9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение

9.2.1  Электронные документы постоянного хранения передаются в государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии в двух экземплярах – на резервной и рабочей единицах хранения – с соответствующим научно-справочным аппаратом, выполненном на бумажном носителе и в электронном виде и удостоверенном в установленном порядке, и другой сопроводительной документацией.

Организация подготавливает и передает в государственный (муниципальный) архив электронные документы в страховых и/или пользовательских компьютерных форматах (приложение 40). Передача в архив электронных документов в оригинальных форматах определяется соглашением сторон, в зависимости от технических возможностей государственного (муниципального) архива.

Документы на электронных носителях передаются в архив на оптических дисках с однократной записью информации, помещенных в пластиковые футляры.

9.2.2  Передача электронных документов и научно-справочного аппарата к ним осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителем организации и соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся электронных документов постоянного срока хранения по согласованию с государственным (муниципальным) архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

9.2.3  Электронные документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка на архивный фонд, которая при последующих передачах дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре подчиненности организации, составе и состоянии документов и т.д.

Передача единиц хранения и единиц учета электронных документов производится поединично в соответствии с описью. На всех экземплярах описи и удостоверяющих листов к описи делаются отметки о приеме документов в государственный (муниципальный) архив.

Прием электронных документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи электронных документов. Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в государственном архиве, другой – передается в архив электронной документации организации.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых единиц хранения и единиц учета электронных документов, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих единиц учета. Номера отсутствующих единиц учета электронных документов оговариваются в акте приема-передачи электронных документов на постоянное хранение; причины их отсутствия – в прилагаемой к акту справке организации.

Архив электронной документации организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие единицы хранения и единицы учета электронных документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинные единицы учета электронных документов могут быть заменены их копиями.

9.2.4  Перед передачей электронных документов на постоянное хранение совместно с представителями государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания единиц хранения и единиц учета электронных документов, их физического и технического состояния. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.2.5  Вместе с электронными документами передаются три экземпляра описи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Представленные выше методические рекомендации учитывают и развивают положения действующих нормативных и методических актов по организации хранения, комплектования, учета и использования электронных документов в архивах организаций и, прежде всего, «Основных правил работы архивов организаций» (2002).

Методические рекомендации являются первым подобного рода пособием для архивов организаций по выполнению и документированию работ с электронными документами, в частности, в процессах проведения экспертизы ценности, комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования электронных документов.

Методические рекомендации могут быть использованы в качестве дополнительного инструментария в практике работы с архивными электронными документами, который в необходимых случаях дополняется опытом конкретной работы архива.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (действ. ред.)

2. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

3. Федеральный закон от 27 июня 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

4. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

5. Постановление Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области».

6. Постановление Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438 «О Едином государственном реестре юридических лиц».

7. Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002—2010 годы)"» (с изм. от 15 августа 2006 г. № 502).

8. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрено коллегией Главархива СССР 27.04.1988 г., приказ Главархива СССР от 25.05.1988 г. № 33).

9. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. – М.: ВНИИДАД, 1987.

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Руководителем Росархива 06 октября 2000 г.).

11. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. ГАУ при Совмине СССР 15 августа 1988 г.) (с изм. от 27 июня 1996 г., 06 октября 2000 г.).

12. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19).

13. Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

14. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991.

15. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2006 (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27 января 2006 г. № 7418).

16. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда РФ (Приказ Росархива № 64 от 23.10.2000).

17. ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения.

18. ГОСТ 17657-79. Передача данных. Термины и определения.

19. ГОСТ 20886-75. Автоматизированная обработка данных. Организация данных. Термины и определения.

20. ГОСТ 24.001-82. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Общие положения.

21. ГОСТ 24.001-84. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Объекты стандартизации.

22. ГОСТ 24.003-84. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Автоматизированные системы управления. Термины и определения.

23. ГОСТ 24.201-85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Техническое задание на АСУ.

24. ГОСТ 24.703-85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Типовые проектные решения в АСУ. Основные положения.

25. ГОСТ 28.388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения.

26. ГОСТ 6.10.2-83. Унифицированные системы документации. Термины и определения.

27. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

28. ГОСТ 6.201-90 (ИСО 9735-88). Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Синтаксические правила.

29. ГОСТ 7.73-96. СИБИД. Поиск и распространение информации. Термины и определения.

30. ГОСТ 7.82-2001. СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления.

31. ГОСТ 7.83-2001. СИБИД. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения.

32. ГОСТ ИСО 8601-2001. СИБИД. Представление дат и времени. Общие требования.

33. ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. — Введ. 01.01.1992.

34. ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем.

35. ГОСТ 34.601-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания.

36. ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.

37. ГОСТ Р 34.10-2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки ЭЦП.

38. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9126-93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководство по их применению.

