими данными (рис.11).

Рис. 11. Данные к примерам главы 6.

Пример 6.1. Вывести суммарную оплату по факультетам.

Решение.

1. Диалог с Мастером сводных таблиц.

• Выделить одну из ячеек таблицы.

• Выполнить команду: "Данные/ Сводные таб­лицы".

Запускается Мастер сводных таблиц.

На первом шаге предлагается выбрать источник данных - по умолчанию нужный пункт уже выделен.

В Excel 2000 предлагается также выбрать вид создаваемого отчета - "сводная таблица".

Нажать кнопку "Далее>".

• На второмшаге предлагается указатьдиапазон, содержащий исходные данные. Но Excel сам "догадался", что это наша таблица (мы предвари­тельно выделили в ней ячейку). Нажать кнопку "Далее>".

• Третийшаг - самый ответственный – определение структуры таблицы.

• Внимательно рассмотреть диалоговое окно: (рис. 12).

 В Excel 2000 нужно сначала щелкнуть кнопку "Ма­кет".

Рис.12. Диалоговое окно макета сводной таблицы.

Структуру сводной таблицы составляют четыре области: страницы, строка, столбец и данные. В этих областях нужно разместить названия столбцов исходно­й таблицы. Эти столбцы перечислены справа от шаблона структуры.

• Перета­щить мышью кнопку Факультетв область строк, а кнопкуОплата за учёбув об­ласть данных (в этой области обязательно что-то должно при­сутствовать).

Примечание. Вместо Оплата за учёбу в поле теперь написано "Сумма по по­лю Оплата за учёбу ". Мастер сам вы­брал итоговую функцию "Сум­ма", потому что Оплата за учёбу явля­ется числовым полем.

• Четвертыйшаг Мастера.. Предлагается поместить свод­ную таблицу на новый лист или на существующий лист. Указать расположение таблицы: на существующем листе - для наглядности и проверки результата

 В Excel 2000 возвращаемся к диалого­вому окну третьегошага.

Нажать кнопку Готово.

Результат – сводная таблица:

Отформатированная таблица:

• Изменение вида таблицы.

"Схватить мышью" поле Факультети перетащить его в ячейку расположения столбцов.

 Обратить внимание на вид курсора мыши при перемещении по сводной таблице и за ее пределами.

В результате получится горизонтальная таблица:

• Обновление сводной таблицы

Изменить одну из сумм в исходной таблице. Сводная таблица не изменится. Чтобы изме­нения в исходных данных отразились на сводной таблице, нужно выделить одну из ячеек таблицы и выбрать в меню команду Данные/Обновить данные.

• Изменение итоговой функции

Мастер сводных таблиц вы­брал по умолчанию суммирование оплат по факультетам. Но мож­но выбрать и другие итоговые функции таким образом:

• Выделить какую-либо ячейку в области данных сводной таблицы, для которой нужно изменить итого­вую функцию;

• щёлкнуть кнопку "Поле сводной таблицы"

 в Excel 2000 — "Параметры поля"

• рассмотреть диалоговое окно "Вычисление поля сводной таблицы":

в окне "Опе­рация" перечислены итоговые функции: "Сумма", "Количество значений", "Среднее", ...

• Выбрать "Максимум".

Получится таб­лица (заголовок отредактирован):

Задача 6.1. Вывести средние оплаты за учёбу по всем группам. С помощью кнопки списка (  ) вывести только указанные группы.

Задача 6.2. Определить успеваемость по группам (средний балл по группе).

Пример 6.2. Сколько студентов заочной и очной формы обучения по группам и факультетам?

Решение.

• Вызвать Мастер сводных таблиц (см. пример 6.1.);

• на третьем шаге сформировать макет:

В область страниц помес­тить кнопку Факультет, в область строк перетащить кнопкуГруппа, в область столбцов —Форма обучения, в области данных мож­но разместить любое текстовое поле, напримерФамилия. Появится строка "Количество по полю Фамилия".

Примечание.Если поместить числовое поле в область данных, то получится суммирование по этому полю (умолчание!) и придётся менять "сумму" на "количество".

• На четвертом шаге указать размещение сводной таблицы. Полученная таблица:

Пояснения.

1. В ячейке, где находится слово (Все), имеется стрелка выпа­дающего списка. Нажав на эту стрелку, можно выбрать из списка название факультета и получить на экране сведения только по этому факультету.

2. С помощью выпадающего списка в ячейке «Группа» и «Форма обучения» можно вывести информацию по определённой группе и форме обучения.

3. Существует возможность развернуть сведения сра­зу на несколько рабочих листов. Если нажать кнопку "Отобразить страницы" (или выбрать этот пункт в контекстном меню свод­ной таблицы), в рабочей книге появятся новые страницы с на­званиями факультетов. На каждой странице приведена таблица для указанного на корешке факультета.

4. В каждую из четырех областей (страниц, строк, столбцов и данных) можно поместить произвольное количество полей.