14Вопрос. Средства поиска, хранения и обработки документов. Виды и особенности применения к бумажным и «электронным» документам.

Архив:

*организация доступа к документам в том числе поиск

*ограничение возможности использования найденных документов

*возможность контроля использования документа

К “электронным” документам:

Средство поиска в “проводнике” windows, т.е “встроенное средство поиска в операционной системе”; средства поиска по Базам Данных;

Система поиска операционной системы:

*по типу файла

*по имени

* по дате

в базе данных:

*пользовательские

Хранение: все, что описано выше(вопр.13). Сохранение на носитель, шифрование

Обработка: средства редактирования, например офисный пакет Microsoft Office, или что-нибудь еще.

К “бумажным” документам:

Поиск:

*картотеки (бум и Эл)

* поиск по алфавиту,( если это библиотека, и книги расставлены по алфавиту.).

Организация доступа и контроль это службы архива.

Хранение : папки ,шкафы ,полки ,архивы и т.д

15Вопрос. Средства оформления и регистрации документов. Характеристики .

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе по установлен

ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, процедура регистрации обязательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях.

Целью регистрации является обеспечение количественного учета, сохранности, контроля исполнения и поиска документов. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» называет еще одной целью регистрации - придание документам юридической силы.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

• перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

• перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

• номенклатура дел;

• классификатор документов.

 Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Документам в пределах календарного года присваиваются регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

1. Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:

2. юридическую силу документов;

3. их оперативное составление и использование;

4. быстрый поиск;

5. возможность автоматизации работы.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

• левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;

• верхнее -- не менее 20 мм;

• правое -- не менее 10 мм;

• нижнее -- не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом.

С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов. 

Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях. Вводимый стандарт устанавливает единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

1. · государственное это или негосударственное предприятие;

2. · каким видом деятельности занимается предприятие;

3. · как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).