30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов

______________ГУП «Микрон»________________

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

15.11.2007 г. № 1 Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления) ____________________________________

проведения миграции Подпись Расшифровка подписи

электронных документов

«15» ноября 2007 г.

Фонд № _1, ГУП «Микрон»____________________________________________________

(название фонда)

Опись № 1, Регистрационно-контрольные карточки и электронные копии распорядительных документов

(название описи)

Государственного унитарного предприятия «Микрон»

Ед. хр. №, статус экземпляра ЭД: № 2, рабочий

Даты проведения миграции: 01.11.2007– 14.11.2007

Цель проведения миграции: Конвертирование РКК и текстов документов в страховой формат XML.

Итого:

Контрольные характеристики ЭД до миграции: 252 ед. уч. объемом 20931554 байт / 20 Мб в составе 22 папки / 230 файлов

Количество файлов по типам форматов: RTF – 120 файлов объемом 3,1 (Мбайт)

TXT – 15 файлов объемом 0,2 (Мбайт)

JPEG – 95 файлов объемом 16,7 (Мбайт)

кол-во записей базы данных: 148

кол-во полей базы данных: 36

кол-во листов эл. таблиц _–__

Контрольные характеристики ЭД после миграции: 101 ед. уч. объемом 26214400 байт / 25 Мб в составе 4 папок / 97 файлов

Количество файлов по типам форматов: XML – 2 файла объемом 8,3 (Мбайт)

JPEG – 95 файлов объемом 16,7 (Мбайт)

кол-во записей баз данных _–__

кол-во полей баз данных __–___

кол-во листов эл. таблиц _–____

Причина изменения количества компьютерных файлов при миграции: Информация файлов с текстами документов в формате RTF и файлов базы данных с РКК в формате TXT была конвертирована в формат XML и объединена в два файла по видам документов – приказам директора и распоряжениям первого заместителя директора. Файлы с электронными копиями документов в формате JPEG конвертированию не подвергались.

Алгоритм расчета контрольной суммы: CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита).

Работу по миграции выполнил:

Должность Подпись Расшифровка подписи

«13» ноября 2007 г.

Воспроизводимость электронных документов после миграции проверил:

Должность Подпись Расшифровка подписи

«14» ноября 2007 г.

Работу принял:

Должность Подпись Расшифровка подписи

«14» ноября 2007 г.

Электронные документы включены в опись № 1-сф название: Копии распорядительных документов ГУП «Микрон»

Должность Подпись Расшифровка подписи

«20» ноября 2007 г.

Приложение № 31

31. Акт о технических ошибках в учетных документах

_________________________________________________

Наименование организации

АКТ УТВЕРЖДАЮ

___________ № ___________ Наименование должности

_________________________ руководителя организации

(место составления) ____________________________________

о технических ошибках в Подпись Расшифровка подписи

учетных документах

«___»_________________________ г.

Фонд № ____________

Название фонда _______________________________________________________

______________________________________________________________________

В ходе выполнения _______________________________ обнаружены технические

ошибки в учетных документах:

Название документа	Раздел, пункт, графа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3	4

В результате количество ед. уч. увеличилось (уменьшилось) на:

_________________________/________________________/_____________________ ед. уч./файлов/папок

(цифрами и прописью)

количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на ______________________ ед. хр.

(цифрами и прописью)

Примечания: __________________________________________________________

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение № 32