7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат

7.3.1  Автоматизированный НСА (АНСА) архива представляет собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска (в виде электронных каталогов, указателей, обзоров и т.п. для поиска архивных электронных документов). Автоматизированный НСА реализуется в рамках интегрированной информационной системы архива и/или в виде автономных баз данных. Информационное наполнение АНСА составляют описания документов на уровне архивного фонда, группы электронных документов (описи), единицы хранения, единицы учета, электронного документа, содержащиеся в информационной системе, а также файлы ключевых слов, рубрикаторы. По сравнению с традиционным НСА, АНСА предоставляет более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов, представления его результатов (в том числе в режиме удаленного доступа).

7.3.2  Информационное наполнение АНСА составляет содержание описательных статьей архивных справочников на следующих уровнях:

7.3.2.1  Архивного фонда:

– справочные данные (аббревиатура архива, номер фонда);

– название архивного фонда;

– переименования архивного фонда;

– крайние даты электронных документов, включенных в фонд;

– количественные показатели электронных документов (количество групп электронных документов (описей), количество единиц хранения, количество единиц учета, количество папок и файлов, объем в мегабайтах);

– историческую справку к фонду;

– аннотацию о составе и содержании архивных электронных документов;

– обобщенную информацию о форматах электронных документов;

– информацию об условиях доступа и использования;

– библиографию.

7.3.2.2  Группы электронных документов:

– справочные данные (аббревиатура архива, номер фонда, номер описи);

– название описи;

– крайние даты электронных документов, включенных в опись;

– количественные показатели электронных документов (количество единиц хранения, количество единиц учета, количество папок и файлов, объем в байтах, объем в мегабайтах);

– предисловие к описи;

– аннотацию о составе и содержании архивных электронных документов, включенных в опись;

– указание на подлинность/копийность;

– язык документов;

– информацию об условиях доступа и использования;

– технологические характеристики (операционная система, СУБД, форматы и т.п.);

– сведения о проведенных миграциях;

– сведения о наличии копий в страховых и/или пользовательских форматах.

7.3.2.3  Единицы хранения:

– справочные данные (аббревиатура архива, номер фонда, номер описи, учетный номер);

– идентификация электронного носителя (тип, модель и емкость электронного носителя, фирма-производитель, метка диска, страна изготовления, дата изготовления, производственный номер);

– объем записанных электронных документов, оставшаяся допустимая емкость для записи документов;

– статус (резервный или рабочий;

– дата постановки на учет;

– сроки и сведения о проведенных проверках физического и технического состояния;

– топографические данные хранения.

7.3.2.4  Единицы учета:

– архивный шифр единицы учета;

– старый инвентарный номер единицы учета;

– вид единицы учета;

– имя единицы учета;

– объем электронных документов в байтах;

– дата и время последнего изменения файла;

– контрольная сумма файла;

– количество вложенных папок, количество вложенных файлов;

– заголовок или аннотация единицы учета;

– указание на подлинность/копийность электронных документов;

– компьютерные форматы;

– условия доступа и использования архивных документов;

– другие необходимые сведения.

7.3.2.5  Архивного электронного документа:

– архивный шифр основной единицы учета (файла или папки);

– дата электронного документа;

– заголовок и/или аннотация;

– состав единиц учета, составляющих электронный документ, количество папок и файлов;

– объем электронного документа в байтах;

– указание на подлинность/копийность;

– форма удостоверения подлинности электронного документа;

– компьютерные форматы;

– условия доступа и использования электронного документа.

АНСА включает также ключевые слова и рубрикаторы (систематические и тематические схемы понятий с индексами для структурирования и поиска документной информации в АНСА).

7.3.3  Обязательными видами ключевых слов (терминов, характеризующих в обобщенном и сжатом виде содержание описательных статьей архивных справочников) при ведении АНСА являются: «тематика», «персоналии», «география».