39. ГОСТ Р ИСО/МЭК ТО 9294-93. Информационная технология. Руководство по управлению документированием программного обеспечения.

40. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-1-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 1. Общая модель.

41. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10031-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Модель приложений распределенного учреждения. Часть 2. Отличающая объект ссылка и соответствующие процедуры.

42. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-1-2001. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 1. Модель информации административного управления.

43. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-2-2001. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 2. Определение информации административного управления.

44. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-4-2001. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 4. Руководство по определению управляемых объектов.

45. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-5-2003. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 5. Общая информация административного управления.

46. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-6-2003. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 6. Требования и руководство по формам заявки о соответствии реализации, относящейся к административному управлению ВОС.

47. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10165-7-2003. Информационная технология. Взаимосвязь открытых систем. Структура информации административного управления. Часть 7. Общая модель взаимосвязи.

48. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10166-1-2001. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Сохранение и получение документов (СПД). Часть 1. Определение абстрактных услуг и процедур.

49. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10166-2-2001. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Сохранение и получение документов. Часть 2. Спецификация протокола.

50. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740-1-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Ссылочная передача данных. Часть 1. Определение абстрактных услуг.

51. ГОСТ Р ИСО/МЭК 10740-2-2000. Информационная технология. Текстовые и учрежденческие системы. Ссылочная передача данных. Часть 2. Спецификация протокола.

52. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Процессы жизненного цикла программных средств.

53. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Информация и документация. Управление документацией. Общие требования.

54. ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910-2002. Процесс создания документации пользователя программного средства.

55. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799. Информационные технологии. Методы и средства обеспечения защиты. Свод практических рекомендаций для менеджмента защиты информации.

56. ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001. Методы обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Требования.

57. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

58. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

59. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм. и доп. № 1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, ..., 20/2003).

60. Р 50.1.027–2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Автоматизированный обмен технической информацией. Основные положения и общие требования. М., 2001.

61. РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. – М.: Изд-во стандартов, 1985.

62. РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (постановление Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781).

63. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 октября 2002 г. № 43/пс «Об утверждении Положения о порядке предоставления в Федеральную комиссию по рынку ценных бумаг электронных документов».

64. Распоряжение Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 11 сентября 2002 года № 1096/р «Об утверждении Временных требований к магнитным носителям и формату текстов анкеты эмитента, решения о выпуске дополнительных акций, акций, размещаемых путем конвертации, облигаций, конвертируемых в дополнительные акции, проспекта эмиссии дополнительных акций, акций, размещаемых путем конвертации, облигаций, конвертируемых в дополнительные акции, изменений (дополнений) в решение о выпуске (проспект эмиссии) дополнительных акций, акций, размещаемых путем конвертации, облигаций, конвертируемых в дополнительные акции, и отчета об итогах выпуска дополнительных акций, акций, размещаемых путем конвертации, облигаций, конвертируемых в дополнительные акции, на магнитных носителях».

65. Распоряжение Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 25 сентября 2002 года № 1175/р «Об утверждении Требований к магнитным носителям и формату текстов анкеты эмитента, решения о выпуске облигаций, проспекта эмиссии облигаций, изменений (дополнений) в решение о выпуске (проспект эмиссии) облигаций и отчета об итогах выпуска облигаций на магнитных носителях».

66. Распоряжение Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 15 августа 2003 г. № 03-1729/р «Об утверждении Временных требований к магнитным носителям и формату текстов документов, представляемых эмитентами эмиссионных ценных бумаг».

67. Классификация, описание и учет машиночитаемых документов в государственных архивах СССР: Методические рекомендации. М.: ЦГАНХ. 1987.

68. Методические рекомендации по оценке сохранности оптических дисков при архивном хранении / РГАНТД. М., 1998.

69. Описание научно-технической документации на различных носителях информации: Рекомендации / ВНИИДАД; В.М. Жигунов. М., 2001. 69 с. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 08 февраля 2002 г., № 217-2002.

70. Перечень документов на машинных носителях (ДМН) и автоматизированных банков данных (АБД) автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения с постоянными сроками хранения и указания по его применению / Сост.: В.М. Жигунов, Л.А. Кондратьев. М., 1994. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД № Др 138-95. С. 5—8.

71. Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях. М.: ЦАДЭНМ, Главархив Москвы, 2006. – 221 с.

72. Рекомендации по отбору на государственное хранение электронных научных и технических документов / ВНИИДАД; В.М. Жигунов. М., 2002. 98 с. Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД 16 июля 2002 г., № 221-2002.

73. Electronic Records: A Workbook for Archivists, ICA, Paris, 2005 (Электронные документы: рабочая книга архивистов. МСА, 2005).

74. ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирная магнитная лента. Правила хранения);

75. ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).

76. ISO 19005-1:2005 / Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения. Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1).