- •2.Методические рекомендации по работе с электронными документами в архивах организаций
- •Реферат
- •Введение
- •1 Общие положения
- •1.1 Термины и определения
- •2 Экспертиза ценности электронных документов
- •2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов
- •2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов
- •2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов.
- •3 Комплектование архива
- •3.1 Комплектование архива электронными документами.
- •3.2 Источники комплектования.
- •3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив.
- •3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации.
- •3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации.
- •3.6 Миграция электронных документов.
- •3.7. Запись документов на электронные носители.
- •3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами, передаваемых в архив.
- •3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.9.4 Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.
- •3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении.
- •3.11 Передача электронных документов в архив организации.
- •4 Обеспечение сохранности документов архива
- •4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов
- •4.1.2 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях.
- •4.2 Требования к помещениям и хранилищам
- •4.3 Режимы хранения электронных документов
- •4.3.1 Световой режим.
- •4.3.2 Температурно-влажностный режим.
- •4.3.3 Акклиматизация электронных носителей.
- •4.3.4 Санитарно-гигиенический режим.
- •4.3.5 Эксплуатационный режим.
- •4.3.6 Охранный режим.
- •4.4 Размещение электронных документов.
- •4.5 Средства хранения электронных носителей.
- •4.5.4 Топографирование.
- •4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива
- •4.6.6 Транспортировка и перемещение документов.
- •4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов
- •4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации
- •4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов
- •4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ
- •5 Организация документов в архиве электронной документации
- •5.1 Электронная документация в составе фонда организации
- •5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации
- •5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда
- •6 Учет электронных документов в архиве электронной документации
- •6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве
- •6.2 Единицы учета электронных документов
- •6.3 Система учетных документов архива электронной документации
- •6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива
- •6.4.2 Книга учета поступления документов на электронных носителях.
- •6.4.3 Книга учета единиц хранения электронных документов.
- •6.4.4 Список фондов архива электронных документов.
- •6.4.5 Лист учета электронных документов фонда.
- •6.4.6 Архивная опись единиц учета электронных документов.
- •6.4.6.1 Удостоверяющий лист к описи.
- •6.4.7 Реестр описей единиц учета электронных документов.
- •6.4.8 Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах.
- •6.4.9 Карточка единицы хранения электронных документов.
- •6.4.10 Дело фонда.
- •6.4.11 Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения.
- •6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации.
- •7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации
- •7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов
- •7.1.3 Состав и характеристика описательных статей архивной описи по видам единиц учета электронных документов.
- •7.1.6 Оформление справочного аппарата к архивной описи.
- •7.2 Историческая справка к фонду
- •7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат
- •8 Использование электронных документов
- •8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования
- •8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации
- •8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации.
- •8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц.
- •8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
- •8.3.1 Порядок исполнения запросов.
- •8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
- •9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации
- •9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение
- •Приложения
- •1. Форма номенклатуры дел организации
- •2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении
- •4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении
- •6. Сдаточная опись единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленная в структурном подразделении
- •7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов
- •8. Книга учета единиц хранения электронных документов
- •9. Список фондов
- •10. Лист учета электронных документов фонда
- •11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •Приложение № 13
- •13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения
- •14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения гуп «Микрон»
- •15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •(Описание видов единиц учета в файловой структуре)
- •16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения
- •17. Реестр описей единиц учета электронных документов
- •18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах
- •19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов
- •Заверительная надпись:
- •Контроль физического и технического состояния
- •Ведомость записи электронных документов на электронный носитель
- •20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения
- •Паспорт архива электронных документов организации на 1 декабря 20_07__года
- •22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению
- •Оборотная сторона Акта
- •23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов
- •24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов
- •25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны
- •26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица
- •27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив
- •28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа
- •29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения
- •30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов
- •31. Акт о технических ошибках в учетных документах
- •32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.Д.
- •33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах
- •34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов
- •1.1. Проверка электронного носителя
- •1.2. Проверка единиц учета на электронном носителе.
- •35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов карточка поврежденных единиц учета электронных документов
- •36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов
- •37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов
- •38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов
- •39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов
- •40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов
- •41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях
- •42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование
- •43. Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Книга выдачи электронных документов из хранилища
- •Титульный лист книги выдачи документов на электронных носителях из хранилища
- •44. Лист использования единицы хранения электронных документов
- •Лист использования единицы хранения электронных документов
- •45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов
3.9.4 Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.
В случае составления сдаточной описи в электронном виде, к ней составляется удостоверяющий лист (приложение 4, 5), который оформляется на бумажном носителе.
Первая часть удостоверяющего листа включает общее описание электронных документов, включенных в опись, и единиц хранения, на которые они записаны:
– номер сдаточной описи (номер тома);
– название сдаточной описи;
– крайние даты электронных документов;
– срок хранения электронных документов (постоянно, свыше 10 лет);
– отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;
– статус документов (подлинные электронные документы или копии электронных документов);
– тип формата документов (в страховых или пользовательских форматах);
– форматы документов;
– характеристику электронных носителей с резервными и рабочими экземплярами электронных документов (инвентарный номер, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер).
В заключительной части удостоверяющего листа делается итоговая запись к сдаточной описи, в которой указывается количество единиц учета (цифрами и в круглых скобках – прописью), включенных в опись; первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.
В итоговой записи к сдаточной описи кроме количества единиц учета указываются: их совокупный объем в байтах и мегабайтах; количество файлов и папок, составляющих единицы учета; общее количество единиц хранения (рабочих и резервных); имя компьютерной папки, в которую записаны электронные документы; другие количественные контрольные характеристики (если есть), наименование и стандарт алгоритма расчета контрольных сумм файлов, а также имена и контрольные характеристики файлов с описью (описательными статьями единиц учета) и и их локализация на электронных носителях.
Итоговая запись составляется к каждой сдаточной описи. Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. К каждому последующему тому составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись.
Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.
3.9.5 Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении, и удостоверяющий лист к ней подписываются представителем структурного подразделения, передающим документы в архив, согласовываются экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем структурного подразделения.
3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении.
3.10.1 В случае накопления в структурных подразделениях организации большого количества единиц хранения с электронными документами временного (до 10 лет) хранения, они по решению руководства организации могут быть переданы на временное хранение в архив электронной документации. Передача таких электронных документов в архив осуществляется по сдаточным описям единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленными в структурными подразделениями (приложение 6).
Сдаточные описи подготавливаются в трех экземплярах, два из которых хранятся в архиве. Сдаточная опись может составляться, храниться как в бумажном, так и в электронном виде (в виде компьютерного файла). В последнем случае файл со сдаточной описью включается в АИПС архива.
3.10.2 Единицы хранения электронных документов учитываются в сдаточной описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.
Описательная статья сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения включает в себя следующие элементы:
– учетный номер единицы хранения по описи;
– тип, емкость, фирма-производитель электронного носителя;
– производственный (заводской) номер;
– характеристика электронных документов;
– крайние даты электронных документов;
– срок хранения электронных документов;
– объем электронных документов, записанных на единицу хранения.
В конце сдаточной описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, а также оговариваются особенности нумерации единиц хранения в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
3.10.3 Каждый экземпляр сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения подписывается представителем структурного подразделения, передающим электронные документы в архив, и утверждаются руководителем структурного подразделения.