4 Обеспечение сохранности документов архива

4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов

4.1.1  Обеспечение сохранности электронных документов – система мероприятий по созданию материально-технической базы, оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения электронных документов, исключающих утрату электронных носителей и обеспечивающих поддержание их в должном физическом и техническом состоянии, а также обеспечивающих возможность воспроизведения (информации) электронных документов в виде, доступном для восприятия и понимания человеком без дополнительных технических приспособлений.

Режимы хранения электронных носителей представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

– температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение электронных носителей от повреждающего действия температуры и влаги;

– световой, обеспечивающий предохранение электронных носителей от ненормативного воздействия света;

– санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение электронных носителей от биоповреждений и загрязнения;

– эксплуатационный, обеспечивающий предохранение электронных носителей от механических повреждений при их перемещении, транспортировке, проведении специальной обработки и других работ и т.п.;

– охранный, обеспечивающий предохранение электронных носителей от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения электронных документов – система мероприятий, включающая:

– рациональное размещение электронных носителей (единиц хранения) в архивохранилище и единиц учета электронных документов на электронных носителях;

– соблюдение порядка выдачи единиц хранения из хранилищ;

– проверка наличия и состояния электронных документов;

– контроль физического и технического состояния электронных документов;

– специальную физическую и техническую обработка электронных документов;

– копирование электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители;

– миграцию электронных документов на другие технологические платформы, с целью создания их экземпляров в страховых и пользовательских компьютерных форматах.

В понятие организации хранения электронных документов входят также мероприятия по обеспечению информационной безопасности:

– защита электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.);

– защита электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

4.1.2 Создание оптимальных условий хранения документов на электронных носителях.

Оптимальные условия хранения электронных документов в структурных подразделениях и архиве электронных документов организации обеспечиваются:

– оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

– применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива и программных средств для обеспечения информационной безопасности;

– применением специальных средств хранения и перемещения документов (juke-box, стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, боксы, футляры и др.);

– применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.