21Вопрос. Средства презентации. Использование компьютерных систем .

Презентация – документ, содержащий ряд кадров (слайдов). Презентация предназначена для иллюстрации (сопровождения) доклада, технического проекта, лекции, информационного сообщения, результатов научных исследований, бизнес-плана, дипломного проекта и т.п. Презентация может содержать эффекты анимации, звуковые и видео эффекты, которые усиливают эмоциональное воздействие на аудиторию (слушателей и зрителей), помогают сконцентрировать внимание на важных моментах сообщения.

Важным элементом при рассмотрении вопросов презентации является понятие «слайд».

Слайд (термин происходит от английского слова Slide - диапозитив) – логически и художественно завершенный документ, который может содержать текст, рисунки, фотографии, таблицы, диаграммы, колонтитулы, гиперссылки, ярлыки, видеоклипы, аудиоклипы, примечания, дату и время, порядковый номер. Отдельные элементы, размещенные на слайде, называются объектами.

Слайд может существовать в электронном виде, тогда он демонстрируется с помощью компьютера, от которого сигналы поступают в локальную или глобальную сети, на мультимедийный проектор, плазменную или светодиодную панели, либо телевизионный приемник с большим экраном.

Для создания презентаций разработаны специальные программы, которые сочетают в себе элементы текстовых, графических и звуковых редакторов. В этих программах  имеются средства для показа нескольких логически связанных кадров (слайдов).

Перечислим несколько программ, предназначенных для создания, редактирования и демонстрации презентаций: MS PowerPoint, Harvard Graphics, Lotus Freelance Graphics, Charisma.

22 Вопрос. Обеспечение хранения документов. Архивы и их оборудование.

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. 

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

1. температурно-влажностного режима;

2. светового режима;

3. санитарно-гигиенического режима;

4. охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

1. строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

2. оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

3. применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;

4. применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Архивы и их оборудование.

Архивные стеллажи предназначены для применения в складах, офисах, подсобных помещениях, архивах и библиотеках. Могут использоваться для хранения документов, а также размещения среднегабаритных грузов.

Архивные стеллажи, состоят из полок, прикрепленных с помощью болтов к стойкам, что позволяет быстро монтировать, демонтировать, а также в любой момент осуществлять их перепланировку.

Размеры, цвет, высота стеллажей, количество полок и высота проема могут варьироваться в широком диапазоне.

Стеллажи могут быть также укомплектованы различными дополнительными элементами, например, разделителями, ограничителями, папкодержателями, боковыми и задними стенками.

СТЕЛЛАЖНОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Многоуровневые мезонинные конструкции (многоярусные стеллажи с системой лестниц и проходов)

Металлические стационарные стеллажи

Мобильные (передвижные) металлические стеллажи

АРХИВНЫЕ ШКАФЫ

Шкафы для хранения папок

Шкафы металлические многоящичные

Шкафы архивные для листового материала

КАРТОТЕЧНЫЕ ШКАФЫ

Шкаф картотечный для архивниых карточек 213х55Н мм

Шкаф картотечный для архивниых карточек 162х43Н мм

Шкаф картотечный для архивниых карточек 145х101Н мм

Шкаф картотечный для архивниых карточек 136х100Н мм

Шкаф картотечный для архивниых карточек 120х171Н мм

ОБЕСПЫЛИВАЮЩИЕ МАШИНЫ ДЛЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ

Машина для полу автоматизированного обеспыливания

ТЕРМОГИГРОГРАФЫ (ПРИБОРЫ КОНТРОЛЯ ТЕМПЕРАТУРЫ И ВЛАЖНОСТИ)

Механический термогигрограф с записью показаний на регистрирующюю ленту

Электронный термогигрограф записью показаний на компьютер

ТЕЛЕЖКИ ДЛЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ

Тележка для транспортировки дел в помещениях архивохранилища

Тележка для подьёмника (лифта)

СТОЛЫ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ

Стол для обработки