Тема 4. Формирование и представление внутренней отчетности

4.1. Понятие внутренней отчетности

Завершающим этапом любого учетного процесса является отчетность, которая представляет собой систему показателей, характеризующих условия и результаты деятельности организации в целом или отдельных ее составляющих. Следовательно, внутрихозяйственная отчетность, как результат процесса управленческого учета, является формой представления менеджерам различных уровней информации для анализа и принятия решений. Состав, содержание, формы и сроки представления, а также источники информации, лица, ответственные за составление в установленном формате, и адресаты такой отчетности должны утверждаться руководителем организации. Внутрихозяйственная отчетность должна представлять собой единую систему информационного обеспечения и отвечать принципам формирования учетной информации для целей управления.

Системность информационного обеспечения внутренних пользователей заключается в том, что отчеты, составленные по результатам управленческого учета для конкретных менеджеров, как и плановые или заданные показатели хозяйственного или производственного процесса должны быть логически связаны между собой по уровням и структуре управления. Примером такой логической увязки могут служить отчеты, составленные по матрице составных частей бизнес-плана.

4.2. Отчетность по уровням управления

Отчетность, представляемая менеджерам различного уровня управления должна различаться по объему сведений включенных в нее, исходя из объема полномочий лиц, которым она представляется. В частности, вышестоящему руководителю должна быть представлена общая отчетность, характеризующая результаты или состояния деятельности по направлению деятельности, входящему в круг его полномочий в целом. Подчиненные ему менеджеры должны получать частную отчетность, характеризующую отдельные, вмененные им в должностные обязанности, аспекты этой деятельности, но в более детальном формате. Например, руководитель организации, отвечающий за финансовую деятельность, может получать отчетность о движении денежных средств, содержащую информацию о наличии и движении денежных средств по организации в целом с расшифровкой по видам поступлений и направлениям платежей. Одновременно менеджеры финансового отдела и других служб в зависимости от их должностных обязанностей и полномочий будут получать частную отчетность по конкретным источникам поступлений или получателям средств.

Внутрихозяйственную отчетность, исходя из ее назначения, можно назвать отчетностью по центрам ответственности. Для того чтобы удовлетворять потребностям управления внутренняя отчетность по центрам ответственности должна отвечать определенным требованиям:

• соответствовать персональной ответственности менеджера;

• позволять ему оперативно влиять на обстоятельства и процессы, составляющие круг его должностных обязанностей;

• содержать информацию об отклонениях от плановых или заданных показателях в объеме и формате, позволяющим выявлять и анализировать причины выявленных отклонений;

• предоставлять информацию для формирования показателей, позволяющих оценивать качество исполнения менеджером своих должностных обязанностей.

Отчетность по центрам ответственности в зависимости от организационной структуры организации, раскрываемых в ней показателей, принятой в организации схемы документооборота и по другим причинам может составляться как самим центром ответственности, так и другими службами для него. Примером отчетности центра ответственности может быть отчет о принятых им решениях по отклонениям от заданных производственной программой параметров. Формирование внутренней отчетности о вмененных издержках и иных экономических последствиях принятых конкретным центром ответственности решений для других подразделений или организации в целом, может быть поручено специально организованной службе управленческого учета, экономическому отделу или бухгалтерии.

Кроме информации, необходимой непосредственно для осуществления процедуры управления, отчетность по центрам ответственности должна содержать сведения о показателях, характеризующих эффективность работы центров ответственности, качество исполнения менеджерами их должностных обязанностей. Для повышения эффективности процедуры управления в целом целесообразно предоставлять такую отчетность непосредственно центрам ответственности, которые в свою очередь предоставляют ее с необходимыми пояснениями своим руководителям по подчиненности.